Personnaliser le Format de Numérotation

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 14/04/2021
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Selon la législation, chaque facture doit être numérotée avec un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture. L'utilisation du logiciel de facturation VosFactures.fr vous permet facilement de respecter cette obligation en vous proposant une numérotation automatique continue basée:
  • soit sur l'année calendaire (1er Janvier au 31 Décembre)
  • soit sur votre exercice comptable personnalisé (en savoir plus)


Le logiciel vous permet pour chaque type de document de : 

  1. Choisir un Format de numérotation Personnalisé
  2. Reprendre une Numérotation en cours
  3. Empêcher ou non la Modification d'un numéro
  4. Opter pour une Numérotation Indépendante par Département


Format de Numérotation Personnalisé

Avec le logiciel de facturation en ligne VosFactures.fr, vous pouvez personnaliser le format de numérotation de vos documents de vente et de gestion de stock (factures, devis, bon de commande, livraison...) qui seront alors numérotés automatiquement selon un ordre chronologique, comme le requiert la législation en vigueur.

Par défaut sachez que vous pouvez modifier manuellement le numéro d'un document lors ou après sa création, mais vous pouvez opter pour des restrictions si vous ne voulez pas pouvoir modifier les numéros (voir explications plus bas). Par défaut chaque type de document a sa propre numérotation indépendante, mais vous pouvez opter pour une numérotation commune. 

► Indiquer le format de numérotation 

Vous pouvez choisir le format de numérotation par défaut de chaque type de document de vente (et de stock) depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents.

Numérotation des Documents Paramètres Facturation Loi Facture VosFactures Numérotation Suivie

En cliquant sur le bouton « Aide », vous pouvez visualiser les variables possibles et créer votre propre format en écrivant ce que vous souhaitez directement dans le champ. Vous pouvez également choisir un format parmi la liste des formats proposés. Une fois que vous avez indiqué le format pour chaque type de document (facture, devis, ...), n’oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder". 
Numérotation des Documents Paramètres Facturation Loi Facture VosFactures Numérotation Suivie


Par exemple si vous écrivez Fnr les factures seront numérotées F1, puis F2 etc... (nr représentant le numéro). Si vous écrivez nr/yyyy les factures seront numérotées 1/2016, 2/2016 ... (si l'année en cours est 2016). 

Attention ! Si vous intégrez de nombreuses variables, il est fortement conseillé d’insérer des séparations (comme « . » ou « » ou « - ») : Par exemple écrivez Fmm/dd/nr plutôt que Fmmddnr. 

► Options disponibles

Vous pouvez:​
  • choisir d'afficher les jours avec deux chiffres si vous intégrez la variable jour (dd) dans votre format de numérotation
  • opter pour une numérotation commune entre différents types de document, et notamment entre les acomptes, factures et factures de solde (en savoir plus). 
  • opter pour une numérotation totalement continue ne recommençant pas à 1 lorsque l'année change. 
  • choisir la longueur des numéros (ex: 0020 ou 20) applicable à tous les documents (en savoir plus)

► Remarque: dépenses

Contrairement aux documents de vente et de gestion de stock, les dépenses ne sont pas concernées par la numérotation automatique. Le numéro n'est d'ailleurs pas obligatoire lorsque vous créez une dépense (en savoir plus).  


Reprendre une Numérotation en cours 

Par défaut, le système vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. Cela est utile notamment si vous souhaitez reprendre une numérotation en cours : après avoir indiqué le format de numérotation voulu, il vous suffit de modifier manuellement le numéro du premier document créé (et ce pour chaque type de document) : la numérotation des documents suivants sera assurée automatiquement par le logiciel.
 
Par exemple : Le dernier devis créé en dehors du logiciel VosFactures porte le numéro DEV/2014/76, où 2014 représente l’année, et 76 le numéro (le 76ème devis) :

  1. Changez le format de numérotation des devis par défaut en DEV/yyyy/nr.
  2. Lors de la création du 1er devis, modifiez manuellement le numéro du devis (qui par défaut aura le numéro DEV/2014/1) dans le champ « N° » en écrivant DEV/2014/77.
Une fois le document sauvegardé, le prochain devis créé portera automatiquement le numéro DEV/2014/78.


Empêcher la Modification Manuelle 

Comme expliqué ci-dessus, le système vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. Toutefois si vous le souhaitez, vous pouvez empêcher la modification manuelle des numéros des factures et autres documents: En savoir plus.


Numérotation par Série (Multi-départements)

Si vous gérez plusieurs activités qui justifient une numérotation par séries distinctes, vous pouvez conjuguer différents formats de numérotation en passant par la création de plusieurs départements vendeurs (chaque département représentant une activité).

En effet si vous avez plusieurs départements sous un même compte, vous pouvez choisir d'adopter une numérotation différente pour chacun de vos départements depuis la fiche de chaque département en cochant l'option "Numérotation indépendante des documents de ce département (en cas de multi-départements)" : En savoir plus

 



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