Menu

1. Principe
2. Fonctions et Compatibilité
3. Configuration de l’App
4. Visualiser & Télécharger les Factures
5. Remarques: Stock, Clients, Réduction
6. Mettre à jour l’App
7. Compte WIX multi-shops
8. Désactiver ou Supprimer l'App
9. Assistance

Principe  

L’App permet d’intégrer votre site Wix avec le Logiciel de Facturation VosFactures afin de : 

• automatiser & personnaliser la facturation de vos ventes Wix
• centraliser votre facturation Wix et hors Wix
• identifier vos ventes éligibles au OSS 
• archiver & analyser vos données de facturation 
• respecter la loi française Anti-Fraude à la TVA

Le fonctionnement est simple : 

1. Vous téléchargez l’App directement depuis l’App Market de Wix et choisissez le type de document à créer (facture, devis, reçu ou autre), quand le créer, et s’il faut l’envoyer automatiquement par email au client. 
2. Vous personnalisez le format des factures & emails depuis votre compte VosFactures (si vous n’avez pas encore de compte VosFactures, vous pouvez en créer un via l’App.)
3. C’est parti ! L'App génère automatiquement les factures de ventes Wix sur votre compte VosFactures et les affiche sur votre compte Wix. 

Depuis votre compte VosFactures, vous retrouvez ces factures et pouvez créer d'autres documents de facturation (ventes hors Wix). Vous bénéficiez ainsi d'un suivi centralisé depuis une seule interface - celle de VosFactures - via les nombreuses fonctions du logiciel (Gestion de Stock, Registre des Achats, Exports Comptables, Rapports financiers…). Vous pouvez aussi inviter votre comptable afin qu'il télécharge les pièces comptables dont il a besoin, effectue les exports comptables, ou génère les rapports de TVA.  

 

Fonctions et Compatibilité 

► Fonctions

✔ Personnalisation des Factures : 

• format de numérotation
• format (mises en page)
• ajout d'un logo, ajout d'un cachet ou signature
• bas de page, mentions spécifiques
• et d'autres options d'affichage à découvrir

✔ Choix du document à créer : Factures, Reçus, Devis, …

✔ Création Automatique de Factures : 
Vous pouvez choisir à quel moment les factures doivent être générées :

• automatiquement une fois la commande créée
• automatiquement une fois la commande payée

Les données de chaque vente WIX sont reprises : 

• N° de commande
• Coordonnées du client (nom, adresse de facturation & livraison, email, tel, type)
• Produits commandés (nom, référence, prix) & frais de livraison
• Réductions (tout type de coupon WIX)
• Taux de taxe & devise (compatible Avalara)
• Méthode de paiement

✔  Envoi Automatique des factures aux clients (facultatif) :
Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l'adresse email de votre choix. Vous pouvez suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi. 

✔ Téléchargement PDF des factures :
Vous pouvez visualiser & télécharger en PDF la facture de chaque commande depuis votre compte Wix et depuis votre compte VosFactures.

✔ Centralisation des données :
A chaque vente, les coordonnées de vos clients et les détails des produits & services vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock & fichier contact sont mis à jour automatiquement. 

✔ Détection des erreurs :
Si le module rencontre une erreur lors de la création automatique d'une facture, un message d'information s'affichera dans le journal de l’App. Vous pouvez également recevoir une notification par email. 

► Compatibilité 

Les ventes concernées par la facturation automatique sont : 

• WIX Boutiques
• WIX Events
• WIX Réservations
• WIX Formules de paiement

Remarque 

Wix Restaurant n’est pas compatible. Si cela vous intéresse, n’hésitez pas à contacter WIX pour leur faire part de votre intérêt & les convaincre de modifier leur API pour permettre une intégration avec Wix Restaurant. 

► Téléchargement de l’App

L’App VosFactures pour Wix est à télécharger gratuitement depuis l’App Market de Wix. Vous devez avoir un compte VosFactures sous formule Standard, Pro, ou Max, en période d’essai ou sous abonnement payé. Si vous n’avez pas de compte VosFactures, vous pourrez en créer un au moment de l’installation de l’App et bénéficier de 30 jours gratuits.

 

Configuration de l'App

La configuration est rapide et se fait en 2 étapes.  
Cliquez d'abord sur le bouton selon votre situation : si vous avez déjà ou non un compte sur le logiciel VosFactures. 

 

Etape 1/2 : Création du compte VosFactures

Si vous n'êtes pas encore utilisateur de VosFactures :

• Indiquez votre adresse email, choisissez un mot de passe et le préfixe de votre compte VosFactures (qui par défaut est le nom de votre entreprise mais vous pouvez le changer). Exemple : si vous indiquez le préfixe "abc", votre compte sera accessible à l'adresse https://abc.vosfactures.fr avec l'adresse email & mot de passe choisis.
• Vérifiez et complétez si besoin vos coordonnées d'entreprise pré-remplies.

