Relances automatiques par SMS

Créé: 21/02/2018
Dernière mise à jour: 25/01/2021
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VosFactures vous offre la possibilité de paramétrer des relances automatiques par mail pour rappeler à vos clients qu'ils doivent régler leurs factures. Vous avez désormais un second moyen de notifier vos clients. En effet, le logiciel possède également une intégration avec le service SMSAPI qui vous permet de paramétrer des notifications SMS de manière similaire.
 

  1. Créer un compte sur SMSAPI
  2. Connecter-le à votre compte VosFactures
  3. Envoyer des SMS automatiques
  4. Suivi des Relances par SMS


Créer un compte sur SMSAPI

SMSAPI est un service d'envoi de SMS pour les professionnels. L'intégration de SMSAPI avec le logiciel VosFactures vous permet de planifier des SMS à envoyer automatiquement aux clients pour leur rappeler de régler leurs factures avant ou après échéance.

Pour bénéficier de cette fonction, il vous faut ouvrir un compte chez l'application tierce SMSAPI qui possède une tarification par SMS que vous pouvez consulter ici (choisissez le pays de destination, exemple France, pour visualiser le tarif correspondant). P.S: Notez que la plateforme SMSAPI est en anglais. Vous trouverez des informations détaillées sur le fonctionnement de ce service sur la page de documentation.
Pour cela, suivez les instructions suivantes: 

1) Depuis smsapi.com, cliquez sur "Create your account".

2) Remplissez les informations demandées, un code de vérification vous sera envoyé par SMS puis un email d'activation.

3) Connectez-vous ensuite à votre compte SMSAPI. Lors de la première connexion, une fenêtre vous demande de renseigner des informations.



❗ Votre compte doit être validé par SMSAPI pour bénéficier pleinement de l'intégration avec VosFactures. Pour une validation plus rapide, n'hésitez pas à nous contacter avec l'adresse email de votre compte SMSAPI et nous les contacterons pour vous. 


Connecter SMSAPI à votre compte VosFactures

1) Une fois le compte SMSAPI créé, vous devez tout d'abord obtenir votre mot de passe API (md5) disponible dans votre compte SMSAPI. Pour cela, depuis votre tableau de bord SMSAPI dans la colonne de gauche, cliquez sur "API Settings" puis sur "API password (MD5)". Entrez votre mot de passe et cliquez sur "Show".


2) Depuis votre compte VosFactures, allez à Paramètres > Paramètres du compte > Intégration > SMSAPI et cochez la case "Intégrer SMSAPI". Renseignez le nom d'utilisateur et le mot de passe api (md5) de votre compte SMSAPI, puis sauvegardez. Vous pouvez envoyer un SMS test en entrant votre numéro de téléphone portable et un texte pour le SMS.


Voilà, l'intégration est terminée !


Envoyer des SMS de notification à vos clients


► Rappel : Documents concernés

Les documents qui font l'objet de relances automatiques sont les documents comptables, non payés ou payés en partie, à savoir:

  • les factures (y compris acomptes, soldes, avoirs et "autres documents")
  • les reçus

Les documents non comptables (devis, bons de commandes, proforma), les factures annulées, et les documents payés ou sans date limite de règlement sont exclus des relances par sms.

► Paramétrer l'envoi des sms

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email > SMS, vous pouvez activer & paramétrer les envois automatiques de SMS : 

  • Avant échéance 
  • Après échéance

✧ Relance SMS avant échéance

Cochez cette option pour envoyer des relances SMS avant la date d'échéance d'une facture - par exemple pour rappeler à vos clients que la date limite de règlement se rapproche puis :

  1. indiquez le contenu du SMS souhaité (voir § variables dynamiques)
  2. indiquez quand envoyer les SMS : indiquez en les séparant par une virgule le(s) nombre(s) de jour avant la date limite de règlement d'une facture lors lesquels un SMS doit être envoyé (ex: "-5,-3" pour un SMS envoyés 5 jours puis 3 jours avant la date limite de règlement de la facture).

