Catégories : création et applications

Créé: 02/05/2017
Dernière mise à jour: 08/05/2019
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Avec le logiciel de facturation VosFactures, vous pouvez classer vos documents de vente et d'achat, vos clients et fournisseurs, ainsi que vos produits dans des catégories. Il y a plusieurs avantages à utiliser des catégories:

  • Recherche facilitée par catégorie
  • Suivi du chiffre d'affaire et bénéfice par catégorie
Une catégorie peut être une famille de produits, certains types de clients, représenter un commercial/vendeur, ou représenter un chantier/projet par exemple. 


Créer une catégorie

Vous pouvez créer autant de catégorie que vous voulez, que ce soit des catégories produits, contacts ou documents depuis Paramètres > Catégories. 

Cliquez sur le bouton bleu Ajouter et indiquez le nom de la catégorie. Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter une description (interne), comme par exemple si la catégorie concerne les produits ou les documents. N’oubliez pas de sauvegarder.

 

Attribuer une catégorie

Vous pouvez attribuer une catégorie aux produits, documents, et contacts. 

Catégories et Produits

Une fois la catégorie créée, vous pouvez l’attribuer :

  • en masse depuis la liste: cochez les produits depuis la liste et sélectionnez la catégorie grâce au menu qui s'affiche en haut de la liste :
  • en masse via une importation grâce au champ "category_id: Catégorie" (en savoir plus). 
  • par produit : modifiez la fiche du produit et sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante du champ “Catégorie” puis sauvegardez.


⊕ Utilités

✓ Recherche facilitée
Grâce au critère “Catégorie” du module de recherche, vous pouvez affiner par catégorie la liste :

  • de vos produits
  • de vos documents (le système affichera tous les documents listant au moins un produit de la catégorie).
✓ Affichage 
Avec la personnalisation de l'affichage des colonnes vous pouvez afficher la colonne Catégorie depuis la liste des Produits. La Catégorie est également reprise dans votre fichier excel suite à un export de Produits.

✓ Rapports
De nombreux rapports et graphes peuvent être générés par catégorie:
  • Tous les graphes, via le critère de sélection “Catégories” (vous pouvez choisir plusieurs catégories)
  • ​Le rapport “Revenus et dépenses par catégories de produit" 

Ainsi vous pouvez vérifier quelle(s) catégorie(s) de vos produits sont les plus vendues par ex. en affichant le chiffre d’affaire par catégorie de produit.  

Catégories et Documents

Une fois la catégorie créée, vous pouvez l’attribuer :

  • en masse: cochez les documents concernés depuis la liste et sélectionnez la catégorie grâce au menu qui s'affiche en haut de la liste.
  • par document: sélectionnez la catégorie depuis le formulaire de création/modification du document, via le champ “Catégorie” situé en haut du formulaire.

⊕ Utilités

✓ Recherche facilitée
Grâce au critère “Catégorie” du module de recherche, vous pouvez affiner par catégorie la liste de vos documents depuis l'onglet Revenus et l'onglet Dépenses. Ainsi si une catégorie = un commercial, vous pouvez effectuer un suivi des ventes de chaque commercial

✓ Affichage 
Avec la personnalisation de l'affichage des colonnes vous pouvez afficher la colonne Catégorie depuis la liste des Revenus et Dépenses. La Catégorie est également reprise dans votre fichier excel suite à un export de Documents.

✓ Rapports
De nombreux rapports et graphes peuvent être générés par catégorie :

  • Tous les graphes grâce au critère de sélection “Catégories” (vous pouvez choisir plusieurs catégories)
  • ​Le rapport “Revenus et dépenses par catégorie" qui permet de visualiser en un clic la marge (profit) dégagée par catégorie. Par ex si une catégorie = un chantier, vous pouvez voir combien vous avez dégagé de bénéfice par chantier. Idem si une catégorie = un commercial. 

Catégories et ​Contacts

Une fois la catégorie créée, vous pouvez l’attribuer à un contact (client ou fournisseur) en la sélectionnant depuis la liste déroulante du champ “Catégorie” depuis la fiche du contact (nouveau ou existant), visible dans la partie “Plus d’options”, sans oublier de sauvegarder.

⊕ Utilités

✓ Recherche facilitée
Grâce au critère “Catégorie” du module de recherche, vous pouvez affiner par catégorie la liste de vos contacts.

✓ Affichage 
Avec la personnalisation de l'affichage des colonnes vous pouvez afficher la colonne Catégorie depuis la liste des Contacts. La Catégorie est également reprise dans votre fichier excel suite à un export de Contacts.

✓ Rapports
Les rapports de la section “Contacts” peuvent être générés pour une ou plusieurs catégories grâce au critère de sélection “Catégories”. Vous pouvez ainsi afficher le chiffre d’affaire réalisé auprès d’une catégorie de clients. 


Modifier / Supprimer une catégorie

Vous pouvez effacer ou modifier les catégories à tout moment en cliquant sur l'icône de roue en fin de ligne de la catégorie concernée depuis Paramètres > Catégories.

 

Remarque

Pour une recherche plus approfondie et un classement plus avancé de vos produits et contacts, vous pouvez opter pour l'ajout de tags.



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