Signature en Ligne : Devis, Bons de commande, Bons d'intervention
Dernière mise à jour: 17/05/2022
Vous créez des devis, des bons de commande ou des bons d'intervention ? Faites-les signer par vos clients en un clic afin de confirmer leur bon pour accord !
Le logiciel de Facturation VosFactures propose (à partir de la formule Pro) l'option "Signature en ligne" qui permet à vos clients de signer le document depuis un ordinateur, une tablette, ou un smartphone. Plus besoin d'imprimer ou d'attendre le retour par poste du document signé. C'est rapide et simple pour une collaboration commerciale basée en toute confiance.
- Activer l'option
- Suivi Automatique
- Notification en cas de Signature
- Verrouillage
- Signer un Devis, Bon de Commande ou Bon d'intervention
- Signature : en instantané ou à distance
- Affichage du Bouton "Signer"
Activer l'option
Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le paragraphe "Clients", cochez l'option "Signature en ligne" (Devis, Bons de commande et Bons d'intervention)" puis sauvegardez.
Remarque
❗ Pour que l'option fonctionne, il faut que la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’" soit affichée sur les devis, les bons de commande et/ou les bons d'intervention. Pour cela, vérifiez que les options correspondantes soient cochées depuis Paramètres du compte > Paramètres d'impression :
Suivi Automatique
Afin de vous assurer un meilleur suivi, l'état du document signé est automatiquement changé en "Accepté" et la date et heure de la signature sont indiquées dans l'encadré "Suivi du document".
Recevoir une Notification Automatique
Si besoin vous pouvez demander à recevoir également une notification par email une fois le document signé et accepté. Pour cela, activez l'option "Recevoir une notification par email une fois le document signé et accepté" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte dans la section "clients" sans oublier de sauvegarder ensuite.
Par défaut les notifications sont envoyées à l'email du propriétaire du compte mais vous pouvez si besoin indiquer une (ou des) autre(s) adresse(s) email.
Voici un exemple de la notification que vous recevrez par email, dès qu'un devis, bon de commande ou bon d'intervention est signé:
Verrouillage des documents signés
Signer un Devis, Bon de Commande ou Bon d'intervention
Une fois ces options bien activées, un bouton "Signer le document" apparaît sur tous vos devis, bons de commande et bons d'intervention sur lequel vos clients cliquent afin de donner leur bon pour accord :
1- Le client clique sur le bouton "Signer le document"
visible depuis le PDF (que le client reçoit par email) ou l'aperçu du document (sur votre propre écran par exemple).
2 - Un cadre s'affiche permettant au Client de signer soit avec une souris (sur un ordinateur), soit avec son doigt ou un stylo (sur une tablette, iPad ...).
Pour valider la signature, le Client clique sur "Envoyer". Sinon, il clique sur Effacer pour recommencer, ou sur Annuler pour revenir à l'aperçu du document.
3- Le document est mis à jour avec la date et la signature :
La signature s'affiche sous la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’ et, comme indiqué, est précédée automatiquement de la mention Bon pour accord et de la date du jour.
Faire signer à distance ou en instantané
Vous avez plusieurs options disponibles en fonction de vos besoins :
-
En instantané (depuis votre compte)
Lorsque vous êtes en déplacement chez votre client par exemple, vous pouvez demander à ce que le document soit accepté et signé. Pour cela, une fois le document créé, il suffira de cliquer sur le bouton "Signer le document" depuis l'aperçu du document et demander à votre client de signer.
Cette option peut s'avérer très pratique pour vos Commerciaux lorsqu'ils sont en déplacement ou reçoivent les clients dans vos locaux.
-
A distance depuis l'Espace Facturation
Si vous avez communiqué le lien URL de l'Espace facturation à votre client, il pourra non seulement visualiser les documents qui lui ont été émis, mais également signer en ligne les devis, bons de commande et bons d'intervention à l'aide du bouton "Signer". Vous pouvez en savoir plus sur cette option ici : Espace Facturation.
-
A distance par Email
Si vous envoyez votre devis par email à l'aide du système d'envoi proposé par VosFactures, le client a la possibilité de le signer depuis chez lui en cliquant simplement sur le bouton "Signer le document" visible sur le PDF du document (en pièce jointe de l'email) et visible également sur l'aperçu du document.
Pensez à personnaliser le contenu de vos emails pour indiquer automatiquement la procédure au client (ex : "Afin de valider votre bon pour accord, merci de cliquer sur le bouton "Signer le document" visible sur le PDF").
