Envoyer les emails via votre boîte mails (SMTP)

Created: 07/03/2017
Last updated: 04/05/2017
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Le logiciel de facturation VosFactures vous permet une fois vos documents de facturation créés, de les envoyer par email à vos clients en un clic, grâce à la fonction Envoi en ligne qui propose 3 modes d'envois, dont le mode d'envoi par SMTP, disponible à partir de la version PRO. 

Principe et Avantage

Le mode d'envoi SMTP vous permet d'envoyer les documents de facturation et les relances depuis l'application mais via votre boîte mails. En effet, les envois en ligne ne sont plus assurés par le logiciel, comme c'est le cas pour le mode d'envoi par défaut ou par DNS, mais ils sont effectués par votre serveur de messagerie (Yahoo, Gmail , Ovh ...).
En clair, lorsque vous cliquez sur "Envoyer" un document, le logiciel envoie le message à votre boite de messagerie qui se charge de le délivrer au destinataire final.
Vous pourrez ainsi (selon le serveur utilisé) retrouver les documents et relances envoyés depuis le logiciel dans votre boîte de messagerie (dans les "Messages envoyés"). 

Activer et configurer l'option 

Cochez l'option correspondante "" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email des documents > Mode d'envoi des emails, puis indiquez l'adresse email correspondante dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" et compléter les champs de configuration SMTP qui apparaissent, en fonction des caractéristiques propres au serveur de messagerie que vous utilisez. 

envoi par smtp

En cas d'erreur de configuration, le système affichera un message lorsque vous tenterez de cliquer sur Sauvegarder.  

Exemples de paramétrage  

Paramétrage SMTP GMAIL

Etape 1 (dans votre compte Gmail)

Depuis  www.google.com/settings/security vérifiez que dans "permissions" vous autorisez l'accès aux applications externes.

Etape 2 (dans votre compte VosFactures)

Renseignez les champs comme suit
> Serveur SMTP: mail.gmail.com
> Utilisateur / Login: votre adresse gmail 
> Mot de passe: votre mot de passe gmail
> Port SMTP: 587
> SSL: décoché
> Contrôle du​ certificat: Désactivé
Puis sauvegardez. Faites un essai en envoyant un document depuis votre compte vosfactures.

envoi en ligne factures et devis par smtp

Paramétrage SMTP OVH

Etape 1 (dans votre compte OVH)

Activez l’authentification du serveur sortant SMTP dans votre compte de messagerie OVH.

Etape 2 (dans votre compte VosFactures)

> Serveur SMTP: SSL0.OVH.NET
> Utilisateur / Login: votre adresse email
> Mot de passe: mot de passe de votre boite mail
> Port SMTP: 465
> SSL: coché
> Contrôle du certificat: par défaut
Puis sauvegardez. Faites un essai en envoyant un document depuis votre compte vosfactures.

Paramétrage SMTP YAHOO

> Serveur SMTP: smtp.mail.yahoo.com
> Utilisateur / Login:  votre adresse email
> Mot de passe: mot de passe de votre boite mail
> Port SMTP: 587
> SSL: décoché (si cela ne fonctionne pas essayez "coché")
> Contrôle du certificat: par défaut
Puis sauvegardez. Faites un essai en envoyant un document depuis votre compte vosfactures.

Paramétrage SMTP LAPOSTE.NET

> Serveur SMTP: smtp.laposte.net
> Utilisateur / Login:  votre adresse email​
> Mot de passe: mot de passe de votre boite mail
> Port SMTP: 465 (ou si cela ne fonctionne pas essayez 25)
> SSL: décoché (si cela ne fonctionne pas essayez "coché")
> Contrôle du certificat: par défaut
Puis sauvegardez. Faites un essai en envoyant un document depuis votre compte vosfactures.

Paramétrage SMTP INFOMANIAK

> Serveur SMTP: mail.infomaniak.ch
> Utilisateur / Login: votre adresse email 
> Mot de passe: le mot de passe de votre boite mail
> Port SMTP: 25 ou 587
> SSL: décoché (si cela ne fonctionne pas essayez "coché")
> Contrôle du​ certificat: Désactivé
Puis sauvegardez. Faites un essai en envoyant un document depuis votre compte vosfactures.
 

Remarques

Suivi de l'envoi

Attention, contrairement aux autres mode d'envoi, l'application Vosfactures ne sera plus en mesure d'effectuer le suivi complet de l'envoi (puisque ce n'est plus le logiciel qui s'en charge). Le suivi sera seulement effectué jusqu'à l'envoi vers votre serveur de messagerie grâce à l'état "Envoyé" ou à l'état "Non envoyé" (si l'email n'a pas pu être transmis à votre serveur). L'état ne pourra donc plus devenir "Réceptionné" ou "Non réceptionné".

Multi-départements/utilisateurs 

Attention, avec ce mode d'envoi vous ne pourrez indiquer qu'une seule adresse email d'envoi par compte. En conséquence: 
 => Vous ne pourrez ainsi plus bénéficier du champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" de l'option "Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails" en cas de multi-départements. 
=> Les utilisateurs connectés ne pourront plus faire des envois avec l'adresse email de leur profil. 



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