Personnaliser les Emails d'envoi des Documents

Créé: 02/05/2018
Dernière mise à jour: 15/06/2023
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Rappel

Le Logiciel de Facturation VosFactures vous permet d'envoyer par email les documents de facturation à vos clients directement depuis le logiciel. Cela vous permet de gagner du temps tout en bénéficiant d'un suivi complet et automatique de votre facturation.

Parmi les options d'envois disponibles, vous pouvez personnaliser par défaut et à chaque envoi :

  • le titre des emails
  • le texte des emails
  • la signature des emails

Vous pouvez en plus personnaliser le titre et le texte des emails en fonction du type de documents envoyés.
 

  1. Contenu par défaut et variables dynamiques
  2. Personnaliser le contenu des emails par défaut
  3. Exemples de personnalisation
  4. Personnaliser le contenu de l'email lors de l'envoi
  5. Remarque: compte Multi-Départements

Contenu des Emails par défaut

Le système vous propose un contenu prédéfini que vous pouvez visualiser depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email.

Option Envoi en ligne logiciel de facturation Email


Variables dynamiques

Le titre et le texte par défaut contiennent des variables dynamiques qui représentent :

  •  le n° et le type du document envoyé : {{number}} et {{document_type}}
  • le montant à payer avec la devise : {{total_price_gross_with_currency}}
  • le lien vers l'aperçu du document : {{{view_link}}} 

Il s'agit d'un lien url permettant au destinataire de visualiser le document, et le télécharger en PDF ou l'imprimer si besoin. De plus il est possible de payer directement la facture si vous avez souscrit à l’option Paiements en ligne, ou même signer le document si l'option Signature en ligne est activée.
Si le destinataire possède lui-même un compte VosFactures, il pourra facilement ajouter le document en tant que dépense sur son compte.  

  • la signature : {{{footer}}}

qui correspond au champ "Signature des emails ( correspond à {{{footer}}} )" situé un peu plus bas. Par défaut, ce champ reprend automatiquement le nom et l'adresse indiqué dans la fiche de votre entreprise (depuis Paramètres > Compagnies/Départements). Si ce contenu ne vous convient pas, vous pouvez personnaliser la signature, ou uniquement la changer manuellement au moment de l'envoi.

Ces variables permettent ainsi un envoi rapide vous évitant d'avoir à saisir manuellement ces informations à chaque envoi. En effet, les variables seront remplacées automatiquement par la valeur correspondante lors de l'envoi de chaque document. 

Si ce contenu par défaut ne vous convient pas, vous pouvez modifier le texte et utiliser d'autres variables dynamiques.

 

Personnaliser le contenu des Emails par défaut

En effet, afin de ne pas avoir à écrire votre message à chaque envoi, vous pouvez renseigner un texte personnalisé par défaut dans les paramètres de votre compte. Pour ce faire allez dans Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email. Au paragraphe "Email accompagnant l'envoi des documents", sélectionnez le Format "Email personnalisé" :
 Personnaliser Titre et Texte des Emails Type de Documents Envoyés Vosfactures.fr

Vous pouvez ainsi supprimer ou rajouter des variables dynamiques et ajuster votre texte en fonction de vos besoins. En cliquant sur le bouton bleu Aide (sous l'encadré du texte de l'email), vous pouvez visualiser la liste des variables disponibles. Contactez-nous si besoin. 

Option Joindre à l'email le document en PDF (en tant que pièce jointe)

Cochez cette option pour que le PDF du document envoyé soit ajouté systématiquement à l'email en tant que pièce jointe. 


Exemples de personnalisation

En plus de pouvoir saisir le texte de votre choix, vous pouvez insérer d'autres variables dynamiques selon vos besoins. 


Insérer le titre de la prestation/vente

Ajoutez la variable dynamique {{title}} qui représente le contenu du champ "Objet" du document. Vous pouvez l'insérer dans le texte ou le titre de l'email personnalisé. 
Ex: 

Bonjour,

Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante: {{title}}.
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}.


{{{footer}}}

 

Contenus différents en fonction du type de document envoyé 

Vous pouvez définir un texte, un titre, et même une signature différente pour vos emails selon le type de document de facturation envoyé. Lisez notre article dédié. 

 

Texte différent selon la langue du document

Vous pouvez renseigner un texte d'email différent selon la langue du document envoyé - ce qui est très utile si vous vendez à l'international. Par exemple : 

Bonjour, 
{{#eq lang 'fr'}}
Texte quand la langue du document est "Français" 
{{else}}
Texte quand la langue du document n'est pas "Français"
{{/eq}}

{{{footer}}}


N.B: la langue du document est celle que vous choisissez dans le champ "Langue" lors de la création du document. 

 

Personnaliser le contenu de l'email lors de l'envoi

Au moment d'envoyer un document, vous pouvez compléter ou modifier si vous le souhaitez le titre et le texte de l'email en cliquant simplement dans les champs "Titre" et Texte" avant de cliquer sur "Envoyer".

 Personnaliser Titre et Texte des Emails Type de Documents Envoyés Vosfactures.fr

Ces changements n'affecteront que le document envoyé.


Remarque : Multi-départements

Si vous gérez plusieurs activités / entités sur un même compte (compte multi-départements), vous pouvez choisir un contenu par défaut de vos emails d'envoi pour chaque département.
Pour cela, allez dans Paramètres > Compagnies/Départements et cliquez sur le département voulu puis cochez la case "Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails (en cas de multi-départements)". Le principe est le même : un email par défaut est proposé que vous pouvez bien si besoin personnaliser. Une fois le texte renseigné pensez à sauvegarder.

 

Une question? N'hésitez pas à nous contacter !



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Commentaires

Avatar sugester medium
AURÉLIE
Bonjour,
comment faire pour insérer une image hebergée (logo) ou un gif en tête de l'email?

Merci!

03 juillet 2020 12:53:37


Yves
Yves
Réponse:   Bonjour, 

En ce qui concerne votre souhait d'insérer une image dans les signatures mail (dans le champ "Footer"), vous pouvez tentez de le faire en utilisant html en écrivant dans le champ concerné: 

 <img src="lien url"></img>

Cette option n'était pas prévu pour le moment mais en effet l'image que vous souhaitez intégrer doit être sous la forme d'un lien url.
 
Bien Cordialement

--
 
 







 
 


 

03 juillet 2020 14:16:31


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