Créer un Document ou Paiement Test

Créé: 08/01/2018
Dernière mise à jour: 14/02/2018
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Une option "Test" a été ajoutée au logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous permettant de créer des documents de facturation et/ou des paiements "test".
Vous pouvez utiliser cette option Test à tout moment : pendant votre période d'essai et tout au long de votre utilisation pour former vos équipes.

Caractéristiques et avantages

La fonction Test a été développée non seulement dans le but de vous faciliter l'apprentissage du logiciel, mais surtout afin de bien distinguer vos documents et paiements réels de ceux créés à titre d'essai. Ceci est particulièrement important en cas de contrôle par l'administration fiscale, surtout pour les entreprises françaises. 
En effet pour rappel, depuis le 1er Janvier 2018, le logiciel VosFactures est conforme à la loi française "Anti-fraude" répondant, entre autres, aux critères de traçabilité des données. Ainsi en cas de contrôle, l'historique des modifications et suppressions des documents/paiements pourra être transmis.
Il est donc fortement recommandé d'utiliser l'option test si vous faites des essais et créez de "faux" documents et/ou paiements - afin de pouvoir justifier la suppression de telles données. 
Voici les caractéristiques importantes :

 Marquage :
  • Numérotation indépendante des documents test, avec l'ajout du suffixe "_TEST" au numéro ;
  • Ajout de la mention "DOCUMENT TEST" sur l'arrière plan des documents test ;
  • Ajout de mot "TEST" au nom des paiements.
Irréversibilité :  
  • Une fois créé, un document ou paiement test reste en mode Test.
Exclusion : 
  • Les documents et paiements test ne sont pas pris en compte dans votre CA ni dans vos rapports.

Activer l'option Test 

A part pour les comptes des utilisateurs basés en France, l'option Test n'est pas activée par défaut. Pour activer l'option Test, cochez l'option "Documents et/ou Paiements test" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte (dans le paragraphe Autre), sans oublier de sauvegarder. 

Créer un Document Test

Tous types de documents de facturation disponibles sur le logiciel, aussi bien pour vos Revenus (ventes) que pour vos Dépenses (achats), peuvent être créés en mode Test. Vous pouvez ainsi créer aussi bien des factures Test, que des devis ou des acomptes Test. 

Manuellement 

Pour créer un document test, il suffit de créer un nouveau document (Revenus > Ajouter), de choisir le type de document et de cocher la case "Document test" situé en haut du le formulaire de création du document :



Vous remarquerez qu'un communiqué concernant la numérotation apparaîtra vous indiquant que le logiciel a changé automatiquement le numéro du document. Cette numérotation spécifique permet de ne pas perturber la numérotation des "vrais" documents de facturation, ainsi que de les distinguer facilement dans la liste de vos documents.

Complétez ensuite le reste du formulaire (coordonnées, ajout des produits/services, mode de règlement, format, etc...) et sauvegardez. 


Via l'importation

Si vous créez vos documents en important un fichier, sachez que vous pouvez les importez en tant que documents test en ajoutant simplement une colonne "Test" à votre fichier que vous importerez sous le titre "Test : Document test " et qui aura comme valeur 1. En savoir plus sur l'importation.


Modification/suppression 

Vous pouvez modifier ou supprimer un document Test à n'importe quel moment. En effet, les documents test ne sont pas visés par les options de restrictions de modification et/ou suppression des documents éventuellement activées dans vos paramètres du compte. Les documents test créés seront ajoutés à la liste de vos documents (depuis l'onglet Revenus ou Dépenses).

La création d'un document test vous permet ainsi de prendre en main le logiciel, de tester les différents formats proposés, et d'affiner la mise en page de vos documents via les différentes options de personnalisation du logiciel. 


Remarque

la fonction Test ne concerne que les documents de facturation. Les documents de gestion de stock ne peuvent pas être créés en mode test.
 

Créer un Paiement Test

Si vous le souhaitez, vous pouvez opter pour la fonction Gestion de Paiements (disponible à partir de l'abonnement Pro), qui vous permet de centraliser et mieux gérer vos paiements reçus et émis. Une fois la fonction Gestion de Paiements activée, vous pouvez créer des paiements.

Manuellement

Pour créer un paiement test, il suffit lors de la création du paiement de cocher la case  "Paiement test" sur le formulaire de création du paiement. Complétez ensuite le reste du formulaire et sauvegardez.  
 



Les paiements test seront ajoutés à la liste de vos paiements et reconnaissables grâce à l'ajout automatique de la mention (TEST) sur le nom. 


Via l'importation

Si vous importez vos relevés bancaires, sachez que vous pouvez les importez en tant que paiements test en ajoutant simplement une colonne "Test" à votre fichier que vous importerez sous le titre "Test : Paiement test " et qui aura comme valeur 1. En savoir plus


Modification/suppression 

Vous pouvez modifier ou supprimer un paiement Test à n'importe quel moment. 

 


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