Etats des documents (factures, devis...) et code couleur

Créé: 11/02/2015
Dernière mise à jour: 06/11/2017
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liste factures devis acomptes avoirs

Le logiciel de facturation en ligne vosfactures.fr facilite le suivi de la facturation. En un coup d’œil vous savez quel est l’état de vos factures et devis : quels sont les devis rejetés, les documents envoyés, ceux en attente ou en retard de paiement… grâce à une étiquette de couleur visible depuis la liste de vos documents et depuis l’aperçu de chaque document.
L’état des documents de facturation est mis à jour automatiquement par le système ou par vous manuellement.

Etat d’un document : signification des couleurs

Vous pouvez connaître l’état d’une facture très facilement grâce à la présence d’une étiquette de couleur visible depuis la liste de vos documents (au bout de chaque ligne) et depuis l’aperçu d’un document (en haut et en bas de l’aperçu). Chaque couleur symbolise un état :

suivi facturation créé BLANC : le document a été créé (état neutre)

suivi facture envoyé   BLEU : le document a été envoyé : le symbole d’une petite enveloppe s’affiche

suivi facturation paiement facture payée VERT : le document a été payé en totalité (si envoyé: une enveloppe s'affiche)

suivi factures impayées ROUGE : le document est en retard de paiement (si envoyé: une enveloppe s'affiche)

paiement partiel factureVERT et ROUGE : le document a été payé partiellement et reflète la proportion payée (si envoyé: une enveloppe s'affiche)

état devis rejeté  GRIS : le devis est rejeté (si envoyé: une enveloppe s'affiche)
   ROSE: le devis a été accepté (si envoyé: une enveloppe s'affiche). 
 


Changer l’état manuellement

Le système met à jour automatiquement l'état de vos documents en cas d'envoi et de paiement en ligne. Mais à tout moment vous pouvez changer l’état des documents en cliquant sur l’étiquette de couleur et en choisissant l’état souhaité :

► depuis l’aperçu d’un document: 
facture suivi

► depuis la liste des documents:
suivi facture 

► plusieurs documents à la fois: 
Cochez les factures concernées : une barre de menu s’affiche vous permettant de donner un même état à tous les documents sélectionnés
suivi factures

Etat Envoyé

Etat automatique 

Lorsqu’un document est envoyé en ligne via notre application, l’état est automatiquement changé par le système en Envoyé (matérialisé par une petite enveloppe sur l'étiquette d'état) et vous pouvez suivre la progression de l’envoi sous l’aperçu du document (en savoir plus). 

Si le document n’a pas été réceptionné (ex : erreur dans l’adresse du destinataire), le système vous en informera à deux endroits:
  • l’état sera automatiquement changé en « Non réceptionné » (couleur : Gris): 
suivi facturation 
  • un rond rouge clignotant sera visible à côté du numéro du document sur la liste de vos documents (et sur lequel vous pouvez cliquer pour en savoir plus) :
suivi envoi facture
 

Etat manuel

Si vous envoyez par la poste votre document, vous pouvez changer vous-même l’état du document depuis l'étiquette de couleur, et indiquer la date d’envoi (qui par défaut est celle du jour) en modifiant le document (en savoir plus).

Etat Payé

Etat automatique

En cas de Paiement en ligne ou d'ajout de paiement via la fonction Gestion des paiements, l’état est automatiquement changé par le système en Payé. La facture est mise à jour : le montant à payer devient zéro, et la date de paiement s’affiche.  

Etat manuel

Via l'étiquette, vous pouvez changer manuellement l’état du document en Payé pour que facture soit acquittée en totalité, et changer éventuellement la date de paiement (qui par défaut est celle du jour) en modifiant le document.  

En savoir plus sur le suivi de la date de paiement

Etat Payé en partie

Si vous recevez un paiement partiel, vous pouvez le saisir simplement en modifiant l’état du document pour « Payé en partie » : une fenêtre s’affiche vous permettant d’inscrire le montant payé (sans indiquer la devise). La facture est mise à jour : le montant restant à payer est calculé automatiquement, et la date de paiement s’affiche – date que vous pouvez modifier (en éditant le document)
paiement partiel facture


 


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Commentaires

Avatar sugester medium
Gatel
Lorsqu'on modifie l'état depuis la liste des document (exemple: payé), la date de changement n'est pas enregistrée

02 mars 2016 13:46:31

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Si, la date de paiement est actualisée automatiquement: si vous changez l'état via l'étiquette depuis la liste de vos documents ou depuis l'aperçu du document, la date de paiement indiquée correspond à la date du jour. Si vous souhaitez indiquée une date ultérieure, il suffit d'éditer le document (en savoir plus). 

Recontactez-moi si besoin est.

Cordialement,

Justine

Service clientèle

 

www.vosfactures.fr          Email : info@vosfactures.fr

vosfactures

04 mars 2016 12:37:02

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Avatar sugester medium
tannegui
bonjour,
est il possible de créer un nouvel état du type "impayé" quand la facture ne sera jamais réglée ?
merci

19 avril 2017 13:21:51

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

L'état impayé est matérialisé par l'étiquette rouge (la date limite de règlement est échue). Dans quel but souhaitez-vous lui attribuer un état spécifique? Est-ce parce que vous souhaitez qu'elle ne soit pas inclus dans les relances automatiques? 

19 avril 2017 14:42:14

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