Conseils sur l'mportation de vos données dans votre compte

Published at 16 juin 2015 13:51:00

Avant de procéder à l'importation de vos données existantes (factures, contacts, produits...), lisez les quelques conseils qui suivent. 

L’importation étant un procédé délicat, favorisez si possible le format XLS, qui vous permettra de modifier plus facilement vos données si besoin est.

Importation de documents : facture, devis…

► Paramétrez d'abord votre compte avant l'importation: renseignez les coordonnées de votre entreprise (depuis Paramètres > Départements),  ajouter éventuellement un logo qui apparaîtra sur les documents à importer, choisissez votre format par défaut ...  

Seuls les champs suivants sont obligatoires lors de l'importation de documents: 

  • Date de création (correspond au titre "issue_date" lors de l'importation)
  • Nom du client (correspond au titre "buyer_name", et est importé comme un contact professionnel)
  • Nom du produit (correspond au titre "position.name")
  • Quantité du produit (correspond au titre "product.quantity")
  • Total ttc de la ligne du produit (correspond au titre "position.total_price_gross")

Ces variables se situent en haut de la liste déroulante (lorsque vous choisissez le titre de chaque colonne).

Ainsi, si vous n'importez pas de colonnes "Numéros" de documents, le système attribuera automatiquement un numéro à chaque document importé (selon le format de numérotation choisi dans vos paramètres du compte). 

► Si vous n’importez pas que des factures, rajouter dans votre fichier d'importation une colonne où vous indiquerez le type (nom) du document (correspond au titre "Kind : Type" lors de l'importation):

Facture
Facture Proforma
Devis
Facture d’acompte
Facture de solde
Facture d’avoir
Bon de commande

►  N’écrivez pas de symbole % (dans les colonnes taux TVA, escompte…).

► Ecrivez les dates avec le format 01/10/2010

►  En cas de devises autres que celle définie par défaut dans les paramètres du compte, rajoutez une colonne devise où vous indiquez les initiales de la devise (par exemple: EUR).

►  Dans la colonne « Etat », vous pouvez indiquer :

Créé
Envoyé
Payé
Payé en partie
Rejeté
Accepté

► Si vous n'importez pas de colonne "Etat", alors les factures seront générées par défaut avec l'état "Créé". 

► Pour les factures avec un état Payé, si vous n'indiquez pas de date de paiement (Paiement reçu le:) dans votre fichier d'importation, alors le système considère que la facture a été payée le jour de la date de l'importation. Si vous voulez afficher une autre date de paiement, il faut alors inclure une colonne dans votre fichier et l'importer sous le titre  "paid_date: Paiement reçu le"​

► Vous n'êtes pas obligé de renseigner/importer le nom et coordonnées du vendeur (c'est-à-dire de votre entreprise), car le système choisira par défaut le département principal de votre compte, et remplira donc automatiquement les données de votre département sur les documents importés. Si toutefois vous importez une colonne nom du vendeur, pensez à importer également les autres données (adresse, tel ...) si vous voulez les afficher sur les documents importés. 

► Si vous avez plusieurs départements, il vous suffit d'importer un colonne sous le titre "department_id" dans laquelle vous notez le numéro d'identification du département concerné (le n° ID est visible depuis l'url du département lorsque vous êtes dans la fiche du département, ex: macompagnie.vosfactures.fr/departments/29973/edit). Ainsi en terme de coordonnées vendeur, c'est tout ce que vous avez besoin d'importer. 

►  De la même manière, si vous souhaitez faire apparaître les coordonnées complètes de vos clients, pensez à les ajouter à votre fichier d'importation (ex: colonne « N° et nom de rue du client»), et ce même si les clients existent déjà dans votre compte.  

►  En cas de réduction/remise sur une ligne (produit/service), indiquez le montant TTC de la réduction dans la colonne « Réduction » (qui correspond au titre « position.discount »), et indiquez le total TTC ou HT de la ligne avant réduction (qui correspond au titre «position.total_price_gross» ou «position.total_price_net»). Les chiffres de la réduction doivent être positifs.

