Principe et étapes de l'importation

Created: 19/02/2014
Last updated: 21/06/2017
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Vous souhaitez changer de logiciel de facturation et nous rejoindre?
En utilisant notre application de facturation en ligne, vous pouvez facilement importer (et exporter) vos données existantes (contacts, produits, factures, dépenses, paiements...) à tout moment.
L'option Importation permet aussi de mettre à jour en masse vos produits et contacts (en savoir plus). 

Formats possibles

Le fichier contenant vos données (par exemple fichier "Factures") doit être sous un format de type "tabulaire" afin que le logiciel puisse lire les données et les importées correctement. Ainsi, votre fichier doit avoir un des formats :

  • txt
  • CSV
  • XLS ou XLSX (Excel)
  • SAO
  • TSV

Ainsi, le format PDF n'est pas exploitable, car cela s'apparente à un format "image" qui ne peut être lu par le logiciel. 

Pour plus de facilité, nous vous conseillons un format Excel ou csv, afin de pouvoir remanier le fichier plus facilement si besoin est.

L'ordre des colonnes de votre fichier n'a pas d'importance (voir ci-dessous). 

Vous ne pouvez importer que 1000 lignes à la fois. Si votre fichier en comporte plus, il convient de le diviser en plusieurs fichiers que vous importerez à la suite.

Principe

L'importation se fait en deux étapes:

  1. ​Téléchargement du fichier qui sera importé sous forme de colonnes
  2. Choix des "Champs d'importation" - c'est à dire indiquer dans quel champ chaque colonne doit être importée. 

En effet chaque colonne de votre fichier représente un champ. Ex: en cas d'import de contacts, vous avez dans votre fichier une colonne "Nom qui sera importé dans le champ "Nom de famille" de la fiche du contact, une colonne "Téléphone" qui sera importée dans le champ "Téléphone", etc...). L'ordre des colonnes dans votre fichier n'a donc pas d'importance.
 

Avant d'importer vos données:
 Lisez nos conseils et faites un essai avec un fichier ne comportant que quelques lignes (que vous pourrez effacer en cas d'erreurs)


Etape1 - Téléchargement du fichier

  1. Cliquez sur l’onglet  Paramètres > Importations 

import contacts facturation

        2. ​Sélectionnez sur votre gauche le type de données à importer (ou cliquez sur le bouton "Nouvelle importation" et choisissez après) : 



         3. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier et cliquez sur Suivant


          4. Le fichier se télécharge : cliquez ensuite sur "Revoir les données et importer"

Etape 2 - Choix des "Champs d'importation"

  1. Sélectionnez le bon titre à chaque colonne grâce à liste déroulante accessible en haut de chaque colonne. Vous indiquez ainsi au système dans quels champs vous souhaitez que les informations de chaque colonne soient copiées. Choisissez le titre "Ignorer" pour ne pas importer une colonne.
  2. Dé-cochez les lignes que vous ne souhaitez pas importer (l'option "Le fichier contient un en-tête" permet de dé-cocher la première ligne)
  3. Cliquez sur le bouton "Importer" et confirmez.

        4. Le système tente d'importer les données.

Remarque: si le fichier met trop de temps à se télécharger (plus de quelques secondes), c'est qu'il y a un souci avec le format de votre fichier. Contactez-nous si besoin. 

        5. Cliquez sur le bouton "Prêt" pour visualiser l'import. 


Après l'importation

Le résumé de votre importation s'affiche

et vous indique combien de lignes : 

  • ont été téléchargées (inclus dans le fichier d'origine)
  • ont été importées, avec un bouton "Afficher" qui vous permet de les visualiser sur votre compte
  • n'ont pas été importées : cliquez sur le nombre d'erreurs pour en connaître la raison, et recommencez si nécessaire. Selon la nature de l'erreur, il faudra parfois corriger certains éléments de votre fichier d'origine et le ré-importer en utilisant le bouton "Copier les champs de configuration". 
Le bouton "Copier les champs de configuration" est très utile si vous souhaitez refaire une importation tout en conservant l'ordre des titres (champs) que vous avez choisi lors d'une importation précédente. Ainsi, ce bouton est utilisé par de nombreux E-commerçants qui vendent sur Amazon par exemple et qui importent régulièrement leur fichier ventes afin de générer en un clic les factures correspondantes. 

Le bouton "Archiver" permet d'effacer une ligne d'importation. Attention, cela n'efface pas les données importées. 
Le bouton "Revoir les données et importées" (qui s'affiche si vous vous êtes arrêté à l'étape 1) permet de passer à l'étape 2 de l'importation. 
Le bouton "Actualiser" permet de finaliser une importation n'a pas été correctement effectuée. 
Le bouton "Recommencer" permet de refaire l'importation. Attention, deux données similaires ne peuvent pas être importées deux fois car :
  • deux produits ou contacts ne peuvent pas avoir le même nom
  • deux factures (ou autre) ne peuvent pas avoir le même numéro (sauf année ou département vendeur différent)
 
Contactez-nous si vous avez besoin d'aide avec l'importation de vos données 


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