Documents de gestion de stock : Format et Création

Créé: 21/05/2015
Dernière mise à jour: 14/06/2017
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La fonction Gestion de stock permet de gérer et suivre facilement les entrées et les sorties de stock via la création facilitée des documents suivants:
  • Bon de commande (BC) à transmettre à vos fournisseurs
  • Bon d'entrée (BE) pour valider la réception de marchandise (et ainsi augmenter votre stock)
  • Bon de livraison (BL) pour vos clients
  • Bon de transfert (BT) de marchandise entre plusieurs entrepôts
  • Réservations de certains produits (afin de décompter votre stock sans attendre la facture ou le BL)
  • Consommation interne (CI) pour diminuer votre stock sans passer par une vente ou livraison (ex: échantillons, stock cassé...) 
  • Production interne (PI) pour augmenter votre stock sans passer par un achat fournisseur
  • Bon de livraison corrigé (pour corriger une livraison)
  • Bon d'entrée corrigé (pour corriger un approvisionnement)
  • Inventaires (pour contrôler et mettre à jour votre stock en masse par entrepôt)
Ces documents peuvent être créés rapidement à partir d’une ou plusieurs factures (ou autre) ou au contraire être créés d’abord pour ensuite donner lieu à une facturation éventuelle. 

Format des documents de gestion de stock

Le format des documents de gestion de stock est différent (simplifié) de celui des documents de facturation. Ils peuvent être imprimés, mais pas envoyés en ligne depuis le logiciel, contrairement aux documents de facturation. 

♦ Logo

Vous pouvez y ajouter votre logo en cochant l’option « Afficher le logo sur les documents de gestion de stock » située dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion de stock.
logo bon livraison

♦ Numérotation 

Comme avec les documents de facturation, depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents vous pouvez choisir le format de numérotation des documents de stock. 
numérotation bon de livraison commande transfert entrée

♦ Impression

Vous pouvez imprimer chaque document de gestion de stock:
  • sans prix, ou avec les prix d’achat ou les prix de vente. 
  • sans ou avec les références des produits listés. 
bon de livraison avec ou sans prix ou références

Ainsi, pour imprimer sans prix et avec les références produits, cliquez sur Imprimer > imprimer avec les références puis sur Imprimer > imprimer sans les prix. 
=> Remarque: Les lignes "Auteur" et "Date de la dernière sauvegarde" visibles sur l'aperçu ne figurent pas sur le pdf imprimé.  

Création

Il y a trois types de création:
  • Création manuelle
  • Création facilitée 
  • Création automatique

Création manuelle (directe)

Vous pouvez créer manuellement un document de gestion de stock : 
  • Depuis la liste des documents de stock 
l'onglet Gestion de stock > Documents de gestion de stock > Nouveau document:créer bon de livraison et autre
  • Depuis les raccourcis
depuis le tableau de bord ou depuis l'onglet Gestion de stock "+ Entrée" (BE et autre) et " - Sortie" (BL ou autre) gérer stock entrée sortie
  • Depuis la fiche d’un produit
en cliquant sur "Créer le document de gestion de stock":produit créer un bon d'entrée de stock

Création facilitée (depuis une facture ou autre) 

Depuis l’aperçu d’un document de facturation (devis, facture, dépense...), cliquez sur la commande "Documents de gestion de stock" puis sur "Créer le document de gestion de stock correspondant" qui sera déjà pré-rempli, et que vous pourrez modifier si besoin est. 

créer automatique bon livraison entrée depuis facture

Le formulaire du document de stock s'affiche, déjà pré-rempli avec coordonnées du client/fournisseur et les produits listés (nom, quantité, prix unitaire, total ht et ttc). Modifiez les champs souhaités éventuellement, puis cliquez sur sauvegarder. 
Le document de stock ainsi créé sera lié au document de facturation d’origine, pour une navigation facilitée et une traçabilité de votre stock, ainsi qu'une mise à jour automatique (voir paragraphe plus bas). 
Vous pouvez bien sûr effacer ou modifier à tout moment un document de stock.

Remarques:​

=> Par défaut les documents de vente (devis, facture..) donnent lieu à un BL et les dépenses à un BE, mais vous pouvez changer le type de document de stock à créer grâce au champ "Type" du formulaire (pensez alors à faire les modifications appropriées).
=> Les produits en tant que « services » listés sur le document de facturation ne sont pas repris sur les documents de stock. 
=> Seuls les champs marqués d'une astérisque sont obligatoires. 
=> Lors de la création, si vous voulez pouvoir modifier/compléter les références de vos produits, cliquez sur le bouton "Afficher les références" situé sur le coin haut droit du tableau sur le formulaire de création. Les références sont par défaut celles indiquées dans la fiche du produit ou dans la facture qui a servi à la création du BL/BE. 

Création automatique depuis une facture

Vous pouvez faire en sorte qu’à chaque création de facture (et seulement), le bon de livraison correspondant soit créé automatiquement grâce à l’option « Création automatique de documents en cas de sortie de stock (livraison) » situé dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion de stock. De la même façon, vous pouvez automatiser la création de bon d’entrée à chaque fois que vous créez une facture d’achat (dépense) :
création automatique bon de livraison
Les BL ou BE ainsi créés reprennent les coordonnées du client/fournisseur et les produits listés (nom, quantité, prix unitaire, total ht et ttc) et seront liés au document de facturation d’origine, pour une navigation facilitée et une traçabilité de votre stock, ainsi qu'une mise à jour automatique (voir paragraphe suivant). Vous pouvez bien sûr effacer ou modifier à tout moment les BL et BE ainsi créés (voir explication plus bas)
⇒ Remarque : les produits en tant que « services » listés sur le document de facturation ne sont pas repris sur les BL et BE. 

Mise à jour automatique

Si par la suite vous êtes amené à modifier votre document de facturation (facture, devis, dépense...), le document de gestion de stock (BL, BE...) qui y est lié sera mis à jour de façon automatique.
Si toutefois vous ne voulez pas cette mise à jour automatique, décochez l’option "Mise à jour automatique des documents de stock" dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion de stock

Options post-création

Une fois le document de gestion créé, vous pouvez:
modifier ou effacer 
- imprimer 
- créer un document similaire
- visualiser le résumé des opérations de stock
concernant les produits listés
visualiser l'origine ou la destination des produits
créer , désunir, ou visualiser la facture/dépense (ou autre) correspondante
- créer une autre facture/dépense (ou autre) - utile en cas de facturation partielle par exemple. 
modèle bon de livraison



 


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