Relances en cas de facture(s) impayée(s)

Published at 13 octobre 2016 09:56:33
Le logiciel de facturation VosFactures vous facilite le suivi de votre facturation et des paiements et vous permet d’envoyer des relances par email à vos clients en cas de factures impayées. Cet envoi peut se faire manuellement pour une facture en particulier ou automatiquement pour l’ensemble de vos factures en retard de paiement.
 

Retard de paiement : Identification facilitée

Grâce à un système de couleur, l’étiquette de l’état de vos factures passera au rouge lorsque la date limite de règlement indiquée sur la facture est dépassée. Ainsi, vous pouvez identifier facilement les factures en retard de paiement.  
relance factures impayées

Vous pouvez également générer la liste de vos factures impayées en utilisant le moteur de recherche à gauche de la liste de vos documents, en choisissant comme critère l'état "Impayé après échéance" (donc les factures en retard de paiement) ou l'état "Impayé" (qui inclut aussi les factures non payées pas encore en retard). 
moteur de recherche factures en retard

Personnaliser les Relances 

Le logiciel vous propose par défaut une relance type. Si cela ne vous convient pas, il vous est possible de modifier le texte et le titre par défaut de l’email de relance dans Paramètres > Paramètres  du compte > Envoi des documents
Dans le paragraphe « Email de relance en cas de facture impayée », choisissez l’option « Email personnalisé » au lieu de « Email par défaut », puis modifiez le texte (cliquez sur le bouton bleu « Aide » pour vous aider).
Vous pouvez également choisir de joindre par défaut le PDF de la facture impayée en cochant l’option « Joindre à l'email la facture impayée en PDF (en tant que pièce jointe) ». N’oubliez pas de cliquer sur sauvegarder.

relance personnalisée 

=> Vous pouvez également modifier le contenu et titre de la relance à chaque envoi d’une relance manuelle.

=> En passant par la création de départements multiples, vous pouvez combiner plusieurs contenus de relance grâce à l’option « Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails » (en savoir plus).

Envoyer une relance manuelle

Une fois la facture impayée identifiée, cliquez sur le numéro de la facture pour afficher son aperçu, puis cliquez sur l’onglet Plus > Envoyer une relance pour envoyer au client un email de relance.
envoyer une relance depuis une facture


Vous pouvez modifier le texte et le titre de la relance, modifier/indiquer l’adresse email du destinataire, vous rajouter en copie, et joindre le PDF de la facture impayée. Puis cliquez sur le bouton "Envoyer". 
relance facture impayé

Relance automatique

Principe

Vous pouvez configurer l’envoi de relances automatiques. Les emails de relance seront envoyés automatiquement aux clients qui ont un certain nombre de jours de retard par rapport à la date limite de règlement indiquée sur les factures - nombre que vous aurez prédéfini (voir "paramétrage" plus bas).   

Les documents qui font l'objet de relances automatiques sont les documents comptables, à savoir:
  • les factures (y compris acompte, solde, avoirs, et "autres documents")
  • les reçus.
Les documents non comptables (devis, bons de commandes, proforma) et les factures annulées sont exclus des relances automatiques.

Les relances automatiques sont envoyées avec l'adresse indiquée dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" dans les paramètres du compte et/ou département. 

Paramétrage 

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email des documents > Email de relance en cas de Facture impayée >  Faut-il envoyer les relances automatiquement?, choisissez une des options proposées ou si aucune ne vous convient, cliquez sur « Plus » et définissez le nombre de jours de retard avant relance (par exemple écrivez 10, 21 si vous souhaitez qu’une relance soit envoyée après 10 jours et 21 jours de retard).

relance automatique

Remarques: 

► Vous pouvez également indiquer des chiffres négatifs si vous souhaitez envoyer des relances AVANT la date d'échéance. Par exemple écrivez -3 si vous souhaitez qu'une relance soit envoyée 3 jours avant la date limite de règlement indiquée sur la facture. 
► Les relances automatiques (comme les récurrences) sont envoyées à 10h00 UTC avec l'adresse email indiquée dans les paramètres du compte. 
► Si vous avez déjà des factures impayées existantes avant de paramétrer votre compte, ces factures-là ne feront pas l'objet de relances automatiques. Il faudra effectuer la relance manuellement.  
► Pour qu'une facture non payée ne fasse pas l'objet d'une relance (ex: facture d'avoir), choisissez la valeur "Ne pas afficher" dans le champ "Date limite de règlement". 


Suivi des relances

Dans le paragraphe "Suivi des documents" depuis l'aperçu de chaque document (ainsi que depuis l’onglet « Historique des activités » si vous avez opté pour cette option), vous pourrez vérifier l’envoi et la bonne réception de chaque relance envoyée. 
Mais attention! si vous voulez garder une copie du contenu des relances, nous vous conseillons:
- soit de vous mettre en copie ou copie cachée de chaque envoi
- soit de choisir le 3ème mode d'envoi "" afin de retrouver les emails et relances envoyées directement dans le dossier d'envoi de votre boîte de messagerie. 
 


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