Affichage du bouton "Signer le document"
Une fois l'option Signature en ligne activée, le bouton "Signer le document" apparaît sur tous vos Devis, Bons de commande et Bons d'intervention, aussi bien sur l'aperçu du document, que sur son PDF et à l'impression. Toutefois vous pouvez:
- modifier la couleur du bouton afin de le rendre plus visible
- ne pas afficher le bouton sur les PDF des Devis, Bons de commande et Bons d'intervention si vous souhaitez les imprimer
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Commentaires
Jean FRIRY
Lorsqu'un devis est signé en ligne, est ce qu'on reçoit une notification (par mail ou en ligne) nous indiquant la signature du document ?
Cordialement
Jean
22 octobre 2018 14:45:53
identifiant
Dès que le devis est signé en ligne par votre client, le système actualise automatiquement l'état du document (devis) sur votre compte. En effet, vous verrez qu'il sera indiqué "Accepté" (à la place de "Créé"). De plus, depuis l'aperçu du document, dans la partie "Suivi du document" vous aurez le détail indiquant la date et l'heure de la signature. Et pour des raisons évidentes de confiance commerciale, une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
22 octobre 2018 15:58:44
Faycel
La signature manuscrite électronique que vous proposez, a-t'elle une valeur juridique?
Merci
09 novembre 2018 12:23:04
Justine
Oui. En France, La signature électronique a la même valeur légale qu'une signature manuscrite, et est donc recevable devant un tribunal. Vous pouvez toujours préférer envoyer par email le document pour que le client le signe en version papier, plutôt que de lui faire signer directement en lui présentant une tablette par exemple, même si depuis 2010 la conservation sous forme numérique d'une signature manuscrite produite via un écran tactile a été reconnu par le droit français. Notre système de signature assure l'intégrité des documents signés car ils ne sont plus modifiables, et la date de signature est indiquée automatiquement par le biais d'un horodatage électronique.
Justine
--
Service Commercial +33(0)9.50.34.30.83 justine@vosfactures.fr
09 novembre 2018 17:28:28
eloflex
cela nous oblige sinon à regarder constamment les bons de commandes / devis. En fonction de l'ancienneté de celui-ci, cela peut être difficile à repérer.
09 avril 2019 17:41:17
identifiant
Cette option est prévue, elle est en court de développement. Dès que la notification par email sera disponible vous en serez informé par email et Newsletter.
10 avril 2019 09:02:21
Marc C
Est-il possible d'interdire la signature en ligne au delà d'une certaine période ?
Par exemple, le devis est valide 30 jours après édition, et au delà, il n'est plus possible de le signer en ligne.
01 octobre 2019 15:56:12
identifiant
Pour le moment en effet il est possible de signer le devis à tout moment, même après la période de validité.
Nous allons transmettre votre suggestion au Service Développement et vous tiendrons informé par email.
01 octobre 2019 16:08:28
patrick
comment faire pour que la personne signe aussi les conditions générales qui sont à la suite du devis ?
13 décembre 2019 16:22:58
identifiant
La signature en ligne s'applique uniquement sur le document de facturation. Le Bon pour accord est donc donné en se basant sur les produits / services facturés. Toutefois si à la suite du devis vous avez renseigné vos CGV et que celles-ci font donc partie du document, la signature en ligne est valable pour l'ensemble du document.
16 décembre 2019 09:53:45
laurent
Pourriez-vous me confirmer si votre système de signature électronique est bien agréée par l'ANSSI?
J'ai lu que c'était obligatoire pour avoir une signature électronique "valable". Merci d'avance.
18 octobre 2020 19:48:30
Yves
Nous proposons une signature en ligne des documents non comptables, pas des factures.
La signature en ligne a la même valeur légale qu'une signature manuscrite, et est donc recevable devant un tribunal. Vous pouvez toujours préférer envoyer par email le document pour que le client le signe en version papier, plutôt que de lui faire signer directement en lui présentant une tablette par exemple, même si depuis 2010 la conservation sous forme numérique d'une signature manuscrite produite via un écran tactile a été reconnu par le droit français.
Notre système de signature assure l'intégrité des documents signés car ils ne sont plus modifiables, et la date de signature est indiquée automatiquement par le biais d'un horodatage électronique.
Mais le jugement d'un Tribunal ne se basera pas sur cela uniquement. Il s'agit d'une signature de devis uniquement. Cela dépendra notamment du droit de rétractation, si la prestation a été livrée et de ce qu'indiquent vos CGV.
Cordialement,
Yves
19 octobre 2020 14:17:53
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