De nombreuses options de verrouillage vous permettent de protéger vos factures et autres documents contre toute modification. Découvrez le verrouillage par date.

1. Principe
2. Où indiquer la date de verrouillage ?
3. Modifier la date de verrouillage 
4. Remarque : votre comptable

Principe

Le logiciel de facturation VosFactures se veut flexible et vous permet de créer facilement des factures personnalisées que vous pouvez modifier et même supprimer à tout moment - tout en assurant un suivi de ces actions.
Vous pouvez opter toutefois pour le verrouillage des documents créés avant une date choisie (documents de facturation et de gestion de stock) : les documents précédemment créés ne pourront ni être modifiés, ni être effacés, et aucun document daté d’une date antérieure à la date choisie ne pourra être créé.

Ceci peut être très utile pour votre suivi comptable périodique ainsi qu'en cas de clôture de vos comptes annuels. Vous ou votre comptable pouvez par exemple verrouiller vos documents de facturation :

• après l'export comptable de vos documents
• après la déclaration de TVA effectuée
• après la clôture de l'exercice comptable 

En cas de clôture de l'exercice comptable, le fait d'indiquer une date permet de vous assurer non seulement qu'aucune facture ne peut être modifiée ni supprimée, mais également de prouver qu'il n'est pas possible de créer des factures anti-datées. 

Où indiquer cette date ? 

Comptes avec option "Plan comptable" 

Si vous avez activé la fonction "Plan Comptable", cliquez sur l'onglet dédié "Comptabilité" dans la barre de menu noire et indiquez la date souhaitez dans le champ "Verrouillage des documents jusqu’au". Confirmez votre choix avant de sauvegarder. 

 

Comptes sans option "Plan comptable" 

Si vous n'avez pas opté pour la fonction "Plan Comptable", allez dans vos Paramètres  > Paramètres du compte > Options par défaut > Sections Documents et indiquer dans le champ "Verrouillage des documents jusqu’au". Confirmez avant de sauvegarder. 

 

 

Modifier la date de verrouillage 

Pour modifier la date choisie, il suffit de se rendre dans le champ indiqué ci-dessus et choisir une autre date avant de sauvegarder. 

❗Attention : Pour les utilisateurs français, la date indiquée ne pourra pas être remplacée par une date antérieure, mais uniquement ultérieure, et ce dans le cadre de la loi dite "AntiFraude" applicable depuis 2018. 
 

Types de documents verrouillés

Par défaut tous les documents de facturation (factures, devis...) ainsi que les éventuels documents de gestion de stock liés, sont concernés par ce verrouillage par date.
Mais vous pouvez choisir d'exclure :

• Les dépenses 

Par défaut, les dépenses seront également verrouillées au même titre que les documents de vente. Toutefois pour ne pas inclure les dépenses dans cette option de restriction, il suffit de cocher l'option "Exclure les dépenses".

• Les documents non comptables

Par défaut, même les documents de facturation qui ne sont pas des factures (i.e qui ne rentrent pas dans votre chiffre d'affaire) sont concernés par le verrouillage par date. Mais vous pouvez exclure ces documents non comptables (devis, bons de commande, ...) de cette option de restriction, en cochant l'option "Exclure les documents non comptables".

Remarque : votre comptable

Si votre compte est associé à un compte comptable, seul votre comptable pourra modifier cette date (en savoir plus). 

Autres Options de Protection 

Sachez que vous pouvez aussi:

• Empêcher la Suppression des Documents créés
• Empêcher la Modification et Suppression des Documents Imprimés
• Empêcher la Modification et Suppression des Documents envoyés
• Empêcher la Modification des Numéros des documents
• Empêcher la Modification de la Date de Création des documents