Renseigner / Modifier la Quantité en Stock

Créé: 23/08/2016
Dernière mise à jour: 04/11/2021
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Depuis l'onglet Produits, vous pouvez lister les produits (articles) et services que vous vendez, renseigner un prix de vente et d'achat par défaut, une description, référence, etc... ainsi que la quantité détenue (stock) qui est mise à jour par le système à chaque vente.

Que vous optiez ou non pour la fonction Gestion de stock, plusieurs solutions sont disponibles pour renseigner et mettre à jour votre stock.  
 

  1. Renseigner la quantité des nouveaux produits
    - sans option Gestion de stock
    - avec option Gestion de stock
  2. Mise à jour automatique de la quantité
  3. Mettre à jour la quantité des produits


Renseigner la quantité des nouveaux produits

Vous avez plusieurs méthodes pour ajouter des nouveaux produits et renseigner votre stock de départ.

Sans Gestion de stock 

  • Manuellement

Lorsque vous créez manuellement un nouveau produit depuis l'onglet Produits > bouton Nouveau produit, renseignez directement la quantité dans le champ "Quantité disponible".

  • En masse

Vous pouvez importer en masse vos nouveaux produits avec leur quantité grâce à l'onglet Importation. Vous pouvez visualiser les étapes d'une importation ici

Avec Gestion de stock:

  • Manuellement

Même si vous pouvez créer un nouveau produit depuis l'onglet Gestion de stock > Produits > bouton Nouveau produit, vous ne pouvez pas renseigner sa quantité en stock depuis la fiche du produit (le champ "Quantité disponible" est grisé).
Vous devez passer par la création d'un document de stock (bon d'entrée BE) pour renseigner la quantité en stock. Vous pouvez le faire : 
- soit en deux temps (création des produits, puis création du BE)
- soit directement lors de la création d'un BE en renseignant les nouveaux produits (ou en sélectionnant des produits existants) et leur quantité respective.
Pour créer un BE, allez dans l'onglet Gestion de stock > Entrée ou Gestion de stock > Documents de stock > Nouveau document > BE). Lors de la création d'un BE vous pouvez renseigner le prix de vente, la référence, l'unité des produits, et surtout la quantité et le prix d'achat exact de chaque quantité achetée pour générer par la suite des rapports de marge précis.
Notez que vous pouvez également créer de la même manière de nouveaux produits lors de la création d'un bon de Production Interne (PI) si vous fabriquez vous même des produits finaux. 

  • En masse

Vous pouvez importer en quelques clics votre fichier de produits avec la quantité en stock de départ grâce à l'onglet Importation. Vous pouvez visualiser les étapes d'une importation ici


Mise à jour automatique de la quantité

A chaque vente, la quantité disponible est mise à jour (décomptée) automatiquement par le système.
La quantité est mise à jour uniquement lorsque vous générez les documents comptables suivants : facture, avoir, reçu, facture de solde, autre document. 
Attention les documents suivants n'impactent pas la quantité des produits : 

  • documents non comptables (devis, bon de commande, facture proforma, reçu de paiement)
  • facture d'acompte (la quantité est décompté au moment de la création de la facture de solde).

Vous pouvez suivre facilement la quantité en stock depuis la liste des produits, depuis la fiche d'un produit, ou lors de la création de document

► Cas de la Gestion de stock:

Le suivi des ventes et achats est beaucoup plus précis avec la fonction gestion de stock. Ainsi, le système va distinguer les ventes sans document de stock, des ventes avec documents de stock (bon de livraison, réservation, ou consommation interne). Ainsi, vous pouvez distinguer les produits livrés et non livrés, et suivre les mouvements de votre stock. En plus des liens vers les documents de facturation listant le produit, vous pouvez également accéder aux documents de stock correspondants grâce aux boutons "Voir" et "Opérations des entrepôts". 
P.S: En cas de multi-entrepôts, le système distingue les quantités et documents par entrepôt. 

Résumé Quantité Fiche Produit Gestion Stock


De plus, afin de gagner du temps, vous pouvez paramétrer votre compte de telle manière à automatiser la création des BL et/ou automatiser la création des BE à chaque création de facture (de vente / d'achat).


Mettre à jour manuellement la quantité des produits


► Sans Gestion de stock

  • manuellement : directement depuis la fiche produit via le champ "Quantité disponible". 
  • en masse : grâce à l’importation (option Mise à jour) En savoir plus

► Avec Gestion de stock

  • via la création d'un document de stock approprié - selon qu'il s'agisse d'augmenter ou de diminuer la quantité en stock. 
  • en effectuant un inventaire 
  • en masse via l’importation (option Mise à jour). 


 



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