Plugin WooCommerce

Créé: 14/12/2018
Dernière mise à jour: 06/09/2021
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  1. Principe & Fonctions du Plugin
  2. Installation & Personnalisation du Plugin
  3. Remarques: Stock, Clients, Réduction, Autres 
  4. Mettre à jour le Plugin
  5. Désinstaller le Plugin
  6. Assistance

 

Principe et Fonctions du plugin

► Principe 

Le plugin VosFactures permet d’intégrer votre boutique en ligne WooCommerce avec un Logiciel de Facturation performant et personnalisable, respectant la loi française Anti-Fraude à la TVA. Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes WooCommerce et vos ventes hors site web dans une même interface, et créer automatiquement des factures personnalisées.

Le fonctionnement est simple : 

Depuis votre compte VosFactures, choisissez et personnalisez le format des factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…).

Une fois installée, l'extension génère automatiquement les factures de vos commandes sur votre compte VosFactures et les affiche sur votre back end WooCommerce, d'où vous pouvez les télécharger en PDF et opter pour un envoi par email (automatique ou non) à vos clients. 

Depuis votre compte VosFactures, vous retrouvez ces factures et pouvez créer d'autres documents de facturation pour vos autres ventes éventuelles (ventes hors WooCommerce). Vous bénéficiez ainsi d'une gestion et d'un suivi centralisés depuis une seule interface - celle de VosFactures - via les nombreuses fonctions du logiciel (Gestion de Stock, Registre des Achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).

► Fonctions

✔ Personnalisation des factures émises grâce aux nombreuses options du logiciel: 

✔ Création Automatique des factures en reprenant fidèlement les données des commandes (effectuées par vos clients depuis votre site ou directement par vous depuis votre backoffice) : 

  • N° de commande
  • Coordonnées du client (nom, adresse de facturation, adresse de livraison, email, tel, n° de taxe éventuel, type : pro ou particulier)
  • Produits commandés (nom, référence UGS, prix...) 
  • Réductions (coupons) en % ou en montant
  • Tarifs Promo
  • Frais de livraison, Frais de livraison gratuits (facultatif)
  • Devise (vous pouvez facturer en n'importe quelle devise)
  • Taux de taxe (fonctionne avec les ventes avec TVA ou sans TVA)
  • Méthode de paiement

✔ Vous pouvez choisir à quel moment les factures doivent être générées :

  • automatiquement une fois la commande créée
  • automatiquement une fois la commande terminée (payée)
  • automatiquement une fois la commande en cours
  • uniquement manuellement

✔ Création Manuelle des factures : vous pouvez forcer la création d'une facture grâce à une bouton "Générer la facture" depuis la commande. Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l'installation du plugin. 

 Création Facilitée de factures d'Avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back end WooCommerce vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

✔ Envoi Automatique des factures aux clients (facultatif) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l'adresse email de votre choix. Vous pouvez suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi. 

✔ Téléchargement PDF des factures : Depuis votre back end WooCommerce, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande. Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures". Vos clients pourront également récupérer leur facture depuis leur compte boutique (front office).

 Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez également reprendre en masse vos données WooCommerce existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).

✔ Détection des erreurs : Si le module rencontre une erreur lors de la création automatique d'une facture, un message d'information avec la raison de cette erreur (ex: format incorrect de l'adresse email du client) s'affichera dans votre back end WooCommerce (depuis la liste des commandes et depuis la commande concernée) et vous pourrez réessayer grâce à un bouton "Recommencer". 

Installation & Configuration du plugin

► Compatibilité 

Le plugin est compatible avec les versions 3.0. à 5.6 de WooCommerce.

L'extension est compatible avec :

  • les commandes en ligne effectuées sur votre site internet
  • les commandes créées manuellement depuis votre backend
  • les commandes générées automatiquement par l'extension WooCommerce Subscriptions
  • les commandes générées avec l'extension POS
  • l'extension Visual Product Configurator
  • l'extension Sequential Order Numbers
  • l'extension WooCommerce EU VAT Number
  • l'extension Product Bundles
  • le champ ICE (Identifiant Commun des Entreprises) des clients marocains. 

► Installation

Le plugin WooCommerce peut être acheté et téléchargé sur le site de WooCommerce "Plugin Extensions". Attention votre compte VosFactures doit être sous formules PRO ou Max (voir tarifs). 
Avant de configurer le plugin, vérifiez sur votre compte VosFactures que l'option "Empêcher la suppression des documents" est désactivée (vous pouvez l'activer après la configuration du plugin terminée). En effet, lors de la configuration une facture test est générée puis supprimée automatiquement par le plugin. Sinon, vous aurez besoin de supprimer cette facture test manuellement afin de finaliser l'intégration du plugin. 
 

