Facture d’acompte et facture de solde

Published at 25 août 2016 13:21:53

Avec l’application de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez facilement créer une ou plusieurs factures d’acompte depuis un devis, puis générer la facture de solde correspondante, le tout en quelques clics seulement: le système calculant automatiquement les montants correspondants. Vous pouvez également créer un acompte directement (sans passer par un devis). 

Créer un acompte depuis un devis

Tout d’abord, vérifiez que vous avez bien sélectionné ‘Factures d’acompte et factures de solde’ depuis Revenus > Autres (puis sauvegardez).

1- Afficher l'aperçu du devis (visible en cliquant sur le numéro du devis depuis la liste de vos Revenus)

liste sélectionner devis

devis aperçu

et cliquer sur l’onglet Plus puis Créer une facture d’acompte :
 
créer acompte depuis devis

2-  une fenêtre s’ouvre vous permettant de choisir :

► comment l’acompte doit être calculé:

- soit en pourcentage du montant total du devis : le système calcule alors automatiquement les montants à afficher sur la facture d’acompte. Par ex, si vous souhaitez que le système génère un acompte égal à 10% du montant du devis, indiquez ‘10’. Notez que le système calculera 10% sur le montant HT, ainsi que sur les différents taux éventuels de TVA, conformément à la législation en vigueur.

- soit vous indiquez directement le montant total de l’acompte (si vous facturez avec TVA, il s’agit du montant TTC).

► l’intitulé de la ligne de l’acompte, qui est par défaut pré-rempli par le système comme suit : ‘Acompte sur devis n°…’ et que vous pouvez modifier.

créer facilement un acompte depuis devis


3-  Une fois cliqué sur « Créer », l’acompte est généré automatiquement, faisant apparaître une ligne avec l’intitulé choisi (voir le paragraphe "Remarques" plus bas à ce sujet).
N’oubliez pas de vérifier le contenu de certains champs (ex: changer ‘Date limite de validité’ par ‘Date de vente’, vérifier les champs « Informations spécifiques », « Mode de règlement », « Date limite de règlement ») et de les effacer ou modifier si nécessaire, en cliquant sur l’onglet « Editer » depuis l’aperçu de la facture d’acompte, sans oubliez de sauvegarder les changements éventuels.

acompte une fois édité
Notez qu'en cas de multiples taux de taxe (tva) sur le devis, le système applique proportionnellement le pourcentage de l'acompte sur chacun des taux, conformément aux règles de comptabilité.
 

Créer la facture de solde depuis un acompte

1- Pour créer la facture finale (intitulée par défaut ‘facture de solde’), il vous suffira de cliquer sur l’onglet Pus > Créer la facture de solde depuis l'aperçu de la facture acompte (et non depuis le devis):

créer facture solde

2- le système affiche la page de création de la facture, déjà pré-remplie. Le format étant basé sur le devis d’origine, n’oubliez pas de vérifier le contenu des différents champs, puis sauvegardez: 

facture de solde depuis acompte

La facture de solde reprend le même tableau que le devis d’origine et ajoute un tableau récapitulant les numéro, montant et date de(s) acompte(s) précédemment créé(s) et qui sont automatiquement déduits du résumé des totaux et du montant total à payer.
 

Remarques

​♦ Acomptes multiples 

Vous pouvez créer plusieurs acomptes depuis un même devis en répétant l’opération.
En bas de page de l’aperçu du devis sera indiqué le(s) numéro(s) des acomptes éventuellement créés, et celui de la facture finale. Si vous avez créé plusieurs acomptes depuis un même devis, il suffit de cliquer sur l’onglet «Créer la facture de solde» depuis l’une des factures d’acompte. La facture de solde générée tient compte de tous les acomptes liés au devis d’origine.

♦ Numérotation

Par défaut, la numérotation des factures d'acompte et factures finales est indépendante - chaque type de document ayant son propre format de numérotation. Mais si vous souhaitez que les factures, les acomptes, et les factures de solde soient numérotées de façon continue, il vous suffit de cocher l'option correspondante dans les paramètres du compte (en savoir plus). 

♦ Intitulé 

Comme n'importe quel type de document, vous pouvez changer l'intitulé des factures d'acomptes (par exemple si vous souhaitez les intituler également "Facture") depuis Paramètres > paramètres du compte > paramètres d'impression (en savoir plus).  

♦ Suivi

Votre facture d’acompte et votre facture de solde seront accessibles depuis la liste de vos Revenus et seront liées au devis d’origine : en bas de page de l’aperçu des factures d’acompte et de solde sera indiqué le numéro du devis correspondant (et inversement): 
depuis le devis:
devis et acompte et solde liés

 ♦ Création manuelle

=> Vous pouvez également créer directement (sans passer par un devis) une ou plusieurs factures d'acompte.
Pour cela, créez normalement un nouveau document (avec "Facture d'acompte" dans le champ "Type"), et lier-le ou non un devis existant. Vous pourrez ensuite générer la facture de solde depuis l'acompte. Il vous suffira:
    1- de modifier le tableau (qui sera par défaut identique à l'acompte) pour obtenir le total avant acompte. 
    2- de sélectionner quels sont le(s) acompte(s) à prendre en compte:  
acompte direct

Ainsi une fois la facture de solde sauvegardée, le total est bien égal au total après acompte. 

=> Si vous souhaitez dupliquer le contenu du devis dans votre acompte (et non avoir une seule ligne "Acompte sur devis..."), vous devez procéder autrement. Vous devez créer l'acompte manuellement plutôt qu'utiliser la création automatique:
    1- Au lieu de cliquer sur Plus > Créer un acompte choisissez Plus > Créer un document similaire depuis le devis
    2 - Choisissez "Facture d'acompte" dans le champ "Type" puis modifiez les montants comme souhaités et autres champs si nécessaire
    3 - Vérifiez que l'acompte est bien lié au devis et cliquez sur sauvegarder.
Ensuite la création de la facture de solde depuis l'acompte se fait de manière classique. 

Mais attention! avec ces deus façons de faire, les quantité des produits listés sur l'acompte seront décomptés, et les quantité des produits listés sur les factures de solde seront également décomptées. Dons si vous suivez votre stock, nous pouvons déconseillons de procéder ainsi, à moins de ne pas facturer sur l'acompte la même quantité que sur la facture de solde. Sinon, la quantité sera décomptée deux fois, et il vous faudra la corriger manuellement (soit depuis la fiche produit, soit en créant un bon de livraison corrigé). 
 



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