Renseigner / Modifier la Quantité en Stock

Créé: 23/08/2016
Dernière mise à jour: 18/05/2022
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Depuis l'onglet Produits, vous pouvez lister les produits (articles) et services que vous vendez, renseigner un prix de vente et d'achat par défaut, une description, référence, etc... ainsi que la quantité détenue (stock) qui est mise à jour par le système à chaque vente.

Que vous optiez ou non pour la fonction Gestion de stock, plusieurs solutions sont disponibles pour renseigner et mettre à jour votre stock.  
 

  1. Renseigner la quantité des nouveaux produits
    - sans option Gestion de stock
    - avec option Gestion de stock
  2. Mise à jour automatique de la quantité
    - sans option Gestion de stock
    - avec option Gestion de stock
  3. Mettre à jour la quantité des produits


Renseigner la quantité des nouveaux produits

Vous avez plusieurs méthodes pour ajouter des nouveaux produits et renseigner votre stock de départ.

Sans Gestion de stock 

  • Manuellement (fiche produit)

Lorsque vous créez manuellement un nouveau produit depuis l'onglet Produits > bouton Nouveau produit, renseignez directement la quantité dans le champ "Quantité disponible".

  • En masse (importation)

Vous pouvez importer en masse vos nouveaux produits avec leur quantité grâce à l'onglet Importation. Vous pouvez visualiser les étapes d'une importation ici

Avec Gestion de stock

  • Manuellement (document de stock)

Même si vous pouvez créer un nouveau produit depuis l'onglet Gestion de stock > Produits > bouton Nouveau produit, vous ne pouvez pas renseigner sa quantité en stock depuis la fiche du produit (champ "Quantité disponible" grisé). Vous devez passer par la création d'un document de stock - généralement un bon d'entrée (BE) :

- soit en deux temps : création des produits puis création du BE
- soit directement : création d'un BE en renseignant les nouveaux produits (ou en sélectionnant des produits existants).

Pour créer un BE, allez dans l'onglet Gestion de stock > Entrée (ou Gestion de stock > Documents de stock > Nouveau document > BE). Vous pouvez renseigner le prix de vente, la référence, l'unité des produits, et surtout la quantité et le prix d'achat exact de chaque quantité achetée pour générer par la suite des rapports de marge précis.
Autres documents de stock possibles :
- Si vous devez renseigner la quantité d'un grand nombre de produits, vous pouvez utiliser l'inventaire mais vous ne pourrez pas renseigner le prix d'achat par quantité. 
- Si vous fabriquez vous même des produits finaux, utilisez plutôt le bon de Production Interne (PI) . 

  • En masse (importation)

Vous pouvez importer en quelques clics votre fichier de produits avec la quantité en stock de départ grâce à l'onglet Importation. Vous pouvez visualiser les étapes d'une importation ici


Mise à jour automatique de la quantité

A chaque vente, la quantité disponible est mise à jour automatiquement par le système.

Sans Gestion de stock 

-> Quand ? 

La quantité des articles facturés est mise à jour à chaque création de document comptable (vente) :

Les documents non comptables n'affectent pas la quantité des produits listés (devis, commande, intervention, proforma, reçu de paiement). Egalement, la création de factures d'achat (dépense) n'augmente pas automatiquement la quantité des articles achetés.

-> Où ?

Vous pouvez visualiser facilement la quantité vendue et en stock d'un article depuis :

Notez que vous pouvez faire une recherche des articles par leur quantité en stock. 

Avec Gestion de stock

Le suivi des ventes et achats est beaucoup plus précis avec la fonction Gestion de stock.

-> Quand ?

La quantité des articles facturés est mise à jour :

  • à chaque création de documents comptables (vente) :
  • à chaque création de documents de stock (vente et achat) : 
    • Bon de livraison (BL)
    • Bon de livraison corrigé
    • Bon de production 
    • Bon de consommation 
    • Bon de réservation
    • Bon d'entrée (BE)
    • Bon d'entrée corrigé

Le système distingue les articles livrés ou non, et réalise un calcul automatisé des marges réalisées suivant le principe FIFO. Typiquement : 

- Approvisionnement puis Facturation : 
  1. vous générez un ou des BE -> la quantité disponible des produits est mise à jour. 
  2. vous générez la facture d'achat correspondante. 
- Facturation puis Approvisionnement : 
  1. vous générez une facture d'achat -> rien ne se passe au niveau du stock
  2. vous générez le(s) BE correspondant(s) -> la quantité disponible des produits est mise à jour. 
- Facturation puis Livraison :
  1. vous générez une facture de vente -> la quantité disponible des produits est mise à jour 
  2. vous générez le(s) BL correspondant(s) -> le système calcule la marge des produits vendus.
- Livraison puis Facturation :
  1. vous générez un ou des BL -> la quantité disponible des produits est mise à jour 
  2. vous générez la facture de vente correspondante -> le système calcule la marge des produits vendus.

En bref, si vous générez une facture de vente et ensuite un BL, la facture va diminuer votre stock. En revanche si vous créez d’abord un BL et ensuite la facture c’est le BL qui diminue automatiquement le stock. En cas de dépenses, la facture d’achat ne va pas impacter votre stock qui sera mis à jour seulement si vous créez un document de stock (ex : BE).

Pour rappel, vous pouvez automatiser la création des BL et/ou automatiser la création des BE à chaque création de facture (de vente / d'achat).

-> Où ?

Vous pouvez visualiser facilement la quantité vendue et en stock d'un article (par entrepôt) depuis :

  • la facturation 
  • la liste des produits grâce à la colonne "disponibilité" : quantité en stock disponible 
  • la fiche d'un produit avec une distinction des approvisionnements/ventes avec documents de stock (ex : création d'un BE) des ventes sans documents de stock (ex: vente sans livraison), et un historique des livraisons/facturations via les boutons "Voir" et "Opérations des entrepôts" 

Résumé Quantité Fiche Produit Gestion Stock
 


Mise à jour manuelle de la quantité


Sans Gestion de stock

  • manuellement : directement depuis la fiche produit via le champ "Quantité disponible". 
  • en masse : grâce à l’importation (option Mise à jour) En savoir plus

Avec Gestion de stock

  • via la création d'un document de stock approprié - selon qu'il s'agisse d'augmenter ou de diminuer la quantité en stock. 
  • en effectuant un inventaire 
  • en masse via l’importation (option Mise à jour). 

 

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