Le logiciel de facturation en ligne vosFactures vous permet d'envoyer par email vos relances en cas de factures impayées. Toutefois il se peut que vous ayez besoin de relancer vos clients par courrier. Avec le logiciel vous pouvez facilement et rapidement imprimer les relances pour ensuite les avoir sur papier.

1. Imprimer une Relance
2. Personnaliser le Contenu d'une Relance
3. Personnaliser le Format des Relances

Imprimer une Relance

1- Une fois la facture impayée identifiée, cliquez sur le numéro de la facture pour afficher son aperçu, puis cliquez sur l’onglet Relances > Imprimer une relance : 

2- La relance s'affiche à l'écran, avec l'objet et le texte tels que définis par défaut et que vous pouvez modifier en cliquant sur “Modifier” (icône stylo), comme expliqué plus bas. 


3- Pour imprimer la relance, cliquez sur le bouton "Télécharger en PDF" : 

• la relance se télécharge sur votre ordinateur
• et le système ajoutera dans le suivi du document qu'une relance a été imprimée (en savoir plus). 

4- Une fois cela fait, cliquez sur le bouton "Retour".


Remarque : La relance une fois imprimée correspond à la fenêtre (100x35mm) de l'enveloppe (220x110 mm).

Personnaliser le Contenu d'une Relance

Le logiciel vous propose par défaut une relance type à imprimer que vous pouvez personnaliser :

A chaque relance

Comme vu plus haut, avant d'imprimer une relance, vous pouvez modifier :

• l'objet 
• le texte et la signature de la relance

Pour cela, il suffit de cliquer sur un des boutons "Modifier", de corriger le contenu souhaité, et de cliquer ailleurs sur l'écran pour enregistrer les modifications. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton en haut "Télécharger en PDF". 

Par défaut

Il vous est possible de modifier l'objet et le texte pré-renseignés de cette relance dans Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email > Relance (à imprimer) en cas de facture impayée:  choisissez l’option "Texte personnalisé" au lieu de "Texte par défaut" puis modifiez le contenu souhaité en utilisant les variables dynamiques, puis sauvegardez.
Cliquez sur le bouton bleu Aide pour visualiser la liste des variables dynamiques disponibles (contactez-nous si besoin). 




Bien sûr vous pourrez toujours modifier le contenu de la relance avant son impression comme expliqué dans le paragraphe précédent.

Remarque :

Les variables dynamiques suivantes permettent d'afficher le nombre de relances* :

• {{inc reminder_no}} : Numéro de la relance (relance "N")
• {{reminder_no}} : Nombre de relances déjà envoyées, ("N-1" relances envoyées)
• {{dec reminder_no}} : Nombre de relances précédemment envoyées, ("N-2" relances envoyées)

*Notez que les relances par email et les relances imprimées sont comptabilisées ensemble. 

Par département (compte Multi-départements)

Vous pouvez personnaliser l'objet et le texte des relances depuis la fiche de chaque département via l’option "Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails". Ainsi, en passant par la création de départements multiples, vous pouvez combiner plusieurs contenus par défaut de relance papier. 

Personnaliser le Format des Relances

Comme pour les documents de facturation, vous pouvez créer votre ou vos propres formats de relance à imprimer si vous avez des connaissances en HTML et CSS (En savoir plus).
Par exemple, si vous souhaitez rajouter, supprimer, ou déplacer des champs.

Pour cela, depuis Paramètres > Paramètres du compte > Formats des documents, cliquez sur “Ajouter un nouveau format” (en bas de la page) et dans le champ “Type” sélectionnez “Relance (à imprimer) en cas de facture impayée”, modifiez le format et sauvegardez.

Ensuite, en retournant dans Paramètres du compte > Envoi par email > Relance (à imprimer) en cas de facture impayée, vous pouvez sélectionner votre format personnalisé depuis le champ “Format”.
 

 

Les variables dynamiques suivantes permettent d'afficher le nombre de relances :

• {{inc reminder_no}} : Numéro de la relance (relance "N")
• {{reminder_no}} : Nombre de relances déjà envoyées, ("N-1" relances envoyées)
• {{dec reminder_no}} : Nombre de relances précédemment envoyées, ("N-2" relances envoyées)

Notez que les relances par email et les relances imprimées sont comptabilisées ensemble. 

Sinon, notez que nous développons des formats sur mesure pour les abonnements annuels MAX.