Créer une Récurrence (création automatique de documents)

Créé: 26/10/2013
Dernière mise à jour: 10/10/2017
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Avec l'application de facturation en ligne vosfactures.fr, vous pouvez créer des factures récurrentes.
Les documents récurrents peuvent être configurés pour être émis automatiquement selon une récurrence choisie pendant une période précise (par exemple, tous les 10 du mois pendant un an).

Cette fonction peut vous être très utile si vos clients se sont abonnés à vos services par exemple, ou si vous avez des dépenses récurrentes

N'importe quel type de document peut faire l'objet d'une récurrence (facture, facture proforma, dépense...). 

Activer la fonction Récurrence

Avant tout, vérifiez que l’option "Documents récurrents" a été activée (option disponible à partir de l'abonnement Standard): allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte,  et cochez l’option «Documents Récurrents », puis sauvegardez.



Il y a deux façons de créer une récurrence: 

  • sur la base d'un document existant (conseillé)
  • sans passer par un document existant 

Créer une récurrence à partir d'un document existant

1 - Créer le document (ex: facture) que vous souhaitez rendre récurrent

Si vous souhaitez créer des factures récurrentes mais ne souhaitez pas que le document servant de modèle soit une facture qui sera comptabilisée vous pouvez créer une facture proforma qui servira de modèle à la création des factures récurrentes (voir plus bas).  

2 - Créer la récurrence

  • soit directement depuis l'aperçu du document : cliquez sur le bouton «Plus» puis «Créer une récurrence »
facture récurrente
  • soit depuis l’onglet « Revenus » : cliquez sur "Récurrences" puis  "Nouvelle récurrence" puis sélectionnez le document via le champ "Basé sur le document" (vous pouvez y taper le n° du document ou le nom du contact). Attention, si le document est une dépense, pensez à cliquer d'abord "Dépense" comme type). 

 

Remarque

Si le document de référence est une facture proforma, vous pouvez cocher l'option "Générer des factures". Le système ne génèrera pas des factures proforma récurrentes mais des factures. Cette option est très utile si vous souhaitez utiliser dans votre document de référence des variables de temps.
 

=> Il vous suffit ensuite de paramétrer la récurrence comme expliqué plus bas. 

Créer une récurrence non basée sur un document existant

Cette façon de créer une récurrence est limitée: vous ne pourrez créer que des factures (achat ou dépenses) listant un seul produit. Les autres champs (Informations spécifiques, mode et date limite de règlement ...) seront complétés automatiquement par le système. 

1 - Cliquez sur "Nouvelle récurrence"
après avoir cliqué sur Revenus > Récurrences. 

2 - Choisissez l'option "Non basé sur un document existant" 


3 - Renseignez les champs 
à savoir: sélectionnez le nom du contact (client/fournisseur) et le produit (modifiez au besoin la quantité/prix/devise), et le département (en cas de compte multi-départements). 

=> ​Il vous suffit ensuite de paramétrer la récurrence. 

Paramétrer la récurrence

Vous devez renseigner obligatoirement : 

  1. un titre (ex: ‘Abonnement Mr Intel’) 
  2. le type de document (Revenu ou dépense)
  3. la date de la première émission (en prenant soin d'utiliser le petit calendrier)
  4. la nature de la récurrence: hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle. 
Et parmi les options disponibles, vous pouvez:

       5. opter pour un envoi les jours de semaine seulement (en savoir plus)
       6. opter pour l'envoi automatique par email des documents générés par la récurrence (selon vos paramètres d'envoi)
       7. choisir d'être notifié par email lorsque les documents récurrents sont générées par le système
       8. générer les documents récurrents avec l'état Payé (car par défaut les documents auront un état "Créé" uniquement)
       9. opter pour un format de numérotation spécifique (si vous souhaitez que les documents récurrents générés aient un format de numérotation distincts de celui par défaut indiqué dans vos paramètres)
      10. afficher uniquement le mois et l'année de la "Date additionnelle"
      11. indiquer une date de fin
      12. ajouter des commentaires privés



N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder. 
Le résumé de la récurrence s'affiche sur la liste des Récurrences - liste que vous pouvez affiner via le moteur de recherche
Ces paramètres pourront être modifiés à tout moment en modifiant la récurrence (voir plus bas).

Remarques

 Les documents récurrents sont générées automatiquement à 10h (UTC) le matin. 

 Les documents récurrents générées se distingueront sur la liste de vos documents par un icône de flèche circulaire.

► Vous pouvez également créer des documents récurrents intégrant des variables de temps (ex: “Abonnement Juillet” et le mois suivant “Abonnement Août » etc… 

 

Comment annuler ou modifier une récurrence?

Modifier une récurrence

Pour modifier une récurrence, allez dans l’onglet Revenus > Récurrences , cliquez sur le titre de la récurrence ou cliquez sur l’icône situé au bout à droite de chaque ligne, en choisissant Editer . 

Supprimer/Arrêter une récurrence

Lorsque vous effacez ou arrêtez une récurrence, celle-ci est annulée mais la facture d’origine et les factures déjà générées seront bien sûr conservées. Deux solutions pour annuler une récurrence depuis l’onglet « Revenus > Récurrences » :
- soit vous effacez la récurrence (en cliquant sur Effacer depuis l’icône en bout de ligne) : la récurrence s'arrête et n'apparaît plus sur la liste des Récurrences.
- soit vous modifiez la récurrence et vous indiquez une date de fin dans le champ prévu à cet effet. La récurrence s'arrête mais continue d'apparaître sur la liste des Récurrences (ainsi vous conservez le résumé de la récurrence). 



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