Module Prestashop: Intégrer votre compte Prestashop avec VosFactures

Créé: 23/12/2014
Dernière mise à jour: 07/11/2017
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Principe du module

Le module VosFactures pour Prestashop vous permet d’intégrer le compte de votre boutique en ligne Prestashop avec un logiciel de facturation performant et personnalisable.

Depuis votre compte VosFactures vous pourrez choisir et personnaliser le format de vos factures (mise en page, format de numérotation, bas de page, mentions diverses…) qui remplacera celui proposé par Prestashop. Vous pourrez visualiser les factures directement depuis votre compte Prestashop et depuis votre compte VosFactures.

Fonctionnement simple

La numérotation sera assurée par VosFactures, vous permettant ainsi de vendre également en dehors de Prestashop et de garder une continuité dans votre facturation, stock et trésorerie, tout en bénéficiant des nombreuses fonctions du logiciel de facturation (envoi en ligne, gestion de stock, registre des achats, exports et accès comptables, multi-utilisateurs, rapports financiers..).
Vous pouvez ainsi centraliser la gestion de vos commandes en ligne et hors site web dans une même interface.

Option Multi-boutiques

Notez que si vous avez plusieurs boutiques Prestashop, vous pouvez les intégrer vers un même compte VosFactures. 

Compatibilité 

Le module (version 2.3.0.) est compatible avec les versions 1.5.4 à 1.7.2 de Prestashop. 
 

Avantages et Options du module

► Personnalisation : personnaliser le format de vos factures depuis votre compte VosFactures : logo, cachet, mentions légales, informations diverses, numérotation... 18 formats (mises en pages) sont proposés et vous pouvez même créer votre propre modèle de facture (en savoir plus).

► Création automatique de factures : une fois la commande payée, la facture correspondante sera automatiquement générée : le format des factures sur Prestashop est remplacé par celui de VosFactures. (Vous pouvez aussi « forcer » la création manuellement en cliquant sur "Générer la facture" depuis l'onglet "Document" d'une commande). 

⇒ Les éléments de la commande (coordonnées clients, produits commandés, n° de la commande, frais de livraison, emballage cadeaux, frais paypal, etc...) seront repris sur les factures. 
⇒ Les bons de réduction (vouchers) en % (ou sous forme de frais de livraison offerts) sont également intégrées et repris sur les factures. (Attention les bons de réductions en montant ne sont pas repris par le module). 
L'adresse de livraison renseignée, si différente de l'adresse de facturation, est affichée sur les factures. 
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures les frais de livraison lorsqu'ils sont gratuits.
⇒ Vous pouvez choisir d'afficher ou non sur les factures le contenu par défaut du champ Informations spécifiques (en savoir plus). 
⇒ En cas d'utilisation du module AW Paypal, les frais de commission Paypal facturés au client sont également intégrés et repris sur les factures.
⇒ Vous pouvez facturer en n'importe quelle devise.
⇒ Le module fonctionne avec les ventes avec tva et les ventes exonérées de tva. 
⇒ 
L'état des factures est changé en "Payé" de manière automatique.
 S'il y a une erreur lors de la création d'une facture, cela s'affichera dans votre compte Prestashop et vous pourrez réessayer (grâce à un bouton "Recommencer") 
 Vos clients Prestashop pourront comme avant récupérer leur facture depuis leur compte boutique (front office) Prestashop.
⇒ Depuis votre compte Prestashop, vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande.Il y aussi un lien "Afficher la facture sur le compte VosFactures".
 
► Centralisation des données : A chaque transaction, les coordonnées de vos clients et les détails des produits vendus seront automatiquement ajoutés à votre compte VosFactures. Votre stock et votre fichier contact sont mis à jour automatiquement.

 Le type de client (professionnel/particulier) est intégré par VosFactures selon les données renseignées par le client sur Prestashop lors de sa commande (si rien n’est indiqué dans le champ "compagnie", le client sera considéré comme un particulier). 
 Vous pouvez reprendre vos données Prestashop existantes (clients, stock…)  en les important dans votre compte VosFactures (voir nos conseils sur l’importation).

Envoi automatique des factures (optionnel) : Vous pouvez choisir que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients. Vous pouvez ainsi suivre l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures.

► Création facilitée de factures d'avoir: Un bouton "Créer un avoir" sur votre back office Prestashop vous permettra de créer facilement une facture d'avoir (partiel ou total) sur votre compte VosFactures. 

►Configuration Multi-boutiques (optionnel): en cas de compte Prestashop Multi-boutiques, vous pouvez activer et paramétrer le module pour la ou les boutiques de votre choix. Vous pouvez également distinguer les factures créées sur le logiciel par boutique (via la création de plusieurs départements). 

Comment obtenir le module ?

Le module Prestashop est disponible avec les formules PRO et Max du logiciel (voir tarifs) et peut être acheté sur la Marketplace Officielle de PrestaShop

Installation du module

(Les captures d’écran ci-dessous sont basées sur la version 1.6 de Prestashop). 

