Télécharger: Exporter / Imprimer les documents de facturation

Créé: 25/10/2013
Dernière mise à jour: 26/06/2018
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Les données de votre compte VosFactures sont stockées et sauvegardées sur des serveurs hautement sécurisés. Si vous le souhaitez, vous pouvez à tout moment les exporter depuis le logiciel - afin par exemple de les transmettre à votre comptable, ou d'en garder une copie sur votre disque dur - et ce même si votre abonnement est échu.


Principe

Vous pouvez facilement réaliser des téléchargements groupés afin d'imprimer ou d'exporter sous divers formats plusieurs documents de facturation (vente ou achat).
Les documents de facturation peuvent être téléchargés depuis l'onglet Revenus > Tous (ou Dépenses > Tous):

  • au format EXCEL
  • au format CSV
  • au format XML
  • au format PDF ou ZIP

Les fichiers éventuellement joints aux documents peuvent également être téléchargés de manière groupée en ZIP - très utile pour les justificatifs des factures d'achat.  


Exporter vers Excel 

Notez que vous pouvez exporter 1 000 documents maximum vers Excel en une seule fois, depuis les onglets Revenus et Dépenses

Etape 1: Affiner la liste des documents
Utilisez le module de recherche situé à gauche de la liste en sélectionnant les critères souhaités (par Type de documents, Période, Etat, Département, etc...) puis cliquez sur le bouton Rechercher
Vous pouvez sélectionner (cocher) certains documents si vous ne souhaitez pas exporter tous les documents listés. 
Etape 2: Sélectionnez le format Excel souhaité
Cliquez sur l'icône "Export/imprimés" situé en haut à droite de la liste. Vous avez alors au choix:
  • Un export simple vers Excel (1 ligne = 1 document), ou bien vers XLS avec chaque article sur une nouvelle ligne si plus d'un produit est facturé par document (utiles pour faire des statistiques poussées ou pour ré-importer les factures dans un autre logiciel).
  • Un export type "Export comptable" qui lui aussi reprendra votre facturation au format Excel, correspondant à un journal de vente (ou d'achat en cas de dépenses) sans ou avec comptes comptables (en savoir plus).

Attention, si vous n'avez pas sélectionné de document, tous les documents listés seront importés, sinon seuls les documents sélectionnés seront exportés. 

Le téléchargement démarre. Cliquez sur le bouton "Prêt" pour finaliser le téléchargement. Tous les documents listés seront ainsi exportés.


Exporter en CSV

Si le format Excel ne vous convient pas, vous pouvez opter pour un export au format CSV. Notez que vous pouvez exporter 1 000 documents maximum, à l'exception des abonnés Max qui eux pourront exporter jusqu'à 10 000 documents en une fois.
Suivez la même procédure décrite ci-dessus mais sélectionnez l'option "Exporter en CSV" depuis l'icône "Export/Imprimés".


Exporter vers XML

Notez que vous pouvez exporter 1 000 documents maximum vers XML en une seule fois. 
Suivez la même procédure décrite ci-dessus, mais sélectionnez l'option "Exporter vers XML" depuis l'icône "Export/Imprimés".


Exporter en PDF ou ZIP

Notez que vous pouvez exporter 100 documents maximum vers un fichier PDF en une seule fois. 
Pour un export en PDF, vous avez deux solutions:

Solution 1: fichier PDF ou ZIP

Etape 1: Affiner la liste des documents
Utilisez le module de recherche situé à gauche de la liste en sélectionnant les critères souhaités (par Type de documents, Période, Etat, Département, etc...) puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Etape 2: Cocher les documents à télécharger
Séléctionnez les documents que vous souhaitez télécharger ou cochez simplement sur la case située à côté du "N°" puis cliquez sur le bouton "Télécharger/Imprimer" de la barre de menu s'affichant en haut de la liste.

Plusieurs formats PDF sont proposés:

  • "PDF": dans un fichier unique comprenant les PDF de tous les documents listés.
  • "ZIP": dans un fichier compressé comprenant autant de fichiers PDF que de documents listés.
  • "ZIP (avec pièces jointes)": dans un fichier compressé comprenant autant de sous-fichiers que de documents listés. Chaque sous-fichier contient le PDF du document ainsi que la ou les fichiers joints au document

Solution 2: tableau ou fichier PDF

Suivez la même procédure décrite ci-dessus si vous souhaitez affiner dans un premier temps la liste des documents à télécharger. Puis depuis l'onglet "Export/Imprimés" choisissez l'un des formats proposés: 
  • "Liste des documents (tableau)" est un tableau sous format PDF qui reprend les principales données (date, client, total, état...)
  • "Documents dans un fichier PDF" est un fichier unique comprenant les PDF de tous les documents listés.
 

Remarques

  1. Un document seul peut également être téléchargé en PDF, XML et JSON depuis l'aperçu du document. 
  2. Les pièces jointes à un seul document peuvent aussi être téléchargées en PDF depuis l'aperçu du document. 
  3. Vous pouvez également exporter vers Excel la liste de vos produits, contacts, et paiements, et documents de stock.


 



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