Configuration 

Cliquez sur le lien prévu à cet effet depuis la liste des extensions (ou allez dans l'onglet WooCommerce > Réglages > Intégration) pour configurer le module.  
Configuration Extension WooCommerce Création Factures Facturation Antifraude

  1. Compte VosFactures : Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, passez au point 2.
  2. Code API : Indiquez le Code API de votre compte VosFactures que vous trouverez dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration : 
    • si vous avez déjà créé un code API : choisissez le code API qui affiche le préfixe de votre compte, et que vous devez copier en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/masociete
    • si vous n'avez pas encore de code API : créez un code en choisissant l'option "Code avec préfixe" et sauvegardez, puis copiez ce nouveau code en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/masociete). 
  3. Quand créer la facture : Choisissez quand créer la facture de chaque commande :
    – Automatiquement une fois la commande créée (n’importe quel état)
    – Automatiquement une fois la commande payée (état "terminé")
    – Automatiquement une fois la commande en cours (état "en cours")
    – Pas Automatiquement (création manuelle)
  4. Envoi Automatique (facultatif) : Cochez l'option si vous souhaitez que les factures générées par le plugin soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
    Pensez à désactiver l'envoi via WooCommerce pour éviter un double envoi.
  5. Département (facultatif) : Vous pouvez créer plusieurs départements sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, sélectionnez le nom du département concerné par les ventes WooCommerce. Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
  6. Catégorie (facultatif)Vous pouvez créer plusieurs catégories sur votre compte VosFactures, si vous souhaitez distinguer les factures provenant de WooCommerce des autres factures. Si tel est le cas, choisissez la catégorie souhaitée.
  7. Frais de Livraison gratuits (facultatif) : En choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à 0 sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
  8. Informations spécifiques (facultatif) en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures.
  9. Description des produits (facultatif) : Vous avez la possibilité d'ajouter sur les factures, en tant que Description du produit, le contenu du 1er champ "Description" de WooCommerce. 
  10. Notes des commandes (facultatif) : Cochez pour afficher les notes éventuelles de vos commandes sur les factures (qui s’afficheront en tant qu’informations spécifiques, remplaçant les éventuelles Informations spécifiques activées de l'option 8)
  11. Variable des produits (facultatif) : Cochez pour afficher sur les factures la variable éventuelle des produits vendus, qui s’affichera dans le champ Description du produit. Si vous avez coché l'option "Description des produits" (n°9), la variable s'affichera sur une ligne séparée avant le texte de la description. 
  12. Clients Professionnels : En cas de vente à un professionnel, vous pouvez choisir quel est le nom qui doit figurer sur les factures :
    - Nom de la société uniquement
    - Nom et prénom du client uniquement
    - Nom de la Société et nom et prénom du client
  13. Champs Additionnels (facultatif) : vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Exemples:
    - au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant:  "kind":"estimate".
    - pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez:  "payment_to_kind":"off"
    - pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier (ex: US Dollar), écrivez: "exchange_currency":"USD"

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause.

Remarques sur l'intégration

Erreur d'affichage

Si vous constatez une page de "messages d'erreur" sur le haut de la page de configuration du module, vérifiez que dans le fichier `wp-config.php` la ligne `define( 'WP_DEBUG', false );` est bien présente (si vous avez la ligne define( 'WP_DEBUG', true ); replacez true par false). 


Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement directement sur WooCommerce après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

3- Remarques : Produits, Clients, Réductions


✥ Stock

Nouveau produit

Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire) et sa quantité vendue est décomptée. Sinon, si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant de facturer, vous pouvez le faire manuellement ou via l'importation de votre fichier

Produit existant

Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée :

  • soit sur le nom des produits (paramétrage par défaut)
  • soit sur la référence ("GSU") des produits si vous cochez l'option "Reconnaissance des produits basée sur leur référence" dans votre compte VosFactures depuis Paramètres > Paramètres du compte > Intégration (pensez à sauvegarder). 

Intégration Produit Vente WooCommerce Facturation Référence UGS SKU

 

Ventes directes

Attention la communication ne se fait que dans un sens (WooCommerce → VosFactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors WooCommerce), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur WooCommerce. 

