Personnaliser le Format de Numérotation

Created: 20/01/2014
Last updated: 07/07/2017
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Selon la législation, chaque facture doit être numérotée avec un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture. L'utilisation du logiciel de facturation VosFactures.fr vous permet facilement de respecter cette obligation.


Le logiciel vous permet pour chaque type de document: 

  • de choisir un format de numérotation personnalisé 
  • de reprendre une numérotation en cours
  • de modifier manuellement ou au contraire d'empêcher la modification d'un numéro. 

Format de numérotation personnalisé

Avec le logiciel de facturation en ligne VosFactures.fr, vous pouvez personnaliser le format de numérotation de vos documents de vente et de gestion de stock (factures, devis, bon de commande, livraison...) qui seront alors numérotés automatiquement selon un ordre chronologique, comme le requiert la législation en vigueur. Par défaut sachez que vous pouvez modifier manuellement le numéro d'un document lors ou après sa création, mais vous pouvez opter pour des restrictions si vous ne voulez pas pouvoir modifier les numéros (voir explications plus bas). Par défaut chaque type de document a sa propre numérotation indépendante, mais vous pouvez opter pour une numérotation commune. 

Indiquer le format de numérotation 

Vous pouvez choisir le format de numérotation par défaut de chaque type de document de vente (et de stock) depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents.

Paramètres du compte section numérotation des documents

En cliquant sur le bouton « Aide », vous pouvez visualiser les variables possibles et créer votre propre format en écrivant ce que vous souhaitez directement dans le champ. Vous pouvez également choisir un format parmi la liste des formats proposés. Une fois que vous avez indiqué le format pour chaque type de document (facture, devis, ...), n’oubliez pas de cliquer sur "sauvegarder". 
choisir le format de numérotation des factures

Par exemple si vous écrivez Fnr les factures seront numérotées F1, puis F2 etc... (nr représentant le numéro). Si vous écrivez nr/yyyy les factures seront numérotées 1/2016, 2/2016 ... (si l'année en cours est 2016). 
Attention, si vous intégrez de nombreuses variables, il est fortement conseillé d’insérer des séparations (comme « . » ou « » ou « - ») : Par exemple écrivez Fmm/dd/nr plutôt que Fmmddnr. 

Options disponibles

Vous pouvez:​
  • choisir d'afficher les jours avec deux chiffres si vous intégrez la variable jour (dd) dans votre format de numérotation
  • opter pour une numérotation commune entre différents types de document, et notamment entre les acomptes, factures et factures de solde (en savoir plus). 
  • opter pour une numérotation totalement continue ne recommençant pas à 1 lorsque l'année change. 
  • choisir la longueur des numéros (ex: 0020 ou 20) applicable à tous les documents (en savoir plus)

Remarque: dépenses

Contrairement aux documents de vente et de gestion de stock, les dépenses ne sont pas concernées par la numérotation automatique. Le numéro n'est d'ailleurs pas obligatoire lorsque vous créez une dépense (en savoir plus).  

Reprendre une numérotation en cours 

Par défaut, le système vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. Cela est utile notamment si vous souhaitez reprendre une numérotation en cours : après avoir indiqué le format de numérotation voulu, il vous suffit de modifier manuellement le numéro du premier document créé (et ce pour chaque type de document) : la numérotation des documents suivants sera assurée automatiquement par le logiciel.
 
Par exemple : Le dernier devis créé en dehors du logiciel VosFactures porte le numéro DEV/2014/76, où 2014 représente l’année, et 76 le numéro (le 76ème devis) :
1) Changez le format de numérotation des devis par défaut en DEV/yyyy/nr.
2) Lors de la création du 1er devis, modifiez manuellement le numéro du devis (qui par défaut aura le numéro DEV/2014/1) dans le champ « N° » en écrivant DEV/2014/77.
Une fois le document sauvegardé, le prochain devis créé portera automatiquement le numéro DEV/2014/78.

Empêcher la modification manuelle 

Comme expliqué ci-dessus, le système vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. Toutefois si vous le souhaitez, vous pouvez empêcher la modification manuelle des numéros des factures et autres documents: En savoir plus.

Compte Multi-départements

Si vous avez plusieurs départements sous un même compte, vous pouvez choisir d'adopter une numérotation différente pour chacun de vos départements depuis la fiche de chaque département en cochant l'option "Numérotation indépendante des documents de ce département (en cas de multi-départements)" (en savoir plus). 
Par exemple si vous avez 2 départements (A et B) et que vous cochez dans la fiche du département B cette option de numérotation indépendante, vous pourrez indiquer pour chaque type de document un format de numérotation différent (ou non) de celui indiqué dans les paramètres du compte. Le département A (dans lequel l'option n'est pas cochée) obéira aux formats indiqués dans les paramètres du compte. 
Notez que si vous attribuez à plusieurs départements le même format, alors la numérotation sera continue entre ces départements.
Exemple: 
si "Département A" a les formats de numérotation suivants:  F-nr pour les factures et DEVyy-nr pour les devis
et "Département B" a les formats de numérotation suivants:  F-nr pour les factures et DEV-nr pour les devis, 
alors la numérotation des devis sera différente, tandis que celle des factures sera continue entre les deux départements. 


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