Personnaliser le Format de Numérotation

Créé: 20/01/2014
Dernière mise à jour: 21/10/2021
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Selon la législation, chaque facture doit être numérotée avec un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture. L'utilisation du logiciel de facturation VosFactures.fr vous permet facilement de respecter cette obligation en vous proposant une numérotation automatique continue basée:
  • soit sur l'année calendaire (1er Janvier au 31 Décembre)
  • soit sur votre exercice comptable personnalisé


Le logiciel vous permet pour chaque type de document de : 

  1. Personnaliser le Format de Numérotation
    - Choisir le format de numérotation
    - Options additionnelles
    - Reprendre une Numérotation en cours
  2. Empêcher la Modification d'un numéro
  3. Opter pour une Numérotation Indépendante par Département
  4. Cas des Dépenses


Personnaliser le Format de Numérotation

Avec le logiciel de facturation en ligne VosFactures vous pouvez personnaliser le format de numérotation de vos documents de vente et de stock (factures, devis, bon de commande, livraison...) qui seront alors numérotés automatiquement selon un ordre chronologique, comme le requiert la législation en vigueur.

Chaque type de document a sa propre numérotation indépendante, mais vous pouvez opter pour une numérotation commune. 

► Choisir le format de numérotation 

Vous pouvez indiquer le format de numérotation par défaut de chaque type de document de vente (et de stock) depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents : 

  • soit en utilisant la liste de proposition
  • soit en l'indiquant manuellement dans le champ "Format de numérotation des ..." : le numéro est représenté par la variable dynamique nr et vous pouvez ajouter avant ou après :
    • des lettres & symboles (ex: Fnr ou #nr)
    • des variables de date (visibles en cliquant sur le bouton "Aide") 

N'oubliez pas de sauvegarder !

Numérotation des Documents Paramètres Facturation Loi Facture VosFactures Numérotation Suivie

 

Variables dynamiques de date 
  • Variables disponibles

Vous pouvez insérer dans votre format de numérotation des variables dynamique représentant le jour (dd), le mois (mm), ou l'année (yyyy ou yy) de la création du document. Il est fortement conseillé d’insérer des séparateurs (point, slash, tiret...).
-> Exemple :  nr/yyyy les factures seront numérotées 1/2021, 2/2021 ... (si l'année en cours est 2021) ou Fmm/yy/nr les factures auront le numéro F12/21/1, F12/21/2 ... (pour une création au mois de Décembre 2021). 

  • Changement de date de création

Si vos numéros contiennent des variables de date, et que vous modifiez la date de création d’un document de facturation existant, le logiciel affiche alors un message vous demandant si le numéro du document doit également être mis à jour - cela afin de garantir la continuité de la numérotation. 

-> Par exemple, si votre numérotation inclut le mois en cours et que vous modifiez la date de création d’une ancienne facture datée du 30 Juin pour le 1er Juillet, le système vous demande si vous souhaitez attribuer le n° qui suit celui de la dernière facture créée (réponse Oui) ou conserver le n° d’origine (réponse Non). Il est conseillé de choisir Non.  

Logiciel Facturation Sécurisé Numérotation continue

 

► Options additionnelles

Vous pouvez également depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents :​


► Reprendre une Numérotation en cours 

Reprenez votre numérotation en cours afin de conserver une continuité entre vos factures précédemment créées et les factures du logiciel VosFactures En savoir plus. 


Empêcher ou non la Modification Manuelle 

Par défaut  : Modification possible 

Par défaut, le logiciel VosFactures vous permet de modifier manuellement le numéro d’un document pendant ou après sa création. 
Le logiciel assure la traçabilité d'une telle modification, précisant le n° attribué au document à sa création, ainsi que la date/heure et l'utilisateur à l'origine de toute modification de numéro. 

Verrouillage de la numérotation 

Toutefois si vous le souhaitez, vous pouvez empêcher la modification manuelle des numéros des factures et autres documents: En savoir plus.


Numérotation par Série (Multi-départements)

Si vous gérez plusieurs activités qui justifient une numérotation par séries distinctes, vous pouvez conjuguer différents formats de numérotation en passant par la création de plusieurs départements vendeurs (chaque département représentant une activité).

En effet si vous avez plusieurs départements sous un même compte, vous pouvez choisir d'adopter une numérotation différente pour chacun de vos départements depuis la fiche de chaque département en cochant l'option "Numérotation indépendante des documents de ce département (en cas de multi-départements)" : En savoir plus

Cas des dépenses

Contrairement aux documents de vente et de gestion de stock, les dépenses ne sont pas concernées par la numérotation automatique. Le système n'assure pas de numérotation chronologique, puisque le n° de la dépense saisie est sensé être celui de la facture d'achat d'origine. Le numéro n'est d'ailleurs pas obligatoire lorsque vous créez une dépense (en savoir plus).  

 



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Commentaires

Avatar sugester medium
10452
dommage qu'on ne puisse pas spécifier un champ à utiliser via le plugin pour avoir la meme numérotation que sur le site.

11 août 2021 16:29:03

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ulu642592
ludovic@vosfactures.fr
Réponse:   Bonjour, 

Depuis votre compte VosFactures, vous retrouvez ces factures et pouvez créer d'autres documents de facturation pour vos autres ventes éventuelles  Vous bénéficiez ainsi d'une gestion et d'un suivi centralisés depuis une seule interface - celle de VosFactures - via les nombreuses fonctions du logiciel (Gestion de Stock, Registre des Achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..) ainsi que de Personnaliser le Format de Numérotation.

Je vous souhaite une excellente journée.

  
Bien Cordialement
Ludovic
--
vosfactures.fr Ludovic Service clientèle Mail: ludovic@vosfactures.fr
Tel: +33(0)4.83.58.05.64
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16 août 2021 11:54:57

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