Le logiciel de facturation VosFactures permet d'indiquer une ou plusieurs adresses emails dans la fiche de vos clients et fournisseurs : 

• pour l'envoi des documents de facturation et de stock
• pour l'envoi des relances et avis de paiements

Il est possible de renseigner ces emails lors de la création d'une facture, d'une relance ou d'un contact. De plus sachant que vos contacts peuvent changer d'adresse email, cet article résume la façon dont les adresses emails des contacts sont mises à jour. 
 

1. Email de facturation et Email de relance
2. Sauvegarde automatique des adresses email
3. Mises à jour des adresses email

Email de facturation et Email de relance

Pour rappel, le logiciel VosFactures vous offre la possibilité d’enregistrer plusieurs adresses email pour chacun de vos contacts :

• Adresse(s) email principale(s) : Destinée(s) à recevoir les documents de facturation et les documents de stock via la fonction Envoi en ligne.
• Adresse(s) email de relance : Destinée(s) à recevoir les relances email. Par défaut égale à l'adresse email de facturation, vous pouvez indiquer un email différent si vous devez contacter une autre personne pour les rappels de paiement. Cela permet, en complément de l’adresse email principale du contact, de gérer vos communications de manière plus ciblée et efficace.  

Ces deux champs sont accessibles depuis la fiche d'un contact, lors de la facturation, ainsi que lors de l'envoi d'un document ou d'une relance. 

Sauvegarde automatique des adresses email

Une adresse email peut être renseignée et sauvegardée automatiquement pour la première fois lors de la création d'une fiche contact, d'un document, ou lors de l'envoi d'un document ou d'une relance. 

• Lors de la création d’un contact : 
  • soit depuis l'onglet "Contacts"
  • soit par importation d'un fichier 

=> A la sauvegarde de la fiche contact, les emails renseignés seront associés au contact (et donc pré-remplis sur les nouveaux documents à créer). 

• Lors de la création d’un document : 

  • l'email de facturation est à renseigner dans la section où vous renseignez les informations du client, après avoir cliqué sur le bouton "+"; 
  • l'email de relance si différent est à renseigner dans la section "Plus d'options" en bas du formulaire. 

=> A la sauvegarde du document, les emails renseignés seront associés au document ET au contact. 

• Lors de l'envoi d'un document (email de facturation).  

=> Après l'envoi du document, l'email renseigné sera associé au document ET au contact - sauf choix contraire (voir ci-dessous). 

Mises à jour des adresses email

Lorsque vous modifiez l'adresse email d'un contact existant, celle-ci peut être sauvegardée au niveau du document et/ou au niveau du contact. 

Lors de la modification d'une fiche contact

Adresse email principale (de facturation)

Si vous modifiez la fiche d'un contact existant pour y changer l’adresse email principale, celle-ci sera modifiée: 

• par défaut : sur le contact (et futures documents) ET les factures existantes. Cela veut dire que si vous envoyez à nouveau une facture existante au contact, celle-ci sera envoyée à la nouvelle adresse email. 
• avec option "Ne pas mettre à jour l’adresse e-mail sur les factures existantes" cochée : sur le contact (et futures documents) seulement. 

Adresse email principale (de facturation)

Si vous modifiez l’adresse email sur un document de facturation d'un contact existant, celle-ci sera modifiée sur le document en question ET au niveau de la fiche contact. 

Adresse email de relance

En modifiant l'adresse email de relance d'un document de facturation d'un contact existant, la modification n'affectera que le document en question. La fiche contact ne sera pas modifiée (et donc les autres documents non plus). 
 

Modification lors de l’envoi du document

Liens Associés 

• Ajouter des Contacts : Clients et Fournisseurs 
• Modifier un Contact 
• Ne pas mettre à jour l'adresse e-mail sur les factures existantes
• Suivi des Impayés et Relances
• Relances Manuelles par Email