Logiciel Facturation Relance SMS Facture


✧ Relance SMS après échéance

Cochez cette option pour envoyer des relances SMS lorsqu'une facture est en retard de paiement (facture non payée malgré la date limite de paiement dépassée) : 

  1. indiquez le contenu du SMS souhaité (voir § variables dynamiques)
  2. indiquez quand envoyer les SMS : choisissez une des options proposées ou, si aucune ne vous convient, cliquez sur "Autre" et indiquez en les séparant par une virgule le(s) nombre(s) de jours de retard (après la date limite de règlement) de retard lors desquels un SMS doit être envoyé (ex: "14,30" pour un envoi 14 et 30 jours après la date limite de règlement de la facture).
Logiciel Facturation Relance SMS Facture

✧ Option Jours ouvrés
L'option "Envoyer les SMS uniquement les jours ouvrés" permet d'éviter que les SMS ne soient envoyés durant les week-ends et principaux jours fériés.
Logiciel Facture Relances SMS Automatique

 

✧ Variables dynamiques

Vous pouvez inclure des variables dynamique dans le contenu de vos SMS. Cliquez sur le bouton bleu "Aide" pour les visualiser. Grâce aux variables dynamiques, vous pouvez par exemple écrire un contenu par défaut différent en fonction du type ou de la langue du document relancé (voir exemples ou contactez-nous si besoin). 
Les variables dynamiques suivantes permettent d'afficher le nombre de relances* :

  • {{inc reminder_no}} : Numéro de la relance (relance "N")
  • {{reminder_no}} : Nombre de relances déjà envoyées, ("N-1" relances envoyées)
  • {{dec reminder_no}} : Nombre de relances précédemment envoyées, ("N-2" relances envoyées)

 

Suivi des Relances par SMS

Le logiciel assure le suivi des relances par SMS, vous permettant de vérifier quels documents ont été relancés et à quel moment, ainsi qu'en cas d'échec éventuel d'envoi : 

  • depuis l'aperçu du document 
  • depuis l'historique des Activités 
En savoir plus
 

Remarque 

Si vous avez un message d'erreur lors de l'envoi d'une relance sms (ex: "Not allowed to send messages with link"), vérifier que votre compte SmsAPI a bien été activé par SmsAPI (via le bouton "Activate account") : vous serez ensuite redirigé vers un formulaire vous permettant de compléter vos coordonnées.
N'hésitez pas à contacter le service client de SmsAPI en cas de message d'erreur. 


Liens associés

 


 


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Commentaires

Avatar sugester medium
Pawlak
Bonjour ,
pourquoi ne pas faire un modele de relance avec la mention legale a 40 euro + les taux d interet ?

12 juin 2018 14:44:27

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identifiant
identifiant
Bonjour Monsieur,

Je ne suis pas sûre de bien comprendre quelle est l'option que vous souhaiteriez avoir, pouvez-vous préciser votre question ou nous donner un exemple?
Concernant la mention légale "En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement: 40€" ainsi que les taux de pénalité en cas de non paiement, les options existent bien et sont disponibles avec toutes les formules d'abonnement:
- Mentions obligatoires (France): Indemnité forfaitaire de recouvrement
- Taux annuel de pénalité en cas de non paiement

Restant à votre disposition,
Cordialement
Agathe

12 juin 2018 15:22:24

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Avatar sugester medium
animagik
Bonjour, est ce que cela peut servir as autre chose que les relance ? comme part exemple notifier le clients quand le devis as ete envoyer ou la facture ?
exemple: "le devis demander pour le prestation vous attend dans votre boite mail". enfin quelque chose comme sa.
merci

05 octobre 2019 22:00:35

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Yves
Yves
Réponse:  

Bonjour, 

Il est possible de le faire en ajoutant un nombre de jour négatif à la date limite de règlement de la facture. 

Pour rappel, les documents qui font l'objet de relances automatiques sont les documents comptables, non payés ou payés en partie, à savoir les factures (y compris acomptes, soldes, avoirs et "autres documents") et les reçus.

Les documents non comptables (devis, bons de commandes, proforma), les factures annulées, et les documents payés ou sans date limite de règlement sont exclus des relances par sms.

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email > SMS, vous avez le choix d'activer l'envoi de sms avant échéance: Entrez des nombres négatifs séparés par des virgules (ex: "-5,-3"), ceux-ci correspondront au nombre de jours séparant la date de l'envoi de la notification de la date limite de règlement

Vous pourrez retrouvez l'aide complète sur : Relances automatiques par SMS

Bien Cordialement,

Yves

 


07 octobre 2019 12:50:36

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