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Signature électronique des Devis et Bons de commande

Créé: 10/07/2018
Dernière mise à jour: 16/11/2018

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Vous créez des devis ou des bons de commandes ? Faites-les signer par vos Clients en un clic afin de confirmer leur bon pour accord !

Le logiciel de Facturation VosFactures propose (à partir de la formule Pro) l'option "Signature électronique" qui permet à vos Clients de signer le document depuis un ordinateur, une tablette, ou un smartphone. Plus besoin d'imprimer ou d'attendre le retour par poste du document signé. C'est rapide et simple pour une collaboration commerciale basée en toute confiance.

Activer l'option

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte, sous le paragraphe "Autre", cochez l'option "Signature électronique (Devis et Bons de commande)" puis sauvegardez.

Remarque

Pour que l'option fonctionne, il faut que la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’" soit affichée sur les devis et/ou les bons de commande. Pour cela, vérifiez que les options correspondantes soient cochées depuis les Paramètres du compte > Paramètres d'impression :

Faire signer un Devis ou Bons de commande

Une fois ces options bien activées, faites signer signer votre devis ou bons de commande ! Vous avez plusieurs options disponibles en fonction de vos besoins :

En instantané

En effet, lorsque vous êtes en déplacement chez votre Client par exemple, vous pouvez demander à ce que le document soit accepté et signé. Pour cela, une fois le document renseigné et sauvegardé, il suffira de cliquez sur le bouton "Signer le document" depuis l'aperçu de ce dernier.
Cette option peut s'avérer très pratique pour vos Commerciaux lorsqu'ils sont en déplacement ou reçoivent les Clients dans vos locaux.

A distance

1/ directement depuis le document

Il arrive que vous ayez établi un devis et l'avez envoyé à votre Client par email à l'aide du système d'envoi proposé par VosFactures. Il a alors la possibilité de signer ce document depuis chez soi !
En effet, lorsqu'il reçoit l'email, il lui suffit de cliquer sur le bouton "Signer le document" visible aussi bien depuis le PDF que depuis l'aperçu du document après avoir cliqué sur le lien correspondant.

Après avoir cliqué sur le bouton "Signer le document", un cadre s'affiche permettant au Client de signer soit avec une souris (sur un ordinateur), soit avec son doigt ou un stylo (sur une tablette, iPad ...).

Pour valider la signature, le Client clique sur "Envoyer". Sinon, il clique sur Effacer pour recommencer, ou sur Annuler pour revenir à l'aperçu du document.

2/ depuis l'Espace Facturation

En effet, si vous avez communiqué le lien URL de l'Espace facturation à votre client, il pourra non seulement visualiser les documents qui lui ont été émis, mais en plus signer en ligne les devis et bons de commande à l'aide du bouton "Signer". Vous pouvez en savoir plus sur cette option ici : Accès clients.

Devis ou Bon de commande signé

La signature s'affiche sous la mention "Date et signature du client précédée de la mention ‘Bon pour accord’ et, comme indiqué, est précédée automatiquement de la mention Bon pour accord et de la date du jour.

Suivi automatique

Afin de vous assurer un meilleur suivi, l'état du document signé est automatiquement changé en "Accepté" et la date et heure de la signature sont indiquées dans l'encadré "Suivi du document".

Verrouillage

Pour des raisons évidentes de confiance commerciale, un document signé ne peut plus être modifié.

Remarque: bouton "Signer le document"

Une fois l'option Signature électronique activée, un bouton "Signer le document" apparaît sur tous vos Devis et Bons de commandes, aussi bien sur l'aperçu du document, que sur son PDF et à l'impression.

Toutefois vous pouvez:

modifier la couleur du bouton afin de le rendre plus visible
ne pas afficher le bouton sur les PDF des Devis et Bons de commande si vous souhaitez les imprimer

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Commentaires

Jean FRIRY

Bonjour,
Lorsqu'un devis est signé en ligne, est ce qu'on reçoit une notification (par mail ou en ligne) nous indiquant la signature du document ?

Cordialement
Jean

22 octobre 2018 14:45:53

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Agathe

Réponse: Bonjour,
Dès que le devis est signé en ligne par votre client, le système actualise automatiquement l'état du document (devis) sur votre compte. En effet, vous verrez qu'il sera indiqué "Accepté" (à la place de "Créé"). De plus, depuis l'aperçu du document, dans la partie "Suivi du document" vous aurez le détail indiquant la date et l'heure de la signature. Et pour des raisons évidentes de confiance commerciale, une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.

22 octobre 2018 15:58:44

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Faycel

Bonjour,

La signature manuscrite électronique que vous proposez, a-t'elle une valeur juridique?

Merci

09 novembre 2018 12:23:04

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Justine

Réponse: Bonjour,

Oui. En France, La signature électronique a la même valeur légale qu'une signature manuscrite, et est donc recevable devant un tribunal. Vous pouvez toujours préférer envoyer par email le document pour que le client le signe en version papier, plutôt que de lui faire signer directement en lui présentant une tablette par exemple, même si depuis 2010 la conservation sous forme numérique d'une signature manuscrite produite via un écran tactile a été reconnu par le droit français. Notre système de signature assure l'intégrité des documents signés car ils ne sont plus modifiables, et la date de signature est indiquée automatiquement par le biais d'un horodatage électronique.

Bien Cordialement
Justine
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Justine
Service Commercial +33(0)9.50.34.30.83 justine@vosfactures.fr