Combiner plusieurs formats d’envoi en ligne

Créé: 26/02/2014
Dernière mise à jour: 13/02/2019
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Avec VosFactures vous pouvez envoyer en ligne vos factures, devis, relances… à vos clients tout en personnalisant l’email d’envoi par défaut: titre, texte, adresse d’expédition, pièce jointe ?

Il se peut que vous ayez à gérer plusieurs activités sur un même compte, par exemple si vous exportez vos produits ou services dans plusieurs pays et vous avez besoin d’envoyer vos emails dans des langues différentes selon le client, ou depuis plusieurs adresses emails. Vous pouvez alors avoir besoin de plusieurs formats d’envoi par défaut sous un même compte.


Rappel

En principe, le paramétrage des emails d'envoi et de relance se fait depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email. Toutefois si vous souhaitez paramétrer plusieurs formats d'envoi par défaut, il faut au préalable avoir un compte multi-départements, que vous pouvez configurer depuis vos Paramètres > Compagnies/Départements. Cela peut s'avérer très utile et vous fera gagner du temps.


Paramétrage

Une fois les départements créés, depuis la fiche de chacun d'entre eux vous pourrez cocher l'option "Paramétrage indépendant du système d'envoi par emails".



A ce moment là un menu déroulant apparaîtra vous permettant de renseigner :

  • l'Adresse email utilisée pour l'envoi des emails - à indiquer si celle-ci diffère du paramétrage principal
  • Copie à - à indiquer seulement si vous souhaitez recevoir une copie
  • Choisir un format - email proposé par défaut ou personnalisé
  • Titre de l'email
  • Contenu de l'email si email personnalisé
  • Joindre le document en pièce jointe (PDF) - à cocher si vous souhaitez que le document soit systématiquement en pièce jointe.
Vous pouvez de la même manière paramétrer l'email accompagnant les relances ainsi que le texte des relances à imprimer en cas de facture impayée.

Une fois la fiche département complétée, pensez à sauvegarder.


Prenons un exemple pour illustrer ce procédé :

En tant qu’entreprise française, vous exportez en Angleterre et en Allemagne. Vous voulez donc pouvoir créer trois différents emails pour l’envoi en ligne de vos factures : en français, en anglais, et en allemand.

Pour cela, vous créez deux départements supplémentaires (vous pouvez dupliquer votre compagnie existante en utilisant la fonction "Ajouter un similaire" en bas de la fiche département). Vous pouvez leur attribuer un nom d’usage différent, choisir un système de numérotation propre à chacun, un logo différent, et même des Informations spécifiques différentes, etc…

 



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