Le logiciel de facturation VosFactures vous permet de créer facilement un Avoir (note de crédit) total ou partiel depuis une facture existante. 

1. Rappel: Corriger une Facture
2. Activer l'option
3. Créer un Avoir
   - Créer un Avoir Total
   - Créer un Avoir Partiel
4. Suivi
5. Créer un Avoir différemment
6. Remarques

Rappel: Corriger une facture

Modifier

Par défaut, le logiciel vous permet de modifier (annuler et/ou effacer) tout type de document existant, grâce au bouton "Modifier". Vous pouvez toutefois choisir d'empêcher la modification de documents en activant diverses options. En savoir plus. La partie "Suivi du document", visible sous l'aperçu du document, affiche un résumé des diverses modifications (en terme de montant total et paiement notamment) avec le nom de l'utilisateur à l'origine des modifications. 

Corriger

En revanche, si le document est une facture qui a déjà été envoyée à votre client, elle n’est plus modifiable légalement.
Ainsi, si vous souhaitez changer un prix, rajouter ou supprimer un produit, faire une ristourne, ou en cas de retour de marchandise, etc … il faut: 

• soit créer une deuxième facture pour compléter la facture initiale ;
• soit annuler la facture ;
• soit créer un Avoir total ;
• soit créer un Avoir partiel (ex : en cas de retour partiel de marchandise, de ristourne ou d’escompte de règlement, ou pour corriger une erreur …).

Activer l'option

Activer l'option 

Pour créer un Avoir total ou partiel depuis une facture existante, vérifiez d'abord que vous avez coché "Factures d'Avoir" comme type de document à créer (dans le paragraphe "Documents de facturation" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte).

Choisir l'intitulé et la numérotation

Comme avec n'importe quel type de document, vous pouvez changer l'intitulé (ex: "Note de crédit" au lieu de "Facture d'Avoir" dans le paragraphe "Intitulés des documents" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Paramètres d'impression.
Vous pouvez choisir le format de numérotation depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents. 

Créer un Avoir 

Il y a deux méthodes pour créer une facture d'avoir depuis une facture existante :

• méthode 1 (conseillé) - Depuis l'aperçu de la facture :  cliquez sur l’onglet Créer / Plus —> Créer un Avoir —> Avoir partiel ou Avoir total.

• méthode 2 - Créer une facture d'avoir directement (via le tableau de bord par exemple) et sélectionner la facture dans le champ "N° du document corrigé", puis confirmer. 

► Créer un Avoir Total

Depuis l'aperçu de la facture à corriger, cliquez sur l’onglet Créer / Plus —> Créer un Avoir —> Total —>  Le formulaire de création de l'Avoir s'affiche :
en reprenant automatiquement :

• les informations de la facture de référence (coordonnées client, conditions de règlement, informations spécifiques, objet...)
• le N° de la facture de référence (champ "N° du document corrigé")
• toutes les lignes de produits listées sur votre facture de référence sont reprises et "doublées": 
  • chaque 1ère ligne (avant correction) reprend ce qu'il y a sur votre facture de référence
  • dans chaque 2ème ligne la quantité corrigée est mise à 0
  • dans chaque 3ème ligne la différence est calculée automatiquement

Il vous suffit donc de sauvegarder pour créer la facture d'Avoir totale et visualiser le solde en faveur du client, avant d'avoir préalablement modifier certains champs si besoin (ex: informations spécifiques, date, ...). 
 

► Créer un Avoir Partiel

Depuis l'aperçu de la facture à corriger, cliquez sur l’onglet Créer / Plus —> Créer un Avoir —> Partiel —> le formulaire de création de l'Avoir s'affiche :
en reprenant automatiquement :

• les informations de la facture de référence (coordonnées client, conditions de règlement, informations spécifiques, objet...)
• le N° de la facture de référence (champ "N° du document corrigé")
• toutes les lignes de produit listées sur votre facture de référence sont reprises et sont "doublées" : 
  • chaque 1ère ligne (avant correction) reprend ce qu'il y a sur votre facture de référence
  • dans chaque 2ème ligne vous indiquez ce qu'il devrait y avoir
  • dans chaque 3ème ligne la différence est calculée automatiquement

• supprimer les lignes de produits/services qui ne sont pas à corriger (pour ne pas qu'elles s'affichent sur l'Avoir créé);
• indiquer la quantité, le prix, le taux de taxe, ou la désignation correct sur chaque 2ème ligne de produit;

—> Une fois l'Avoir sauvegardé, les lignes de produit n'apparaîtront pas en double mais s'afficheront avec les totaux des 3ème lignes, et le texte des 2ème lignes.  

Exemple: Vous avez vendu 5 articles au lieu de 4 —> écrivez "4" dans la case quantité de la 2ème ligne. La différence (-1) se calcule automatiquement sur la 3ème ligne. 


ce qui donne sur l'Avoir : 

Suivi des documents

• depuis l'aperçu de la Facture de référence le système vous affichera le message suivant: "Cette facture a fait l'objet d'un avoir ";
• sous l'aperçu de l'Avoir et de la Facture de référence, le n° de l'un et l'autre seront indiqués ("Document corrigé" et "Document généré sur la base de");
• sur la liste des factures (onglet Revenus > Factures), les factures ayant fait l'objet d'un avoir seront marquées d'un symbole négatif. Cela vous permettra de savoir rapidement quelle facture a fait l'objet d'un Avoir.

Créer un Avoir différemment

Créer un Avoir sans facture de référence

Vous n'êtes pas obligé de créer un Avoir à partir d'une facture existante. Vous pouvez le créer directement (Facture d'avoir > Nouveau document). Dans ce cas là, l'Avoir ne sera pas pré-rempli mais le principe restera le même : chaque ligne de produit sera doublée, avec une 3ème ligne pour le total. 

Créer un Avoir autrement

Si vous préférez ne pas utiliser notre formulaire de facture d'Avoir, vous pouvez utiliser le type de document "Autre document" que vous renommez "Avoir" par exemple. Vous retrouvez ainsi un formulaire de création "classique" où il suffira d'indiquer directement les montants (quantité ou prix) négatifs lors de la rédaction du document. Vous pourrez créer cet "Avoir" :

• soit directement via le tableau de bord par exemple (l'Avoir ne sera pas lié à une facture existante)
• soit depuis une facture existante en cliquant sur l’onglet Créer / Plus —> Créer un document similaire —> Autre document ("Avoir") —> Confirmer (l'Avoir sera lié à une facture existante)

P.S: Avec cette façon de faire, vous ne pourrez pas bénéficier du suivi (symbole et message "Cette facture a fait l'objet d'un avoir")

Remarques

Motif

Dans le champ du même nom, vous pouvez indiquer un motif qui n'apparaîtra pas sur le document créé.

Contenu à corriger/corrigé

Dans la partie "Plus d'options/Moins d'options" du formulaire de création, grâce aux champs "Contenu à corriger" et "Contenu corrigé" vous pouvez reprendre une partie du contenu de la facture qui doit être corrigée, afin de le mettre en évidence sur la facture d'Avoir (exemple: en cas d'erreur sur l'adresse de facturation du client).