1- Installation

Dans votre compte Prestashop, le module acheté, qui se nomme "VosFactures" apparaît dans la liste des modules (section Facturation). Cliquez sur "Installer".




Le message de confirmation « module(s) installé(s) avec succès» s’affiche, suivi du formulaire de configuration (N.B : dans la version 1.5, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Configurer » pour faire apparaître le formulaire).

2- Configuration 

Si vous n’avez pas encore créé de compte sur vosfactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, remplissez les champs du formulaire de configuration :

configurer le module VosFactures
  • CODE API
renseignez le code api de votre compte VosFactures (que vous trouverez dans en allant dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration). Copiez-le en intégralité (ex: AhgyTkig6ibhb/societeintel) 
  • ENVOI AUTOMATIQUE:
indiquez si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
  • DEPARTEMENT (Optionnel) :
si vous avez créé plusieurs départements sur votre compte VosFactures, vous pouvez indiquer l’identité (ID) du département qui sera concerné par la création de factures depuis Prestashop. Pour connaître l’ID d’un département, cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID (numéro) de ce département est visible dans l’url de la page (ex: https://blabla.vosfactures.fr/departments/3167/edit). Si vous n'indiquez rien, les factures seront créées par le département principal. 
  • FRAIS DE LIVRAISON:
en choisissant "Oui", même si les frais de livraison de la commande sont gratuits, il s'afficheront quand même sur la facture (une ligne "Frais de livraison" de prix unitaire égal à zéro sera ajoutée). En choisissant "Non", les frais de livraisons gratuits ne s'afficheront pas.  
  • INFORMATIONS SPECIFIQUES:
en choisissant "Oui", le contenu par défaut du champ "Informations spécifiques" que vous avez éventuellement renseigné dans les paramètres du compte (ou de votre département) dans votre compte VosFactures sera repris sur les factures (en savoir plus).  
  • CHAMPS ADDITIONNELS  (Optionnel): 
Grâce à ce champ vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe json. Par exemple, au lieu de générer des factures, vous pouvez générer des devis en écrivant: "kind":"estimate". 

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Sauvegarder les paramètres". Si l’intégration a bien fonctionné, le message « Paramètres sauvegardés » s’affiche. Sinon, vous serez informé de l'erreur et de sa cause.

L’installation est terminée !   

Remarques

Etats des commandes

Pour que le module intervienne et fonctionne correctement ( c'est-à-dire que les factures soient générées une fois la commande atteignant un certain état), il faut que cet état ait bien les options suivantes cochées (depuis Commandes > Status ou "Commandes > Etats):  
  • Considérer la commande associée comme validée
  • Autoriser le client à télécharger et à lire la version pdf de la facture
  • Joindre la facture PDF à l'email
  • Marquer la commande associée comme payée
état de la commande
 

Mode Debug

Attention, ne pas cocher l'option "Désactiver toutes les surcharges" (située dans Paramètres avancés > Performance > Mode Debug). Choisissez "Non", sinon l'intégration ne pourra pas se faire. 

Modification après création

Si vous changez une donnée (adresse client, …) ou appliquez une réduction manuellement sur Prestashop après qu’une facture ait été générée, celle-ci ne sera pas modifiée automatiquement: il faudra modifier la facture depuis votre compte VosFactures (en cliquant sur « Editer »).  

Compte Multi-boutiques

Un compte Prestashop (même s'il est en mode multi-boutique) ne peut être lié qu'à un seul code API (et donc un seul compte VosFactures).  

Multi-comptes

Plusieurs comptes Prestashop peuvent être liés à un seul code API (et donc un seul compte VosFactures)

Stock

Nouveau produit
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau produit listé sur la facture est automatiquement ajouté dans le catalogue de votre compte VosFactures (sauf option contraire activée) et sa quantité vendue est comptabilisée. Si vous souhaitez ajouter votre catalogue de produits avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). Nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Prestashop. 
Produit existant
Le module évite la création de doublons de produits grâce à une reconnaissance basée sur le nom des produits (et non la référence). Ainsi, nous vous conseillons de donner le même nom à vos produits sur votre compte VosFactures que sur Prestashop. 
Ventes directes
Attention la communication ne se fait que dans un sens (Prestashop -> Vosfactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors Prestashop), la quantité décomptée sur VosFactures ne l'est pas sur Prestashop. 

Clients

Nouveau client
Lorsqu'une facture est générée, tout nouveau acheteur listé sur la facture est automatiquement ajouté à la liste de vos contacts sur VosFactures. Si vous souhaitez ajouter votre base de contacts avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier). 
Client existant
Le module évite la création de doublons de contacts grâce à une système de reconnaissance basée sur le n° de tva (pour les contacts professionnels) ou à défaut sur l'adresse email et le nom du contact. Le module met à jour la fiche du contact si nécessaire.  

Désinstaller le module

Depuis votre backoffice Prestashop, allez dans la liste des modules, et cliquez sur « Désinstaller » puis supprimer le module. Cela n’affecte en rien les factures existantes.

 
L’équipe de VosFactures est à votre disposition si vous avez des questions ou des suggestions concernant le module Prestashop.


