Relances Automatiques par Email

Créé: 11/06/2017
Dernière mise à jour: 14/06/2018
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Grâce au logiciel de facturation en ligne VosFactures, vous pouvez suivre et gérer plus facilement les retards de paiement de vos clients, grâce à un système de relances. En plus d'effectuer des relances manuelles ponctuelles, vous pouvez automatiser l'envoi des relances par email.  

Principe

Vous pouvez configurer l’envoi de relances automatiques.

Qui ? 

Les emails de relance seront envoyés automatiquement aux clients qui ont un certain nombre de jours de retard par rapport à la date limite de règlement indiquée sur les factures - nombre que vous aurez prédéfini.  Certains clients peuvent toutefois être exclus des relances automatiques. (voir plus bas)

Quoi ?

Les documents qui font l'objet de relances automatiques sont les documents comptables, à savoir:
  • les factures (y compris acompte, solde, avoirs, et "autres documents")
  • les reçus.
Les documents non comptables (devis, bons de commandes, proforma) et les factures annulées sont exclus des relances automatiques.

Comment ? 

Les relances automatiques sont envoyées avec l'adresse indiquée dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" dans les paramètres du compte (ou du département en cas de paramétrage indépendant).

Quand ? 

Les relances automatiques (comme les récurrences) sont envoyées à 10h00 UTC. 
Les relances peuvent être envoyées avant, après l'échéance, et/ou même le jour de l'échéance, comme expliqué ci-après. 

Paramétrage 

Personnaliser le Texte des Relances

Le texte (titre et contenu) des relances automatique correspond au texte par défaut que vous avez indiqué dans les paramètres de votre compte (ou de vos départements en cas d'option activée). 


Choisir le Moment d'envoi des Relances

Depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email > Email de relance en cas de Facture impayée >  Faut-il envoyer les relances automatiquement?, choisissez une des options proposées ou, si aucune ne vous convient, cliquez sur « Plus » et définissez le nombre de jours de retard avant relance (par exemple écrivez " 10, 21 " si vous souhaitez qu’une relance soit envoyée après 10 jours et 21 jours de retard).

relance automatique

N'oubliez pas de sauvegarder. 

Remarques

► Vous pouvez également indiquer des chiffres négatifs si vous souhaitez envoyer des relances AVANT la date d'échéance. Par exemple écrivez -3 si vous souhaitez qu'une relance soit envoyée 3 jours avant la date limite de règlement indiquée sur la facture. 
► Si vous avez déjà des factures impayées existantes avant de paramétrer les relances automatiques, ces factures-là ne feront pas l'objet de relances automatiques. Il faudra effectuer la relance manuellement.  
► Pour qu'une facture non payée ne fasse pas l'objet d'une relance (ex: facture d'avoir), choisissez la valeur "Ne pas afficher" dans le champ "Date limite de règlement". 
Si vous effectuez une relance manuelle dans les 20 heures avant la relance automatique programmée, vous annulerez cette dernière. ex: Facture due le 10 Janvier, relance automatique prévue le 17 Janvier (après 7 jours de retard), mais relance manuelle faite le 16 Janvier au soir => la relance prévue le lendemain (à 10h) est annulée. 


Exclure certains clients des relances

Si vous ne souhaitez pas que certains de vos clients reçoivent les relances automatiques, il suffit de cocher l'option correspondante dans la fiche de chaque contact (client) "Ne pas envoyer de relances automatiques" (situé dans la partie "Plus d'options/Moins d'options"). Sans oublier de sauvegarder.  


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