Sauvegardez pour passer à l'étape 2/2.

Etape 1/2 : Connexion à votre compte VosFactures

Si vous avez déjà un compte VosFactures, indiquez simplement vos email et mot de passe de connexion !
L'intégration WIX, gratuite en elle-même, fonctionne avec les comptes VosFactures sous formules Standard, Pro, ou Max. Si vous avez une formule inférieure, contactez-nous pour faire évoluer votre abonnement. 

☞ si vous avez activé l'option de double authentification "2FA", désactivez-la temporairement le temps de configurer l'App.
☞ si vous avez plusieurs comptes VosFactures, vous pourrez cliquer à l'étape 2 sur "Modifier le compte lié" si besoin pour indiquer le code API du compte à intégrer.

Sauvegardez pour passer à l'étape 2/2.
 

Etape 2/2 : Configuration 

Bravo ! Vos comptes WIX et VosFactures sont connectés. Vous pouvez maintenant configurer l'App et choisir quand créer & envoyer les factures. 

1. Choisissez le moment de la création automatique de factures :

• une fois la commande créée
• une fois la commande payée
• jamais - choisissez temporairement cette option si vous avez besoin de paramétrer votre compte VosFactures (format de facture, numérotation...). Une fois prêt, vous pourrez revenir sur la configuration de l’App et changer de valeur pour activer la création automatique. 

P.S : si vous utilisez WIX Formule de Paiement (paiements récurrents), vous devrez paramétrer notre App sur "une fois la commande payée". 

2. Choisissez le type de document à créer : 

• Facture
• Reçu 
• Devis

Si vous souhaitez un autre type, vous pouvez le spécifier plus bas (voir point 9). 

3. Activez l'envoi par email automatique : 

• Oui : si vous souhaitez que les factures créées soient automatiquement envoyées par email à vos clients via le logiciel. Vous pourrez personnaliser le contenu & mode d’envoi des emails, et suivre l'état de leurs envois depuis votre compte VosFactures.
• Non : vous pourrez toujours procéder à un envoi manuel (depuis votre compte VosFactures), ou téléchargez uniquement le PDF (depuis WIX ou VosFactures). 

4. Identifiez les transactions ayant une TVA OSS :

• Oui :  si vous effectuez des ventes intracommunautaires B2C, vous pouvez bénéficiez de l'option de reconnaissance automatique de la fonction OSS du logiciel. Dès qu'une commande remplit les critères de TVA OSS (vente aux taux de TVA du pays du client européen non assujetti), la facture correspondante créée par l'App est identifiée comme "vente OSS" par le logiciel. Vous pourrez ensuite générer un rapport dédié pour visualiser le montant de TVA par pays à déclarer au guichet OSS. 
• Non.

5. Département (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs départements sur votre compte VosFactures afin de distinguer les factures WIX de vos autres factures éventuelles. Si tel est le cas, sélectionnez le nom du département concerné par les ventes WIX.   

6. Affichez les frais de livraison gratuits: 

• Oui : même si les frais de livraison sont gratuits, il s'afficheront sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à 0 sera ajoutée).
• Non : les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas sur la facture.  

7. Notifications en cas d’erreur : vous pouvez choisir de recevoir des emails qui seront envoyés à l’administrateur de votre compte WIX si une erreur a empêché la création d’une facture pour une vente donnée. 

8. Personnalisation Additionnelle (JSON) (facultatif) : vous pouvez modifier les documents générés par l’App en utilisant la syntaxe json (contactez-nous si besoin). Exemples:

• pour créer des factures proforma indiquez la variable kind avec la valeur proforma
• pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, indiquez la variable payment_to_kind avec la valeur off
• pour créer des factures converties en une devise particulier (ex: US Dollar), indiquez la variable exchange_currency avec la valeur USD. 

9. Sauvegardez : l'App a été configurée avec succès ! 

❗ N'oubliez pas de désactiver l'envoi automatique des factures natives de WIX depuis l'onglet Paramètres de WIX, sinon vos clients recevront 2 factures pour une même vente.

Visualiser & Télécharger les Factures 

L’onglet Liste des Factures listera toutes les factures générées par l’App avec le détail du n° des commandes ou ventes et deux boutons vous permettant de :

• télécharger le PDF de chaque facture
• visualiser chaque facture sur votre compte VosFactures (pour vérification, envoi manuel, téléchargement, etc…) 

❗ Attention : Ne confondez pas les factures de l'App avec celles natives de WIX. Les Factures de l'App sont toutes regroupées depuis Menu Applications > Gérer les Applis > Applis installées > VosFactures dans l'onglet dédié (en effet il n'est techniquement pas possible d'afficher les Factures de l'App depuis les pages commandes). 
 