► En cas de réduction/remise globale, celle-ci doit être considérée comme une ligne et les chiffres doivent être négatifs.

► Notez qu’avec l’importation de documents, le système importera également les contacts et les produits listés sur les documents importés si ceux-ci n'existent pas déjà dans votre compte. Vous n'êtes donc pas obligé de faire d'importation de contacts préalable par exemple (et il n'y a pas de risque de doublons si le contact existe déjà).Vous pourrez si vous le souhaitez les mettre à jour avec une importation de contacts et de produits.

 ► Si vous n'importez pas de colonne "Date limite de règlement", les documents importés auront une date limite de règlement égale à date de création + 1 jour. Si vous ne souhaitez pas afficher de date limite de règlement, vous devez ajouter une colonne à votre fichier qui sera importée sous le titre "payment_to_kind: Date d'échéance" dans laquelle vous mettrez la valeur "off" (écrivez off sans les guillemets) pour ne pas faire apparaître de date limite de règlement. 

 ► Si votre fichier ne contient pas de colonne "taux de tva", les documents importés auront un taux de tva égal à 0. Sinon, importez une colonne de taux de tva sous le titre "position.tax" sans ajouter de % (écrivez par exemple "20" si le taux de tva est de 20%). 

Importation de produits: 

► Seuls les champs suivants sont obligatoires lors de l'importation de produits:

  • Nom du produit (correspond au titre "name: Nom" lors de l'importation). Attention deux produits ne peuvent pas avoir le même nom (mais peuvent avoir la même référence)
  • Prix unitaire TTC (correspond au titre "price_gross: PU TTC" lors de l'importation)
  • Prix unitaire HT (correspond au titre "price_net: PU HT" lors de l'importation)

► Le taux de TVA correspond au titre "tax: TVA" ; le code/référence d'un produit correspond à "code: Référence du produit", et l'unité correspond à "quantity_unit: Unité", la quantité (stock) correspond à "stock_level: Quantité disponible". 

► N’écrivez pas de symbole % (dans les colonnes taux de taxe).
 

Importation de contacts :

►  Les numéro et nom de rue doivent être dans une même colonne.

►  Le système importe par défaut tous les contacts en tant que professionnels. Une fois le fichier importé, vous pouvez bien sûr éditer chacun de vos contacts particuliers et cocher «Particulier». Si vous voulez distinguer entre vos contacts pro et particuliers lors de l'importation, vous devez ajouter sur le fichier à importer:
1) une colonne 
"Nature" où les cellules auront la valeur 0 lorsque le contact est un particulier et la valeur 1 lorsque le contact est un professionnel. Cette colonne sera importée en tant que "company: professionnel". 
2) une colonne "Nom de famille" (dupliquez simplement la colonne des noms de vos contacts). Une colonne sera importée en tant que "last_name: nom de famille" et l'autre colonne en tant que "name: nom de la compagnie" 
3) 
Pour un meilleur classement de votre future liste de contacts particuliers, rajoutez une colonne « Nom d’usage » et recopiez-y les noms de famille de vos clients particuliers (sinon le système affichera d’abord le prénom avant le nom), et le nom de la société de vos contacts professionnels.

► Pour distinguer les fournisseurs des acheteurs, ajoutez une colonne "Type" où les cellules auront la valeur "buyer" lorsque le contact est un acheteur, la valeur "seller" lorsque le contact est fournisseur et la valeur "both" lorsque le contact est un acheteur et un fournisseur. Cette colonne sera importée avec le titre "kind: Type". 
 

Remarque : Catégories

Si vous importez des catégories dans vos fichiers produits ou documents, vous devez procéder comme suit: 
1) Créer d'abord les catégories dans votre compte VosFactures (Paramètres > Catégories)

2) Remplacer dans votre fichier le nom des catégories par le numéro d'ID des catégories créées sur VosFactures (le numéro d'ID apparaît sur l'url lorsque vous éditez la catégorie). 

Et n'oubliez pas! Si vous rencontrez des difficultés avec l'importation de vos données, nous sommes là pour vous aider: info@vosfactures.fr

 



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