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Commentaires

Avatar sugester medium
Anonyme
Bonjour, le module peut-il automatiquement envoyer les factures sur une adresse email définie en copie? Merci!

23 août 2016 18:14:08

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Anonyme
Peut-on afficher le numéro de commande prestashop sur les factures générées par le module?

23 août 2016 18:14:43

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 
Oui vous pouvez faire apparaître de manière automatique sur les factures le numéro de commande prestahop dans le champ dédié "N° de commande". Pour rendre visible ce champ, allez dans Paramètres > Paramètres du compte > Paramètres d'impression, et cochez l'option "Afficher le numéro de commande". 

23 août 2016 18:19:28

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, Oui vous pouvez indiquer dans vos paramètres du compte une adresse en copie ou en copie cachée (Paramètres > paramètre du compte > Envoi par email des documents). Ainsi, à chaque fois qu'une facture est générée et envoyée au client, la personne en copie cachée reçoit également la facture. Si vous faites également des ventes en dehors de Prestashop (cad vous créez aussi d'autres factures manuellement sur votre compte vosfactures), je vous conseille de créer deux départements vendeurs (ex département "Prestashop" et département "principal" ) et d'indiquer l'adresse en copie cachée uniquement dans la fiche du département prestashop (ainsi seulement les factures prestashop seront concernées par l'envoi en copie cachée à cette adresse). 

23 août 2016 18:22:29

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Anonyme
Bonjour,
Le module prend t-il aussi en charge les ventes intracommunautaires (numéro de TVA client et TVA inactive) ?

24 janvier 2017 10:55:18

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Anonyme
Bonjour,
Oui, le module reprend le taux de tva de la commande, ainsi que le numéro de TVA éventuellement indiqué par votre acheteur.
Cordialement

24 janvier 2017 12:39:28

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Eric
Comment est gérer la reconnaissance des contacts et des produits? Le module va-t-il créer des doublons? Aussi, j'ai un fichier d'export de produits et de contacts de prestashop mais je n'ai pas toutes les informations. Si j'importe le fichier tel quel , est-ce que le système fera la mise à jour des produits et des contacts par la suite avec les créations de facture?

24 janvier 2017 18:01:10

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Justine
Justine
Réponse:   Le module ajoute les nouveaux contacts/produits, évite la création de doublons, et met à jour les contacts existants:

=> En cas de ventes Prestashop, les nouveaux contacts et produits sont ajoutés à votre compte VosFactures à chaque création de factures par le module. Si vous souhaitez les ajoutez avant, vous pouvez le faire (manuellement ou via l'importation de votre fichier.)

=> Le module reconnaît les contacts existants de la manière suivante:
1) il compare le numéro de tva
2) en l'absence de numéro de tva, il compare l'adresse email et le nom.
=> Le module reconnaît les produits avec le nom du produit

=> En cas de reconnaissance de contact, il met à jour la fiche du contact. (C'est le même système que lors d'une création manuelle de facture.)
=> En cas de reconnaissance de produit, il ne met pas à jour la fiche du produit. (C'est le même système que lors d'une création manuelle de facture.).

24 janvier 2017 18:07:14

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Franck
Bonjour. Comment intégrer le cout de l'éco-taxe d'un produit ?

10 juillet 2017 08:34:42

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 
Prestashop inclue l’éco-taxe dans le paramètrage des produits (et il l’affiche sur la page produit), mais il ne l’indique pas sur la facture. Il est donc conseillé de l'afficher en commentaire dans la description des produits. 

10 juillet 2017 08:38:17

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Lydia MAGLOIRE
La recherche des produits est-elle possible via une scanette?
L'ajout de produit "à la volée" est-il possible?

Cordialement

10 octobre 2017 20:38:42

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Oui vous pouvez faire des recherches de produits par scannette, si le code barre est renseigné dans le champ "Référence" du produit: 
1) lors de la création d'un produit: placez votre curseur dans le champ "Référence" et scanner votre article: le code s'ajoute automatiquement. Complétez la fiche produit (nom, prix ...) puis sauvegardez. 
2) Vous pouvez faire de recherche de produit depuis la liste des produits : placez votre curseur dans le champ "Mot clé" du module de recherche, scannez votre article, puis cliquez sur rechercher. 
3) Lors de la création d'un document de facturation, vous pouvez ajouter un produit : vous pouvez placez votre curseur dans le champ "Référence" d'une ligne de produit puis scannez votre article : le code s'ajoute automatiquement et le produit est sélectionné, avec les champs pré-remplis. 

En revanche je ne suis pas sûre de bien comprendre votre question "L'ajout de produit "à la volée" est-il possible? "?
En tout cas, sachez que lors de la création d'un document de facturation, vous pouvez saisir un produit existant ou renseigner directement un nouveau produit. 

​Vous pouvez en savoir sur l'ajout, modification et suppression des produits ici: http://aide.vosfactures.fr/Produits-et-Stocks

J'espère avoir répondu à vos questions.  N'hésitez pas à me recontacter le cas échéant. 

13 octobre 2017 12:03:20

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