Relances en cas de facture(s) impayée(s)

Created: 15/06/2015
Last updated: 31/07/2017
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Le logiciel de facturation VosFactures vous facilite le suivi de votre facturation et des paiements et vous permet d’envoyer des relances par email à vos clients en cas de factures impayées.
Cet envoi peut se faire manuellement pour une facture en particulier ou automatiquement pour l’ensemble de vos factures en retard de paiement.

Retard de paiement : Identification facilitée

Grâce à un système de couleur, l’étiquette de l’état de vos factures passera au rouge lorsque la date limite de règlement indiquée sur la facture est dépassée. Ainsi, vous pouvez identifier facilement les factures en retard de paiement.  
relance factures impayées

Grâce au module de recherche (à gauche de la liste de vos documents), vous pouvez également générer la liste de vos factures impayées en choisissant comme critère l'état "Impayé après échéance" (donc les factures en retard de paiement) ou l'état "Impayé" (qui inclut aussi les factures non payées pas encore en retard). 
moteur de recherche factures en retard

Personnaliser le contenu des Relances 

Le logiciel vous propose par défaut une relance type. Si cela ne vous convient pas, il vous est possible de modifier le texte et le titre par défaut de l’email de relance dans Paramètres > Paramètres du compte > Envoi des documents

Par défaut  

Titre et Texte:
Dans le paragraphe « Email de relance en cas de facture impayée », choisissez l’option « Email personnalisé » au lieu de « Email par défaut », puis modifiez le texte. Vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Aide » pour vous aider et visualiser la liste des variables disponibles. Vous pouvez également nous contacter si vous avez besoin d'aide. 
Pièce jointe
Vous pouvez également choisir de joindre par défaut le PDF de la facture impayée en cochant l’option « Joindre à l'email la facture impayée en PDF (en tant que pièce jointe) ». N’oubliez pas de cliquer sur sauvegarder.

relance personnalisée

Compte Multi-départements

Vous pouvez personnaliser le titre et texte des relances depuis la fiche de chaque département via l’option « Paramétrage indépendant du système d'envoi des emails » (en savoir plus). Ainsi, en passant par la création de départements multiples, vous pouvez combiner plusieurs contenus de relance. 

A chaque envoi
Vous pourrez bien sûr modifier les titre, texte et pièce jointe au moment de l'envoi de chaque relance manuelle. 

Envoyer une relance

Relance Manuelle 

Une fois la facture impayée identifiée, cliquez sur le numéro de la facture pour afficher son aperçu, puis cliquez sur l’onglet Plus > Envoyer une relance pour envoyer au client un email de relance.
envoyer une relance depuis une facture

Vous pouvez modifier le texte et le titre de la relance, modifier/indiquer l’adresse email du destinataire, vous rajouter en copie, et joindre le PDF de la facture impayée. Puis cliquez sur le bouton "Envoyer". 
relance facture impayé


Relance automatique

Vous pouvez configurer l’envoi de relances automatiques comme expliqué ici. 


Suivi des relances

1 - Depuis la liste des Revenus

Lorsqu'un document a fait l'objet d'une relance par email (manuelle ou automatique), un icône en forme d'enveloppe s'affiche à côté du numéro du document depuis la liste des documents - pour une identification plus facile.


2 - Depuis l'aperçu du document

Dans l'encadré "Suivi des documents" situé tout en bas de l'aperçu de chaque document, vous pouvez visualiser la date, l'heure, l'état de l'envoi et la bonne réception de chaque relance envoyée. 


3 - Depuis l'Historique des activités 

Si vous avez opté pour l'option "Historique des activités", vous pouvez également visualiser et rechercher les relances manuelles et les relances automatiques effectuées sur votre compte. 



Mais attention! si vous voulez garder une copie du contenu des relances, nous vous conseillons:
- soit de vous mettre en copie ou copie cachée de chaque envoi
- soit de choisir le 3ème mode d'envoi "" afin de retrouver les emails et relances envoyées directement dans le dossier d'envoi de votre boîte de messagerie. 



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Commentaires

Avatar sugester medium
Pawlak
Bonjour ,
et l option pour les 40 euro legal ainsi que les taux d interet legaux ?

24 juillet 2017 12:11:53

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour,
Vous pouvez afficher la mention d'indemnité de retard de 40€ sur vos document et choisir le taux d'intérêt de votre choix lors de la création du document (en savoir plus ici: http://aide.vosfactures.fr/407877-Mentions-obligatoires-France-Indemnit-forfaitaire-en-cas-de-retard-de-paiement) .

24 juillet 2017 12:16:06

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