Envoi des documents en ligne à vos clients

Published at 12 décembre 2016 17:03:47

Avec l'application de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez envoyer facilement les factures et devis à vos clients par email de manière sécurisée, directement depuis l’application. 

Envoyer un document en ligne par email

1) cliquez sur la commande Envoyer:

soit depuis l’aperçu du document (en haut et en bas de l’aperçu):


► soit directement depuis la liste des Revenus, en cliquant sur l'icône présent à la fin de chaque ligne:
Envoyer factures en ligne

2) La fenêtre d'envoi apparaît:

fonction envoyer

Avant de cliquer sur le bouton vert "Envoyer", vous pouvez: 

  • choisir l'adresse de l'expéditeur
qui par défaut est l'adresse de l'utilisateur connecté (en savoir plus)​. Les relances automatiques sont envoyées avec l'adresse email du compte/département. 
  • renseigner/modifier l'adresse email du destinataire
​→ l’adresse email sera automatiquement enregistrée dans la fiche du contact pour vous éviter d'avoir à la re-saisir à chaque envoi
​​→ à chaque envoi vous pouvez modifier l'adresse email du destinataire et décidez s'il faut également la changer dans la fiche du contact. 
​→ vous pouvez envoyer le document à plusieurs destinataires en même temps (en savoir plus).
  • vérifier/modifier le texte de l'email
​→ vous pouvez renseigner un texte personnalisé par défaut dans Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email, que vous pouvez modifier à chaque envoi si nécessaire. 
​→ ​le texte de l’email contient par défaut un lien url d’où le client peut visualiser et imprimer le document (et payer la facture si vous avez souscrit à l’option Paiement en ligne).
  •  choisir ou non de joindre le document en PDF.
​→  un document peut être envoyé sous forme de lien et/ou en tant que pièce jointe sous format PDF.
​→ vous pouvez choisir de joindre par défaut le document en PDF depuis Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email

Remarque: vous pouvez également joindre et envoyer des pièces jointes avec votre document (en savoir plus)

Suivi du document 

Une fois l’email envoyé, l’état du document est changé automatiquement par le système en « Envoyé », et la date et l’heure d’envoi vous sont indiquées sous l'aperçu du document pour un meilleur suivi (En savoir plus).



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Commentaires

Avatar sugester medium
Anonyme
Je voudrais insérer automatiquement le libellé de la prestation dans le corps du mail. Cela permettrait d’un coup d’oeil pour le client de savoir de quelle facture il s’agit et pas seulement le numéro et le montant de la facture. Est-ce possible d’après-vous?

Cordialement

25 août 2016 13:14:46

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Justine
Justine
Réponse:   Oui cela est possible si vous copiez ce libellé dans le champ "Objet" de la facture. Ainsi, vous pourrez ajouter la variable {{title}} (qui correspond au contenu du champ objet) dans le texte par défaut de vos emails. Par exemple: 

Bonjour, 
Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante:
{{title}}
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}  
{{footer}}


Cordialement

25 août 2016 13:17:51

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Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible d'avoir un texte par défaut différent selon le type de document envoyé?

12 décembre 2016 17:00:56

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Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en insérant des balises comme par exemple:

Bonjour,
{{#eq kind 'estimate'}}
texte pour les devis
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis
{{/eq}}
{{footer}}

Ou encore:

Bonjour,

{{#in kind 'estimate,proforma,vat'}}
{{#eq kind 'estimate'}} texte pour les devis {{/eq}}
{{#eq kind 'proforma'}}texte pour les factures proforma{{/eq}}
{{#eq kind 'vat'}}texte pour les factures{{/eq}}
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis/proforma/factures
{{/in}}
{{footer}}

12 décembre 2016 17:02:16

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Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible de paramétrer plusieurs textes par défaut dans des langues différentes?

12 décembre 2016 17:03:47

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Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en passant par la création de plusieurs départements: vous pouvez ainsi paramétrer un texte d'email dans la fiche de chaque département. Il suffira de choisir le bon département vendeur lors de la création du document à envoyer.

12 décembre 2016 17:05:17

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