Signature en Ligne des Devis et Bons de commande
Dernière mise à jour: 06/08/2019
Vous créez des devis ou des bons de commandes ? Faites-les signer par vos Clients en un clic afin de confirmer leur bon pour accord !
Le logiciel de Facturation VosFactures propose (à partir de la formule Pro) l'option "Signature en ligne" qui permet à vos Clients de signer le document depuis un ordinateur, une tablette, ou un smartphone. Plus besoin d'imprimer ou d'attendre le retour par poste du document signé. C'est rapide et simple pour une collaboration commerciale basée en toute confiance.
- Activer l'option
- Signer un Devis ou Bon de Commande
- Signature : en instantané ou à distance
- Verrouillage
- Suivi Automatique
- Notification en cas de Signature
- Remarque : Bouton "Signer"
Activer l'option
Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le paragraphe "Clients", cochez l'option "Signature électronique (Devis et Bons de commande)" puis sauvegardez.
Remarque
Pour que l'option fonctionne, il faut que la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’" soit affichée sur les devis et/ou les bons de commande. Pour cela, vérifiez que les options correspondantes soient cochées depuis les Paramètres du compte > Paramètres d'impression :
Signer un Devis ou Bon de commande
Une fois ces options bien activées, un bouton "Signer" apparaît sur tous vos devis et bons de commandes sur lequel vos clients cliquent afin de donner leur bon pour accord :
1- Le client clique sur le bouton "Signer le document" visible depuis le PDF ou l'aperçu du document.
2 - Un cadre s'affiche permettant au Client de signer soit avec une souris (sur un ordinateur), soit avec son doigt ou un stylo (sur une tablette, iPad ...).
Pour valider la signature, le Client clique sur "Envoyer". Sinon, il clique sur Effacer pour recommencer, ou sur Annuler pour revenir à l'aperçu du document.
3- Le document est mis à jour avec la date et la signature :
La signature s'affiche sous la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’ et, comme indiqué, est précédée automatiquement de la mention Bon pour accord et de la date du jour.
Faire signer à distance ou en instantané
Vous avez plusieurs options disponibles en fonction de vos besoins :
-
En instantané (depuis votre compte)
Lorsque vous êtes en déplacement chez votre Client par exemple, vous pouvez demander à ce que le document soit accepté et signé. Pour cela, une fois le document créé, il suffira de cliquer sur le bouton "Signer le document" depuis l'aperçu du document et demander à votre client de signer.
Cette option peut s'avérer très pratique pour vos Commerciaux lorsqu'ils sont en déplacement ou reçoivent les Clients dans vos locaux.
-
A distance par Email
Il arrive que vous ayez établi un devis et l'avez envoyé à votre Client par email à l'aide du système d'envoi proposé par VosFactures. Il a alors la possibilité de signer ce document depuis chez lui ! En effet, lorsqu'il reçoit l'email, il lui suffit de cliquer sur le bouton "Signer le document" visible sur le PDF du document (en pièce jointe de l'email) et visible également sur l'aperçu du document.
-
A distance depuis l'Espace Facturation
Si vous avez communiqué le lien URL de l'Espace facturation à votre client, il pourra non seulement visualiser les documents qui lui ont été émis, mais également signer en ligne les devis et bons de commande à l'aide du bouton "Signer". Vous pouvez en savoir plus sur cette option ici : Accès clients.
Verrouillage
Suivi Automatique
Afin de vous assurer un meilleur suivi, l'état du document signé est automatiquement changé en "Accepté" et la date et heure de la signature sont indiquées dans l'encadré "Suivi du document".
Recevoir une Notification Automatique
Si besoin vous pouvez demander à recevoir également une notification par email une fois le document signé et accepté. Pour cela, activez l'option "Recevoir une notification par email une fois le document signé et accepté" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte dans la section "Clients" sans oublier de sauvegarder ensuite.
Par défaut les notifications sont envoyées à l'email du propriétaire du compte mais vous pouvez si besoin indiquer une (ou des) autre(s) adresse(s) email.
Voici un exemple de la notification que vous recevrez par email, dès qu'un devis ou bon de commande est signé:
Remarque: bouton "Signer le document"
- modifier la couleur du bouton afin de le rendre plus visible
- ne pas afficher le bouton sur les PDF des Devis et Bons de commande si vous souhaitez les imprimer
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Commentaires
Jean FRIRY
Lorsqu'un devis est signé en ligne, est ce qu'on reçoit une notification (par mail ou en ligne) nous indiquant la signature du document ?
Cordialement
Jean
22 octobre 2018 14:45:53
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Agathe
Dès que le devis est signé en ligne par votre client, le système actualise automatiquement l'état du document (devis) sur votre compte. En effet, vous verrez qu'il sera indiqué "Accepté" (à la place de "Créé"). De plus, depuis l'aperçu du document, dans la partie "Suivi du document" vous aurez le détail indiquant la date et l'heure de la signature. Et pour des raisons évidentes de confiance commerciale, une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
22 octobre 2018 15:58:44
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Faycel
La signature manuscrite électronique que vous proposez, a-t'elle une valeur juridique?
Merci
09 novembre 2018 12:23:04
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Justine
Oui. En France, La signature électronique a la même valeur légale qu'une signature manuscrite, et est donc recevable devant un tribunal. Vous pouvez toujours préférer envoyer par email le document pour que le client le signe en version papier, plutôt que de lui faire signer directement en lui présentant une tablette par exemple, même si depuis 2010 la conservation sous forme numérique d'une signature manuscrite produite via un écran tactile a été reconnu par le droit français. Notre système de signature assure l'intégrité des documents signés car ils ne sont plus modifiables, et la date de signature est indiquée automatiquement par le biais d'un horodatage électronique.
Justine
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Service Commercial +33(0)9.50.34.30.83 justine@vosfactures.fr
09 novembre 2018 17:28:28
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eloflex
cela nous oblige sinon à regarder constamment les bons de commandes / devis. En fonction de l'ancienneté de celui-ci, cela peut être difficile à repérer.
09 avril 2019 17:41:17
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Agathe
Cette option est prévue, elle est en court de développement. Dès que la notification par email sera disponible vous en serez informé par email et Newsletter.
10 avril 2019 09:02:21
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