Le logiciel de facturation en ligne VosFactures facilite la gestion de la facturation en assurant son suivi détaillé.  

En effet, vous pouvez suivre de manière chronologique les différentes actions qui ont été réalisées par vous et les autres utilisateurs éventuels sur votre compte depuis l’aperçu de chaque document et depuis un onglet dédié.
 

1. Suivi par Document
2. Suivi par Paiement
3. Suivi Centralisé

Suivi par Document

Par défaut, le logiciel assure le suivi des actions effectuées sur chaque document de facturation.
Sous l’aperçu de chaque document est affiché dans le cadre “Suivi du document” le résumé des actions suivantes effectuées sur le document - avec la date et l'heure de l’action ainsi que l’utilisateur qui en est à l’origine:

• création avec le détail des informations indiquées sur le document créé : 
  • N° et type du document
  • Date de création affichée
  • Date additionnelle affichée
  • Nom du client
  • Total HT
  • Total Taxe par taux
  • Total TTC
  • Montant payé
  • Etat du document
  • Contenu des Informations Spécifiques éventuelles
  • Nom et Montant des Produits/Services listés
  • N° de commande éventuel
• modification avec le détail des informations ci-dessus qui ont été modifiées
• annulation 
• pièces jointes ajoutées ou supprimées au document, et si visibles ou non par le client
• impression
• envoi par email avec suivi
• signature bon pour accord par le client
• paiement manuel
• paiement en ligne
• relances

Il y a également au dessus du cadre "Suivi du document" (en orange sur l'illustration ci-dessus) des informations reprenant :

• les dates d'impression et d'envoi
• les documents liés
• le n° de la commande dans le cadre de l'option "Commande URL"

❗Remarque: pensez à bien sélectionner le fuseau horaire correspondant à votre localité. 

Le suivi de chaque document est visible par l’ensemble des Utilisateurs ayant accès au document - quel que soit leur rôle.

Suivi par Paiement

Si vous utilisez l'onglet Paiements (dans le cadre des fonctions Gestion des Paiements ou Paiement en ligne), vous pouvez visualiser dans le cadre "Historique du paiement" depuis la fiche d'édition de chaque paiement le résumé des actions suivantes effectuées sur le paiement - avec la date et l'heure de l’action ainsi que l’utilisateur qui en est à l’origine: 

• création (de paiement manuel) avec les informations suivantes :
  • Montant
  • Devise
  • Mode de paiement
  • Etat (payé ou impayé)
  • N° du document lié éventuellement
• modification avec le détail des informations ci-dessus qui ont été modifiées

Le suivi de chaque paiement est visible par l’ensemble des utilisateurs ayant accès au paiement - quelle que soit leur fonction (propriétaire, administrateur, utilisateur et comptable).

Suivi Centralisé

Activer l'option

En tant que Propriétaire du compte, vous pouvez également accéder à un suivi centralisé en activant l’option "Historique des activités" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte. Sous le paragraphe "Autre" cochez l'option "Historique des activités", puis sauvegardez.

Historique des Activités

Une fois l’option activée, rendez-vous dans l'onglet Paramètres > Historique des activités pour bénéficier d'une vision globale des activités effectuées sur votre compte par l'ensemble des utilisateurs de votre compte, mais également d'une vision plus ciblée grâce à des critères de recherche :

• par type d’action (ex: relance envoyée, suppression de document, suppression d'une pièce jointe, création de document récurrent, modification de département ou encore activation/désactivation d'une option dans le système)
• par utilisateur
• par état des envois (dans le cas des envois par email des documents et relances.)
• par période

qui vous permettent d’affiner la liste des activités effectuées sur votre compte - avec la date et heure de l’action, le numéro IP de l’utilisateur, et le détail de l’action.



Cet onglet n'est visible que par le propriétaire du compte.