Envoi en ligne des devis et factures

Created: 04/02/2014
Last updated: 04/05/2017
Post view count: 2154

Principe

Vous pouvez envoyer par email vos documents de vente (ou d'achat) à vos clients (ou fournisseurs), directement depuis le logiciel, le tout en quelques clics et de manière sécurisée.  

Le logiciel propose 3 modes d'envoi: 

A l'exception du 3ème mode d'envoi, les documents sont envoyés depuis et par l'application via noreply@vosfactures.fr. Le destinataire de l'email visualisera votre nom et répondra à votre adresse email, c'est-à-dire à l'adresse email de l'expéditeur indiquée lors de l'envoi du document.

Comment faire un envoi en ligne? 

Envoyer 1 document

Cliquez tout simplement sur le bouton Envoyer:

  • soit depuis l’aperçu du document (en haut et en bas de l’aperçu):
bouton envoyer
  • soit depuis la liste des Revenus, en cliquant sur l'icône en bout de ligne:

Envoyer factures en ligne

=> La fenêtre d'envoi apparaît:

fonction envoyer

Avant de cliquer sur le bouton vert "Envoyer", vous pouvez: 

  • renseigner/modifier l'adresse email du destinataire
​→ l’adresse email sera automatiquement enregistrée dans la fiche du contact pour vous éviter d'avoir à la re-saisir à chaque envoi
​​→ à chaque envoi vous pouvez modifier l'adresse email du destinataire et décidez s'il faut également la changer dans la fiche du contact. 
​→ vous pouvez envoyer le document à plusieurs destinataires en même temps (en savoir plus).
  • renseigner/modifier l'adresse email en copie
→ indiquez une adresse email en copie 
→ vous pouvez définir une adresse en copie par défaut Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email. 
  • vérifier/modifier le texte de l'email
​→ vous pouvez renseigner un texte personnalisé par défaut dans Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email, que vous pouvez modifier à chaque envoi si nécessaire. 
​→ ​le texte de l’email contient par défaut un lien url d’où le client peut visualiser et imprimer le document (et payer la facture si vous avez souscrit à l’option Paiement en ligne).
  •  Joindre ou non le document en PDF 
​→  un document peut être envoyé sous forme de lien et/ou en tant que pièce jointe sous format PDF.
​→ vous pouvez choisir de joindre systématiquement le document en PDF depuis Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email  

Envoyer plusieurs documents 

Vous pouvez faire un envoi groupé afin d'envoyer plusieurs documents en un clic. Pour cela, sélectionnez-les depuis la liste, et cliquez sur le bouton "Envoyer" de la barre de menu grise qui s'affiche, puis confirmez votre choix.

→ ​Le titre et le texte de l'email seront tels que définis dans les paramètres du compte (ou à défaut du département). 
​→ Chaque document sera envoyé à l'adresse email du contact (client/fournisseur) telle qu'indiquée dans sa fiche ou lors de la création du document. 
​→ S'il n'y a pas d'adresse email associée à un ou plusieurs contacts, le système vous en informera. 

Options disponibles

Depuis les paramètres du compte

Dans la section "Envoi par email des documents" vous pouvez: 

Cas de compte multi-départements

Si vous avez plusieurs départements, vous pouvez personnaliser les options suivantes par département :

  • choisir votre adresse email d'envoi
  • personnaliser le titre et le texte des emails et relances
  • choisir de joindre par défaut le pdf du document
Cela peut donc être utile de créer plusieurs département si vous envoyez vos documents dans plusieurs langues par exemple. 
En savoir plus. 

Suivi de l'envoi

Une fois l’email envoyé, l’état du document est changé automatiquement par le système en « Envoyé ». A l'exception du 3ème mode d'envoi, le système assure le suivi de l'envoi jusqu'à ce que l'email soit bien "Réceptionné" et vous avertit en cas d'erreur (En savoir plus).

Relances

Vous pouvez également envoyer en ligne des relances ponctuelles ou automatiques (en savoir plus). 



Retour


Commentaires

Avatar sugester medium
Anonyme
Je voudrais insérer automatiquement le libellé de la prestation dans le corps du mail. Cela permettrait d’un coup d’oeil pour le client de savoir de quelle facture il s’agit et pas seulement le numéro et le montant de la facture. Est-ce possible d’après-vous?

Cordialement

25 août 2016 13:14:46

Signaler comme abusif

Justine
Justine
Réponse:   Oui cela est possible si vous copiez ce libellé dans le champ "Objet" de la facture. Ainsi, vous pourrez ajouter la variable {{title}} (qui correspond au contenu du champ objet) dans le texte par défaut de vos emails. Par exemple: 

Bonjour, 
Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante:
{{title}}
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}  
{{footer}}


Cordialement

25 août 2016 13:17:51

Signaler comme abusif

Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible d'avoir un texte par défaut différent selon le type de document envoyé?

12 décembre 2016 17:00:56

Signaler comme abusif

Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en insérant des balises comme par exemple:

Bonjour,
{{#eq kind 'estimate'}}
texte pour les devis
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis
{{/eq}}
{{footer}}

Ou encore:

Bonjour,

{{#in kind 'estimate,proforma,vat'}}
{{#eq kind 'estimate'}} texte pour les devis {{/eq}}
{{#eq kind 'proforma'}}texte pour les factures proforma{{/eq}}
{{#eq kind 'vat'}}texte pour les factures{{/eq}}
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis/proforma/factures
{{/in}}
{{footer}}

12 décembre 2016 17:02:16

Signaler comme abusif

Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible de paramétrer plusieurs textes par défaut dans des langues différentes?

12 décembre 2016 17:03:47

Signaler comme abusif

Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en passant par la création de plusieurs départements: vous pouvez ainsi paramétrer un texte d'email dans la fiche de chaque département. Il suffira de choisir le bon département vendeur lors de la création du document à envoyer.

12 décembre 2016 17:05:17

Signaler comme abusif

Ajouter un commentaire