Remarques : Produits, Clients, Réductions

✥ Clients

Nouveau client

Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire en masse via l'importation de votre fichier. 
Les coordonnées suivantes sont pris en compte par l'App:

• nom et prénom du client particulier
• nom de la compagnie du client professionnel
• n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
• adresse email
• adresse de facturation
• adresse de livraison (si différente de l'adresse de facturation)

Client existant

L'App évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. L'App met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

✥ Catalogue

Nouveau produit

Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit ou service listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire) et sa quantité vendue est décomptée. Sinon, si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant de facturer, vous pouvez le faire manuellement ou via l'importation de votre fichier. 

Produit existant

Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée :

• soit sur le nom du produit (paramétrage par défaut)
• soit sur la référence ("GSU") du produit si vous cochez l'option "Reconnaissance des produits basée sur leur référence" dans votre compte VosFactures depuis Paramètres > Paramètres du compte > Intégration (pensez à sauvegarder). 

 

Ventes directes

Attention en cas de création de factures directement depuis VosFactures (ventes hors Wix), la quantité n'est décomptée que sur VosFactures (et non sur Wix). 

✥ Réductions

L'App intègre tous les différents types de réductions proposés par WIX sous forme de coupons : 

• réduction en %
• réduction en montant 
• livraison gratuite 
• prix soldé
• Achetez X et recevez Y gratuitement. 

Quelque soit le type de coupon, les réductions sont toujours exprimées sur les factures sous forme de montant. Selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction pourra s'afficher dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). En savoir plus.

✥ Date limite de règlement 

La date limite de règlement est égale à la date de création du document. 

 

Mettre à jour L'App

Une fois l'App acheté depuis Wix, vous pouvez télécharger gratuitement les mises à jour (sauf mise à jour majeure). 

Si vous souhaitez changer de forfait, notez que : 

• vous pouvez passer d’un abonnement mensuel à un abonnement annuel (mais pas l’inverse à moins d’annuler l’abonnement en cours et d’acheter à nouveau l’App)
• vous pouvez passer à un forfait supérieur en nous contactant (ou en contactant WIX)

Contactez-nous si besoin ou contactez WIX. 

 

Compte WIX Multi-shops

Si vous avez plusieurs webshops (websites) sur votre compte WIX, vous pouvez installer l'App sur une ou plusieurs de vos webshops, et choisir :

• soit de relier les Apps installées à un même compte VosFactures : toutes les factures de vos webshops seront regroupées sur un seul compte VosFactures. Vous pouvez différencier le paramétrage de l'App pour chaque webshop, et notamment assigner à chaque webshop un département vendeur différent - ce qui vous permettra par exemple de choisir un format de facture, un logo, des coordonnées, et une numérotation différents, et de générer des Rapports et exports par département (et donc par webshop). 
• soit de relier chaque App installé à un compte VosFactures différent si vous souhaitez complètement différencier les ventes de chaque webshop, et paramétrer complètement différemment chaque compte.  

 

Désactiver/Supprimer l'App

Désactiver

Pour désactiver la création automatique pendant un moment, retournez dans la configuration de l’App (Applications > Gérer les applis) et choisissez la valeur "Jamais" dans l’option "création automatique de factures".

Supprimer

Pour supprimer complètement l’App, allez Applications > Gérer les applis > Supprimer. Cela n’affecte en rien les factures existantes sur votre compte VosFactures.

Remarque : Renouvellement 

Pour rappel, Wix renouvelle automatiquement les abonnements des Apps actives ("subscriptions"). Vous pouvez visualiser et annuler ceux-ci depuis votre compte WIX.

 

Assistance Technique

L’équipe de VosFactures est à votre disposition si vous avez des questions ou des suggestions concernant l'App Wix.

Souci technique ? 

En cas de souci technique, et afin que nous puissions intervenir, pensez à bien : 

1. Activer l'accès technique à votre compte VosFactures
2. Inviter info@vosfactures.fr temporairement à votre compte WIX en tant qu'administrateur ou Responsable BO : 

Comment désactiver l'envoi automatique des factures natives Wix ? 

Pour empêcher l'envoi par email automatique des factures natives créés par WIX, allez dans l'onglet Paramètres de votre compte Wix, et éditez chaque App responsable de la génération/envoi d'une facture afin de désactiver l'option correspondante. Exemples : 

Paramètres eCommerce : 

App Formules de Paiement

 

Nom de Famille du client 

Dans le logiciel VosFactures, le nom de famille du client est nécessaire pour établir une facture. Dans votre compte WIX, il est donc recommandé de séparer les champs "Prénom" et "Nom", et d'activer l'option pour rendre obligatoire le remplissage du nom de famille lors de la passation de commandes dans WIX. Pour cela, allez dans les paramètres de Wix booking -> Booking -> paramètre formulaire -> séparer nom et prénom.