✥ Clients

Nouveau client

Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Notez que les coordonnées suivantes sont pris en compte par le plugin:

  • nom et prénom du client particulier
  • nom de la compagnie du client professionnel
  • nom et prénom du client professionnel (facultatif selon le paramétrage du plugin)
  • n° fiscal (TVA) si l'acheteur est un professionnel
  • n° de téléphone
  • adresse email
  • adresse de facturation
  • adresse de livraison
Client existant

Le plugin évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le plugin met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

✥ Réductions

Le plugin intègre les réductions (coupons) en pourcentage et sous forme de montant. Les réductions sont exprimées sur les factures sous forme de montant : le montant total de la réduction est étalé sur l'ensemble des articles listés (sauf frais de livraison).
Sur la facture générée par le plugin, et selon le format (mise en page) que vous avez choisi, la réduction s'affichera dans le résumé des totaux (Total HT avant et après réduction) et/ou sur le tableau principal (PU HT avant et après réduction). En savoir plus.

✥ Taxe

En cas de commande avec un taux de TVA égal à 0%, la facture est par défaut créée en HT (sans colonne taxe). 

✥ Date limite de règlement

La date limite de règlement, visible par défaut sur les factures, est égale:

  • à la date de création, si la facture est créée en tant que payée
  • à la date de création + 1 jour si facture créée n'est pas payée

Sachez que vous pouvez ne pas faire apparaître de date limite de règlement si vous le souhaitez. 

4- Mettre à jour le plugin

Une fois le plugin acheté depuis WooCommerce, vous pouvez télécharger gratuitement les mises à jour pendant un an. Vous pouvez téécharger les mises à jour du plugin de deux façons : 
- soit depuis Dashboard > Updates 
- soit depuis l'onglet WooCommerce > Extensions > WooCommerce.com Subscriptions (vous devez avoir au préalable connecter votre site comme expliqué sur le site de WooCommerce).

Mettre à jour Plugin WooCommerce Facturation
 

5- Désinstaller le plugin

Pour désactiver le plugin de votre back end WooCommerce, allez dans l'onglet Extensions > Extensions Installées et cliquez sur « Désactiver ». Si vous voulez le supprimer complètement, cliquez sur le bouton "Supprimer" qui apparaît.  
Cela n’affecte en rien les factures existantes sur votre compte VosFactures.

Facturation Marketplace WooCommerce Plugin Extension Intégration

 



6- Assistance Technique 

L’équipe de VosFactures est à votre disposition si vous avez des questions ou des suggestions concernant le plugin Woocommerce.

En cas de souci technique, merci de contacter WooCommerce ou nous contacter directement. Afin que nous puissions intervenir, pensez à bien : 

  • Activer l'accès technique à votre compte VosFactures
  • Nous ouvrir un accès admin à votre compte WooCommerce ou nous envoyer par email les informations suivantes :
    • une copie du log d'erreur du plugin: WooCommerce > Etat > Journal > "vosfactures-DATE.log" (à choisir depuis le menu déroulant) > Voir
    • la version éventuelles de WordPress et la version de WooCommerce. 
    • une copie du rapport d'état de WooCommerce : WooCommerce > Status > System Status > Get System Report


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Commentaires

Avatar sugester medium
Julien V
Est-ce que les produits de Woocommerce sont synchronisés en temps réel dans vosfactures ? Par exemple si je veux ajouter un produit dans Woocommerce puis créer un devis ou une facture, est-ce que je peux le faire directement ou il y a une étape intermédiaire pour importer les données ?

25 janvier 2020 06:16:48

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identifiant
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Bonjour,
L'intégration via le plugin permet de synchroniser vos données sur VosFactures, et non l'inverse. Si vous avez ajouté un produit sur WooCommerce et qu'une commande est ensuite passée, alors sur VosFactures une fois le document créé, le produit facturé s'ajoutera à votre base de données.
Egalement vous pouvez activer l'option "Reconnaissance des produits basée sur leur Référence" (voir ici).

27 janvier 2020 09:23:33

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Samuel G.
Est-il possible de créer des documents "tests" avec le plugin, o, pour le formuler différemment, quelle serait la procédure pour tester le fonctionnement du plugin ?
Merci d'avance

16 avril 2020 14:40:43

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identifiant
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Bonjour,
Si vous n'avez pas encore acheté le plugin nous pouvons vous envoyer une version d'essai à tester pendant 15 jours.
Pour les essais - depuis WooCommerce vous pouvez passer une commande et vérifier si la facture s'est bien générée sur VosFactures et ensuite faire un avoir ou l'annuler si besoin. 

