Personnaliser le Contenu des Emails d'envoi de Documents

Créé: 02/05/2018
Dernière mise à jour: 26/07/2018
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Rappel

Le Logiciel de Facturation VosFactures vous permet d'envoyer par email les documents de facturation à vos clients directement depuis le Logiciel. Cela vous permet de gagner du temps et de bénéficier d'un suivi automatique de votre facturation. 
Parmi les options d'envoi disponibles, vous pouvez personnaliser par défaut et à chaque envoi :

  • le titre des emails
  • le texte des emails
  • la signature des emails
Vous pouvez même personnaliser le titre et texte des emails en fonction du type de documents envoyés. 

Contenu par défaut

Le système vous propose un contenu d'email pré-programmé, appelé contenu par défaut, que vous pouvez visualiser depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email.
Les titre et texte par défaut contiennent des variables dynamiques qui représentent :

  •  le n° et le type du document envoyé
  • le montant à payer avec la devise
  • le lien vers l'aperçu du document
  • la signature 

Ces variables vous permettent ainsi un envoi rapide vous évitant d'avoir à saisir manuellement ces informations à chaque envoi. En effet, les variables seront remplacées automatiquement par la valeur correspondante lors de l'envoi de chaque document.

Lien vers l'aperçu

Par défaut, le texte de l'email inclus un lien sécurisé permettant au destinataire de visualiser le document, et de télécharger ou imprimer le PDF du document, et payer directement la facture si vous avez souscrit à l’option Paiements en ligne.
Si le destinataire possède lui-même un compte VosFactures, il pourra facilement ajouter le document en tant que dépense dans son compte.  

Signature

La variable {{footer}} reprend le contenu du champ "Bas de page de l'émail ( correspond à {{footer}} )" situé un peu plus bas. Par défaut, ce champ reprend automatiquement le nom et l'adresse de votre entreprise telle que vous l'avez indiqué dans votre fiche (depuis Paramètres > Compagnies/Départements). 

Si ce contenu ne vous convient pas, vous pouvez le changer manuellement ou moment de chaque envoi ou opter pour un contenu par défaut personnalisé. 
 

Personnaliser le contenu de l'email lors de l'envoi

Au moment d'envoyer un document, vous pouvez modifier si vous le souhaitez le titre et le texte de l'email en cliquant simplement dans les champs "Titre" et Texte" avant de cliquer sur "Envoyer".

Ces changements n'affecteront que le document envoyé. Pour modifier de façon permanente le contenu des emails, créez un contenu personnalisé depuis les Paramètres d'envoi qui sera utilisé par défaut. 

Personnaliser le contenu de l'email par défaut

Afin de ne pas avoir à écrire votre message à chaque envoi, vous pouvez renseigner un texte personnalisé par défaut dans les paramètres de votre compte. Pour ce faire allez dans Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email. Au paragraphe "Email accompagnant l'envoi des documents", sélectionnez le Format "Email personnalisé" :

Vous pouvez ainsi supprimer ou rajouter des variables dynamiques et du texte dans le champ "Titre de l'email" et dans le champ Texte en fonction de vos besoins. Cliquez sur le bouton bleu "Aide" afin de visualiser une liste d'exemples de variables. 

Exemples d'email personnalisé avec variables


Insérer le titre de la prestation/vente

Ajouter la variable dynamique {{title}} qui représente le contenu du champ "Objet" du document et de l'insérer dans le texte ou titre de l'email personnalisé. 
Ex: 

Bonjour,

Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante: {{title}}.
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}.

{{footer}}

 

Texte différent entre documents comptables (tous types de facture) et documents non comptables (devis/proforma/bon de commande)

Ecrivez les deux textes en les séparant par des balises comme ceux-ci: 

{{#in kind 'vat,advance,final'}} 
Le texte spécifique de l'email pour l'envoi des factures
{{else}}
Le texte pour l'envoi des documents non comptables
{{/in}}
{{footer}} 

Par exemple écrivez: 

Bonjour,

{{#in kind 'vat,advance,final'}}Veuillez trouver en pièce jointe la {{document_type}} n° {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}.
{{else}}
Veuillez trouver en pièce jointe le document demandé suite à votre demande. Merci de nous le retourner signé accompagner d'un chèque d'acompte afin de confirmer votre commande. 
{{/in}} 

{{footer}}

 

Texte différent par type de document

De la même manière, séparez les textes par des balises comme cela: 

{{#in kind 'estimate,proforma,vat'}}
{{#eq kind 'estimate'}} texte pour les devis {{/eq}} 
{{#eq kind 'proforma'}} texte pour les factures proforma {{/eq}} 
{{#eq kind 'vat'}} texte pour les factures {{/eq}}
{{else}} texte pour les autres documents sauf devis/proforma/factures 
{{/in}} 
{{footer}}


Texte différent entre les documents de vente et les dépenses 

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes : 

{{#if income}} 
texte de l'email pour les documents de vente 
{{else}} 
texte de l'email pour les dépenses 
{{/if}} 
{{footer}}
 

Texte différent pour un type de document

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes : 

Bonjour, 
{{#eq kind 'estimate'}} 
texte pour les devis
{{else}}texte pour les autres documents
{{/eq}} 
{{footer}}
 

Texte différent selon la langue du document

De la même manière, séparez les textes par les balises suivantes : 

Bonjour, 
{{#eq lang 'fr'}}

Texte quand la langue du document est "Français" 
{{else}}

Texte quand la langue du document n'est pas "Français"

{{/eq}}

N.B: la langue du document est celle que vous choisissez dans le champ "Langue" lors de la création du document. 


Titre différent selon le type de document

La logique pour personnaliser le champ "Titre" est exactement la même que pour le texte, comme par exemple:  

{{#eq kind 'estimate'}} 
Titre pour les devis
{{else}}Titre pour les autres documents 
{{/eq}} 
{{footer}}
 

Signature différente selon le type de document

Effacez la balise {{footer}} dans le champ "Texte" et remplacez-la par le contenu suivant par exemple:  

{{#eq kind 'client_order'}} 
signature pour les bons de commande
{{else}}signature pour les autres documents
{{/eq}}

Remarques

  • Même une fois le texte personnalisé de l'email d'envoi de vos documents, vous pourrez toujours modifier son contenu avant l'envoi du document, de manière ponctuelle comme expliqué dans le paragraphe précédent.
  • Document en pièce jointe : que ce soit un email personnalisé ou non, vous aurez toujours la possibilité de joindre au format PDF le document envoyé : de manière automatique en cochant l'option "Joindre à l'email le document en PDF (en tant que pièce jointe)" depuis vos paramètres, ou de manière ponctuelle en cochant l'option depuis le formulaire d'envoi.

 

Multi-départements 

Si vous possédez un compte multi-départements, vous pouvez choisir un contenu par défaut de vos emails d'envoi pour chaque département.
Pour cela, allez dans Paramètres > Compagnies/Départements et cliquez sur le département voulu puis cochez la case "Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails (en cas de multi-départements)". Le principe est le même, un email par défaut est proposé que vous pouvez personnaliser. Une fois le texte renseigné pensez à sauvegarder.

 

Une question? N'hésitez pas à nous contacter !



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