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1. Principe
2. Créer plusieurs départements
3. Facturer par Département
4. Remarques
5. Supprimer un Département

 

Principe et Utilité

Vous pouvez créer plusieurs départements vendeurs sous un même compte, et facturer ainsi avec le département de votre choix.
Avec une facturation multi-département vous pouvez également:

• Générer tous les Rapports et Graphes par département(s)
• Rechercher et Exporter les données (factures...) par département. 
• Assigner un ou plusieurs utilisateurs par département(s)

Les avantages de créer plusieurs départements au sein d’un même compte sont nombreux et peuvent servir des besoins variés, grâce notamment aux options personnalisables par département. Voici les principales raisons motivant la création de plusieurs départements :

• Différents Etablissements/Compagnies

Grâce aux options personnalisables (nom, logo, numéro...), un département peut très bien représenter une autre compagnie que votre entreprise existante, ou une succursale qui aurait une adresse de facturation différente mais le même siège social (bas de page).  
Mais attention, n'oubliez pas que les autres paramètres du compte restent communs. Notamment, les départements partagent la même adresse url du compte (blabla.vosfactures.fr). L'url du compte est visible par les clients depuis leur espace client (si vous optez pour cette option) et depuis le lien d'aperçu du document (si vous choisissez de l'inclure dans le texte de vos emails). 

Si cela ne vous convient pas, il est préférable de créer un deuxième compte séparé qui fera l'objet d'un abonnement séparé. 

• Différents Comptes Bancaires

Si vous avez plusieurs comptes bancaires, vous pouvez créer plusieurs départements en cliquant sur le bouton "Nouveau compte bancaire" depuis Paramètres > Compagnies/Départements. Les nouveaux départements créés seront similaires en tout point à votre département principal existant mais auront des coordonnées bancaires distinctes. En savoir plus ici : Plusieurs comptes bancaires.

• Différentes Activités

Plusieurs départements peuvent représenter différentes activités d’une même entreprise que vous voulez facturer et analyser de manière indépendante, en générant des rapports par département notamment. Comme par ex : 
- Exports vs. Ventes Intracommunautaires
- Ventes en Ligne vs. Ventes Directes

• Différents Utilisateurs

La création de plusieurs départements peut être également un moyen de restreindre vos utilisateurs: vos départements sont identiques, mais vous assignez un utilisateur à un (ou plusieurs) département(s) afin qu'il visualise uniquement les données de ce(s) département(s) : En savoir plus sur les Utilisateurs . Cela vous permet également d'assurer un Suivi du CA par commercial.

• Autres

Créer plusieurs départements est également un moyen d’obtenir:

• plusieurs contenus du champ Informations spécifiques (un département = une mention spécifique)
• plusieurs langues de documents et/ou d'email par défaut (un département = une langue)
• plusieurs montants d’espèces détenues (un département = une "caisse") 
• gérer plusieurs entrepôts via la Gestion de Stock (un département = un entrepôt)
• etc... 

Créer plusieurs départements

Depuis Paramètres > Compagnies/Départements, cliquez sur le bouton bleu “Ajouter un nouveau département”.


La fiche du département est pré-remplie à l’identique du département déjà existant. 
Donnez un nom d’usage à votre département qui reflète le nom de la compagnie ou sa fonction (ex: “Commercial Untel”, “Ventes Prestashop”, “Exports” …) et modifiez les champs souhaités puis sauvegardez.  
 

Options Personnalisables par département 

Les départements partagent les paramètres du compte. Toutefois, selon vos besoins, vous pouvez personnaliser les éléments suivants par département :

• Coordonnées (adresse de facturation, email, n°TVA...)
• Bas de page (siège social...)
• Contenu par défaut du champ Informations spécifiques
• Coordonnées bancaires
• Montant des espèces détenues
• Langue par défaut des documents
• Taux de taxe par défaut (sélectionnez ou écrivez le taux sans le symbole %)
• Format d'impression par défaut des documents
• Logo
• Tampon (cachet)
• Format de numérotation indépendant
• Paramètres d'envoi (adresse email d'envoi et textes/titres par défaut)
• Entrepôt(s) lié(s)

Il est également possible de restreindre les contacts et produits par​ départements (en savoir plus). 

Facturer avec un département en particulier

Si l’utilisateur connecté qui crée le document est restreint à un seul département, alors le département Vendeur est automatiquement choisi par le système.

Si l’utilisateur connecté a accès à plusieurs départements, il suffit de cliquer sur le bouton “Modifier” sous les coordonnées Vendeur et de le sélectionner depuis la liste lors de la création d’un document : 

Les paramètres du département Vendeur sélectionné sont alors automatiquement appliqués par le système (ex: numérotation, logo, format …).

 

Remarques 

Département Principal

Vous pouvez choisir un de vos départements comme "principal" qui servira de référence pour la création d'autres départements en cochant l'option depuis la fiche du département. 

Listing

Depuis l'onglet Compagnies/Départements, ceux-ci seront classés par "compagnie" : les départements avec le même n° fiscal (N° TVA ou SIREN...) seront regroupés ensemble sur la liste de vos départements.

Supprimer un département 

En cas de multi-départements, vous pouvez supprimer à tout moment un département depuis Paramètres > Compagnies/départements :

1. cliquez sur l'icône de roue en bout de ligne du département
2. cliquez sur "Effacer"
3. Confirmez

S​​i vous supprimez un département, les documents existants ayant été créés par ce département seront conservés et liés au département principal.