Verrouillage des factures

Créé: 26/01/2018
Dernière mise à jour: 14/02/2018
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Une facture est un document comptable qui doit respecter certaines règles légales. Après qu’une facture ait été envoyée à un client, celle-ci ne peut plus être modifiée. C’est pourquoi plusieurs options de restrictions vous permettent d'empêcher la modification/suppression des documents
  • Après leurs envois
  • Après leur impression
  • Après une date précise
Egalement, vous pouvez empêcher la suppression sans conditions des documents créés.
 
Ces restrictions peuvent être paramétrées selon la fonction des utilisateurs. Pour en savoir plus sur l'envoi des documents, nous vous invitons à lire le sujet Envoi en ligne des devis et factures depuis lequel vous découvrirez les différents modes d'envois possibles.

Pour activer l'une de ces options, allez dans vos Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Sections Utilisateurs et privilèges  Vous verrez alors des champs à sélectionner selon vos choix:

 
Ainsi vous pouvez choisir :
  • Non ne pas empêcher : option par défaut (vous et les utilisateurs peuvent modifier/supprimer les documents
  • Oui, empêcher les utilisateurs : seuls les administrateurs et propriétaire du compte peuvent modifier/supprimer les documents
  • Oui, empêcher les utilisateurs et les administrateurs : personne (y compris le propriétaire du compte) ne peut modifier/supprimer les documents
 

Empêcher la modification/suppression des documents après une date précise


Dans le cas de la date précise, celle-ci est à indiquer (ou modifier) dans le champ "Protection des documents créés avant la date du" depuis vos Paramètres  > Paramètres du compte > Options par défaut > Sections Documents. Confirmez votre choix avant de sauvegarder.

Empêcher la modification de la numérotation des factures

Vous pouvez activer cette fonction depuis Paramètres > Paramètres du compte > Option par défaut > Section Utilisateurs et privilèges grâce au champ "Empêcher la modification du système de numérotation automatique des documents" :

Documents Test

Une option "Test" a été ajoutée au logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous permettant de créer des documents de facturation et/ou des paiements "test".
La fonction Test a été développée non seulement dans le but de vous faciliter l'apprentissage du logiciel, mais surtout afin de bien distinguer vos documents et paiements réels de ceux créés à titre d'essai. Ceci est particulièrement important en cas de contrôle par l'administration fiscale, surtout pour les entreprises françaises. 
En effet pour rappel, depuis le 1er Janvier 2018, le logiciel VosFactures est conforme à la loi française "Anti-fraude" répondant, entre autres, aux critères de traçabilité des données. Ainsi en cas de contrôle, l'historique des modifications et suppressions des documents/paiements pourra être transmis.
Il est donc fortement recommandé d'utiliser l'option test si vous faites des essais et créez de "faux" documents et/ou paiements - afin de pouvoir justifier la suppression de telles données.

Modification/suppression des documents Test

Vous pouvez modifier ou supprimer un document Test à n'importe quel moment. En effet, les documents test ne sont pas visés par les options de restrictions de modification et/ou suppression des documents éventuellement activées dans vos paramètres du compte. Les documents test créés seront ajoutés à la liste de vos documents (depuis l'onglet Revenus ou Dépenses).

La création d'un document test vous permet ainsi de prendre en main le logiciel, de tester les différents formats proposés, et d'affiner la mise en page de vos documents via les différentes options de personnalisation du logiciel.



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