Exporter des Factures vers Chorus PRO

Créé: 26/07/2018
Dernière mise à jour: 08/03/2019
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Vous êtes fournisseur de l'Administration Publique Française et vous facturez le Service Public ? 
Le logiciel de Facturation VosFactures vous permet de créer des factures et les déposer facilement sur le portail dédié Chorus Pro !

  1. Chorus PRO: un portail Obligatoire
  2. Activer la Fonction Export Chorus
  3. Créer une facture
  4. Exporter les Factures sur Chorus PRO
  5. Remarques

1- Chorus Pro : un portail obligatoire

Le portail Chorus Pro (anciennement Chorus Factures) est un site internet à disposition des fournisseurs des services de l’Etat pour y déposer leur factures électroniques. En effet il est obligatoire pour les entreprises fournisseurs de l’administration française (l’État, les établissements publics, et les collectivités territoriales) d’émettre toutes leurs factures par voie électronique pour l’ensemble des biens et des services rendus au secteur publique, et d’envoyer leurs factures via le portail Chorus PRO. En effet l'Etat reconnaît les avantages d'une facturation en ligne :

  • réduction des coûts
  • gain de temps
  • gestion transparente
  • paiements plus rapides

Les factures déposées sur Chorus PRO doivent respecter un certain format (formats structurés UBL et UBL mixte) et comporter différents champs obligatoires.

Le logiciel de Facturation VosFactures vous permet de générer des factures avec un tel format, et de les déposer facilement sur Chorus PRO, via la simple génération d'un rapport dédié.  

2- Activer la Fonction Export Chorus

Tout d'abord, activez la fonction "Exports vers Chorus Pro" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > Comptabilité et Exports, sans oublier de sauvegarder. 


Fiche Contact

Une fois la fonction activée, vous pourrez compléter les champs dédiés dans la fiche de vos contacts concernés par Chorus. En effet sur la fiche du contact (accessible depuis l'onglet Contacts ou directement depuis la facture en cliquant sur le nom de l'acheteur) vous trouverez 2 champs, correspondant aux identifiants Chorus de l'acheteur :

  • Typage Identifiant Débiteur (Chorus) : sélectionnez le type d'identifiant Chorus du contact
  • Identifiant Débiteur (Chorus) : indiquez l'identifiant Chorus du contact



N'oubliez pas de sauvegarder la fiche du contact. 
Notez que vous pouvez renseigner ces 2 champs en masse via une importation/mise à jour et via l'API

3- Comment créer une Facture Compatible Chorus ?

La création d'une facture n'a rien de particulier !
Créez votre facture comme tout autre document de facturation créé avec le logiciel VosFactures. En revanche, pensez à bien : 
  • indiquer l'adresse du contact (y compris le pays "France")
  • sélectionner le mode de règlement existant "Virement bancaire" si tel est le cas 
  • compléter les identifiants Chorus du contact (avant ou après la création de la facture) comme expliqué précédemment. 

 

4- Exporter les Factures vers Chorus PRO 

4.1- Générer le Fichier

Une fois la ou les factures créées, afin de les exporter vers Chorus, il suffit de générer le rapport dédié afin d'obtenir le fichier que vous téléchargerez sur le portail Chorus. 
Pour cela, depuis l'onglet Rapports, choisissez le rapport "Export vers Chorus PRO" puis :
  1. Sélectionnez les critères de recherche, et notamment :
    - Période concernée
    - Département vendeur (en cas de multi-départements)
  2. Complétez les 3 champs concernant vos identifiants Chorus : Typage identifiant, Identifiant Fournisseur, Code de l'application émettrice; Vous pouvez également choisir un contact en particulier via le critère "Contact" visible en cliquant sur "Plus d'Options". 
  3. Cliquez sur le bouton "Afficher le rapport" puis sur "Prêt" une fois le rapport généré : la liste des factures s'affiche;
  4. Cliquez ensuite sur le bouton "Exporter vers XML";
  5. Le fichier (avec l'extension tar.gz) se télécharge sur votre ordinateur. 


Téléchargez ce fichier sur votre ordinateur sans le décompresser.
Ce fichier contient chaque facture (visée par les critères de recherche du rapport) sous un format XML compatible avec le portail Chorus.
Remarque : factures inclues dans le fichier
Le Logiciel inclut automatiquement et uniquement les factures pour lesquelles l'identifiant Chorus PRO est renseigné au niveau de la fiche contact. Si un client n'a pas d'Identifiant Débiteur Chorus, ses factures ne seront pas incluses dans le rapport. 

4.2- Déposer le Fichier sur Chorus PRO

1- Connectez-vous au portail chorus-pro.gouv.fr et cliquez sur Factures Emises > Dépôt factures 


2-  choisissez comme format de dépôt "XML structuré" et comme syntaxe "UBL invoice"


3- Cliquez sur le bouton Parcourir et télécharger le fichier du rapport:


4- Le fichier a bien été importé. 


Notez que le flux peut pendre 24h pour apparaître sur votre compte Chorus. Vous pourrez ensuite en vérifier le statut. 

Remarques

chorus-pro.gouv.fr/qualif

Si vous vous connectez plutôt à l'interface chorus-pro.gouv.fr/qualif, qui permet de faire un raccordement EDI, voici comment déposer le fichier :

 

Mode de Facturation

Le mode de facturation ne peut pas être choisi lors du dépôt mais indiqué dans le fichier xml de chaque facture. Le logiciel VosFactures attribue automatiquement les modes de facturation suivants :

  • "A2: Dépôt par un fournisseur d'une facture déjà payée" si la facture a pour état "payé"
  • "A1: Dépôt par un fournisseur d'une facture" pour tous les autres états. 

Champs Importés

Notez que le contenu du champ "N° de commande" des factures sera importé en tant que Code Engagement juridique (Invoice.OrderReference.ID) sur Chorus PRO. 
Les coordonnées bancaires du vendeur (IBAN et Nom de la banque) seront visibles sur les Factures de Chorus PRO uniquement si le mode de règlement est bien "Virement bancaire". 

 

Une question ou suggestion? Contactez-nous ! 


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