16 avril 2020 15:29:50

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GERARD VERHAEGHE
Woo Commerce me génère une facture mais qui ne reprend pas les n° de TVA du vendeur ni du client, il n'y a pas de CGV, pas d'adresse du vendeur, pas de n° de compte, ...
Je ne veux pas gérer de commande ni de devis, je veux juste une facture officielle.
Puis-je définir le layout de ma facture ?
Votre plugin répond-il à ma demande? Pas envie de payer sans être certain du résultat.
Merci à vous

30 avril 2020 16:26:16

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identifiant
identifiant
Bonjour,
Le plugin vous permet de faire la connexion entre votre boutique WooCommerce où sont passées les commandes, et votre compte sur VosFactures qui gère la facturation. Lorsqu'une commande est passée sur WooCommerce la facture correspondante peut être ainsi créée sur VosFactures.
Pour que tous ces éléments soient visibles sur la facture merci de bien paramétrer votre compte VosFactures dans un premier temps.
Vous pourrez entre autres :  Restant à votre disposition.
 

30 avril 2020 16:48:17

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K.role
Bonjour,

Je voudrais savoir s'il est possible de tester votre plugin avant de l'acheter ?

Merci d'avance !

04 décembre 2020 13:33:31

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Caroline
Caroline
Réponse:  

Bonjour,

Le plugin WooCommerce vous permettant d'intégrer une boutique WooCommerce à votre compte VosFactures est à acquérir depuis la marketplace de WooCommerce (disponible à partir de la formule PRO). Vous pouvez en savoir plus sur le principe du plugin WooCommerce et les étapes de l'installation ici.

Si cela vous intéresse, nous pouvons vous envoyer une version d'essai du plugin que vous pourrez tester pendant 15 jours.

Je reste à votre disposition si vous avez des questions. 

 

Bien Cordialement
Caroline

--
 
 







 
 


 

04 décembre 2020 15:42:14

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specimen
Bonsoir, pourquoi n'est-il pas possible d'importer les anciennes factures via le logiciel autrement que à l'unité?

13 mars 2021 21:22:21

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Caroline
Caroline
Réponse:  

Bonjour, 

En effet sur WooCommerce on peut générer une ancienne facture qu'à l'unité en cliquant sur le bouton "générer". Nous allons voir avec WooCommerce est ce qu'une éventuelle amélioration serait possible en ce sens.

Excellente journée.

  
Bien Cordialement
Caroline

--
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15 mars 2021 12:11:36

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Benoît
Bonjour.
Deux questions s'il vous plaît :
1/ est il possible de régler la tva sur les produit acheté en France via woocommerce à 0 %? (Je suis auto entrepreneur)
2/ si je réalise une vente à un client étranger est ce que la tva est automatiquement généré au bon taux par votre logiciel lors d'une vente avec Woocommerce ou au je besoin d'un plugin woocommerce VAT?
Merci d'avance
Bonne journée

28 avril 2021 08:37:13

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Caroline
Caroline
Réponse:  

Bonjour Monsieur,

Pour répondre à vos questions :

 

1/ est il possible de régler la tva sur les produit acheté en France via woocommerce à 0 %? (Je suis auto entrepreneur)

Excusez-moi je ne suis pas sûre de bien comprendre votre demande. Faites-vous référence au fait que lorsque vous ajoutez un produit manuellement à votre compte VosFactures le taux de TVA pré-choisi est 20% au lieu de 0%?
PS: Si vous êtes autoentrepreneur je vous conseille de paramétrer votre compte en conséquence comme expliqué dans notre article dédié.

2/ si je réalise une vente à un client étranger est ce que la tva est automatiquement généré au bon taux par votre logiciel lors d'une vente avec Woocommerce ou au je besoin d'un plugin woocommerce VAT?

Notre plugin de facturation récupère les informations de la vente (commande) effectuée sur WooCommerce, et en aucun cas n'influence le paramétrage des ventes en amont. Donc si vous avez besoin de gérer différents taux de TVA, il faut en effet prendre un plugin dédié.

En espérant avoir répondu à vos questions, 


  
Bien Cordialement
Caroline

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29 avril 2021 14:01:01

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Mathieu
Bonjour,
J utilise le plugin vosfactures sur woocommerce.
Il y a un problème avec les produits groupés. En effet les factures prennent le prix du produit groupé ET des produits qui composent ce groupe.

(Un pack est en vente, composé de deux produits present et vendu egalement separement)
Y a t il un paramètre a changer?
Merci

27 août 2021 11:13:29

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Yves
Yves
Réponse:  

Bonjour,

Afin que l'on puisse vérifier cela et demander l'intervention d'un Technicien, merci de bien vouloir :

  1. activer l'accès technique à votre compte VosFactures comme décrit ici,

  2. donner un accès à votre BackOffice pour un admin temporaire (URL, login et mot de passe pour info@vosfactures.fr),

  3. nous préciser le numéro de la commande concernée

 

  

Bien Cordialement
Yves


27 août 2021 11:17:49

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