Plugin WooCommerce

Créé: 14/12/2018
Dernière mise à jour: 12/11/2019
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  1. Principe & Fonctions du Plugin
  2. Installation & Personnalisation du Plugin
  3. Remarques: Stock, Clients, Réduction 
  4. Mettre à jour le Plugin
  5. Désinstaller le Plugin
  6. Assistance

 

1- Principe et Fonctions du plugin

Principe 

Le plugin VosFactures permet d’intégrer votre boutique en ligne WooCommerce avec un Logiciel de Facturation performant et personnalisable, respectant la loi française Anti-Fraude à la TVA. Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes WooCommerce et vos ventes hors site web dans une même interface, et créer automatiquement des factures personnalisées.

Le fonctionnement est simple : 

Depuis votre compte VosFactures, choisissez et personnalisez le format des factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…).

Une fois installée, l'extension génère automatiquement les factures de vos commandes sur votre compte VosFactures et les affiche sur votre back end WooCommerce, d'où vous pouvez les télécharger en PDF et opter pour un envoi par email (automatique ou non) à vos clients. 

Depuis votre compte VosFactures, vous retrouvez ces factures et pouvez créer d'autres documents de facturation pour vos autres ventes éventuelles (ventes hors WooCommerce). Vous bénéficiez ainsi d'une gestion et d'un suivi centralisés depuis une seule interface - celle de VosFactures - via les nombreuses fonctions du logiciel (Gestion de Stock, Registre des Achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).

Fonctions

✔ Personnalisation des factures émises grâce aux nombreuses options du logiciel: 

✔ Création Automatique des factures en reprenant fidèlement les données de la vente effectuée sur votre site : 

  • Coordonnées du client (nom, adresse de facturation, adresse de livraison, email, tel, type)
  • Produits commandés
  • Méthode de paiement
  • Réductions en % ou en montant
  • Frais de livraison, Frais de livraison gratuits (facultatif)
  • Devise (vous pouvez facturer en n'importe quelle devise)
  • Taux de taxe (fonctionne avec les ventes avec TVA ou sans TVA) 

✔ Vous pouvez choisir à quel moment les factures doivent être générées :

  • automatiquement une fois la commande créée
  • automatiquement une fois la commande terminée (payée)
  • uniquement manuellement

✔ Création Manuelle des factures : vous pouvez forcer la création d'une facture grâce à une bouton "Générer la facture" depuis la commande. Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l'installation du plugin. 

 Création facilitée de factures d'Avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back end WooCommerce vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

✔ Envoi Automatique des factures (facultatif) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l'adresse email de votre choix. Vous pouvez suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi. 

✔ Téléchargement PDF des factures : Depuis votre back end WooCommerce, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande. Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures".

 Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez également reprendre en masse vos données WooCommerce existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).

✔ Détection des erreurs : Si le module rencontre une erreur lors de la création automatique d'une facture, un message d'information avec la raison de cette erreur (exemple: si votre abonnement est échu ou si votre compte est temporairement indisponible) s'affichera dans votre back end WooCommerce (depuis la liste des commandes et depuis la commande concernée) et vous pourrez réessayer grâce à un bouton "Recommencer". 

2- Installation & Configuration du plugin

Compatibilité 

Le plugin est compatible avec les versions 3.0.0 à 3.7.0 de WooCommerce. 

Installation

Le plugin WooCommerce peut être acheté et téléchargé sur le site de WooCommerce "Plugin Extensions". Attention votre compte VosFactures doit être sous formules PRO ou Max (voir tarifs).  Cliquez sur le lien prévu à cet effet afin de le configurer (ou allez dans l'onglet WooCommerce > Réglage > Intégration). 

Configuration 

Configuration Extension WooCommerce Création Factures Facturation Antifraude
  1. Compte VosFactures : Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, passez au point 2.
  2. Code API : Indiquez le Code API de votre compte VosFactures (que vous trouverez dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration). Attention, copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/test-user) 
  3. Quand créer la facture : Choisissez quand créer la facture de chaque commande :
    – Automatiquement une fois la commande créée (n’importe quel état)
    – Automatiquement une fois la commande payée (état terminé)
    – Pas Automatiquement (création manuelle)
  4. Envoi Automatique : Cochez l'option si vous souhaitez que les factures générées par le plugin soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
    Pensez à désactiver l'envoi via WooCommerce pour éviter un double envoi.
  5. Département (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs départements sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, indiquez l’identité (ID) du département concerné par les ventes WooCommerce. Pour connaître l’ID d’un département, cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID de ce département est visible dans l’url de la page (ex: https://blabla.vosfactures.fr/departments/3167/edit). Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
  6. Catégorie (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs catégories sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, choisissez la catégorie souhaitée.
  7. Frais de Livraison gratuits: En choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à 0 sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
  8.  Informations spécifiques : en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.
  9. Description des Produits : Par défaut seul le nom des produits vendus est repris sur les factures. Toutefois, vous pouvez choisir d'afficher également la description des produits telle que vous l'avez renseignée sur WooCommerce. 
  10.  Clients Professionnels : En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
    - Nom de la société uniquement
    - Nom et prénom du client uniquement
    - Nom de la Société et nom et prénom du client
  11. Champs Additionnels (facultatif) : vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples:
    - au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant:  "kind":"estimate".
    - pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez:  "payment_to_kind":"off"
    - pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier (ex: US Dollar), écrivez: "exchange_currency":"USD"

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause.

Remarques sur l'intégration

Configuration du plugin

Afin que l'intégration se fasse correctement, une facture test est générée puis supprimée par le plugin. Pour cela, merci de vous assurer que l'option "Empêcher la suppression des documents" est désactivée (vous pouvez l'activer après la configuration du plugin terminée). Sinon, vous aurez besoin de supprimer cette facture test manuellement afin de finaliser l'intégration du plugin. 

Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement directement sur WooCommerce après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

3- Remarques : Produits, Clients, Réductions

✥ Stock

Nouveau produit
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire) et sa quantité vendue est décomptée. Sinon, si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant de facturer, vous pouvez le faire manuellement ou via l'importation de votre fichier
Produit existant
Le plugin évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée soit sur le nom des produits (par défaut) soit sur la référence des produits (option à activer). Ainsi, vous devez donner le même nom et/ou référence à vos produits sur votre compte VosFactures et sur WooCommerce. 
Ventes directes
Attention la communication ne se fait que dans un sens (WooCommerce -> VosFactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors WooCommerce), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur WooCommerce. 

✥ Clients

Nouveau client
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le plugin:
  • nom et prénom du client particulier
  • nom de la compagnie du client professionnel
  • nom et prénom du client professionnel (facultatif selon le paramétrage du plugin)
  • n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
  • n° de téléphone
  • adresse email
  • adresse de facturation
  • adresse de livraison
Client existant
Le plugin évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le plugin met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

✥ Réductions

Le plugin intègre les réductions (coupons) en pourcentage et sous forme de montant. Le montant total de la réduction est étalé sur l'ensemble des articles listés (sauf frais de livraison).
Sur la facture générée par le plugin, et selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). Vous pouvez en savoir plus ici.

4- Mettre à jour le plugin

Une fois le plugin acheté depuis WooCommerce, vous pouvez télécharger gratuitement les mises à jour pendant un an depuis l'onglet WooCommerce > Extensions > WooCommerce.com Subscriptions : dans la liste sous le plugin VosFactures, un bouton "update" sera visible sur lequel il suffira de cliquer. 

Mettre à jour Plugin WooCommerce Facturation
Pour cela, vous devez d'abord vérifier que le plugin a bien été activé et qu'il est bien connecté à votre compte WooCommerce.com. 
 

5- Désinstaller le plugin

Pour désactiver le plugin de votre back end WooCommerce, allez dans l'onglet Extensions > Extensions Installées et cliquez sur « Désactiver ». Si vous voulez le supprimer complètement, il suffit de le désinstaller ensuite. 
Cela n’affecte en rien les factures existantes.

Facturation Marketplace WooCommerce Plugin Extension Intégration

 



6- Assistance Technique 

L’équipe de VosFactures est à votre disposition si vous avez des questions ou des suggestions concernant le plugin Woocommerce.

En cas de souci technique, merci de contacter directement WooCommerce ou nous contacter directement. 

Afin que nous puissions intervenir, pensez à bien : 

  • Activer l'accès technique à votre compte VosFactures
  • Nous envoyer par email :
    • une copie du log d'erreur du plugin: WooCommerce > Etat > Journal > "vosfactures-DATE.log" (à choisir depuis le menu déroulant) > Voir
    • les versions de WordPress & WooCommerce, et le nom du thème que vous utilisez. 
    • une copie du rapport d'état de WooCommerce : WooCommerce > Status > System Status > Get System Report


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Commentaires

Avatar sugester medium
Chady
Bonjour,
Comment je peux avoir ce plugin ?
Merci

22 janvier 2019 11:50:13

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Le plug in n'est pas encore disponible. Une fois que l'équipe de WooCommerce aura publié le plugin, nous vous enverrons un email d'information. 

22 janvier 2019 13:05:49

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ArtClic
Bonjour,
Pourriez-vous me prévenir lorsque le module sera disponible ?
Merci d'avance

13 février 2019 12:42:23

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 
Oui bien sûr. Vous recevrez une notification. 

Bien cordialement

13 février 2019 15:51:15

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Fabian
Bonjour,

Je suis également intéressé par ce plugin pour Woocommerce.
Pourriez-vous svp m'envoyer une notification également quand celui-ci sera disponible ?
Merci.

Bien cordialement

08 mars 2019 21:04:53

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Bien entendu, nous vous enverrons un email le moment venu. Vous en serez également informé par la Newsletter.
Restant à votre disposition.

11 mars 2019 09:36:59

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Sébastien
Bonjour,

Avez vous une idée de date pour la sortie de ce plugin ? une fourchette ? avant xxx.... ?

bien cordialement

30 mars 2019 10:51:48

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,

Nous espérons que le plugin sera disponible très prochainement.
Nous attendons la toute dernière validation de WooCommerce.

Si cela vous intéresse nous pouvons vous ajouter à la liste des Utilisateurs intéressés par le plugin WooCommerce.
Nous pourrons ainsi vous informer par email de la sortie de l'option.

01 avril 2019 11:29:28

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Benjamin
Bonjour,
Pouvez vous m'informer par email à la sortie également?
Merci

19 avril 2019 12:52:45

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
Entendu, nous vous confirmerons la sortie de la version finale du plugin.
Par email nous vous avons également envoyé la version d'essai du plugin WooCommerce à tester pendant 15 jours.

19 avril 2019 14:42:04

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Brice
Bonjour,
Je suis également très intéressé par ce plugin, ayant déjà intégré vos système dans nos produits par l'intermédiaire de votre API, il ne manque plus que la connexion avec notre frontend woocommerce!
Merci

24 avril 2019 12:20:09

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Baptiste
Bonjour,
Nous sommes également intéressés pour tester le plugin :)
Merci

24 avril 2019 12:40:28

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Agathe
Agathe
Réponse:   Bonjour,
C'est entendu, nous vous avons répondu par email et vous avons envoyé la version d'essai du plugin.

25 avril 2019 12:47:02

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