Envoyer une simple relance à vos clients en retard de paiement est un moyen simple mais efficace de se faire payer rapidement et éviter les impayés.
Le Logiciel VosFactures propose plusieurs types de relances - dont la relance manuelle par email des factures impayées, individuelle ou groupée.
 

1. Relance par Email
2. Relances Email Groupées
3. Suivi des Relances Emails

Relancer une Facture par Email 

Relancez en 2 clics ! 

1. Cliquez sur le bouton Relances > Envoyer une relance depuis l'aperçu de la facture impayée :   
2. Cliquez sur le bouton Envoyer, après avoir éventuellement modifié les champs de l'email de relance : 

A : Email de l'expéditeur (choix entre l'email du compte ou de l'utilisateur connecté)  

B : Email(s) de relance du destinataire 
→ ​auto-complétée (par défaut égale à l'adresse email principale du client)
→ ​en cas de nouvelle adresse email saisie, choisissez si la fiche Contact doit être modifiée. 
​​→ vous pouvez envoyer le document à plusieurs destinataires en même temps.

C : Email(s) en copie (optionnel)

D: Contenu de l'email de relance (titre, texte, et signature) 

E: Joindre le PDF de la facture impayée (conseillé) ​
→ L'email de relance doit contenir au moins le PDF ou le lien url vers l'aperçu de la facture.

Personnalisation par défaut

Le contenu des emails de relance (titre, texte, et pièce jointe) est pré-rempli en accord avec vos Paramètres du compte (ou de département) : Personnaliser les Emails de Relances.

Relancer Plusieurs Factures par Email 

Relancez en 3 clics ! 

Vous pouvez relancer par email plusieurs factures à la fois, même s'il s'agit de clients différents. Pour cela c'est très simple : 

1. Sélectionnez les factures à relancer depuis la liste des factures (onglet Revenus > Documents comptables)
2. Cliquez sur le bouton Relancer > Relances par email qui s'affiche dans le menu en haut de la liste
   
3. Confirmez en cliquant sur Envoyer dans la fenêtre qui s'affiche et qui vous permet de choisir de joindre le PDF de chaque facture relancée en tant que pièce jointe des emails
   

Emails envoyés

Une relance par facture

​Un email de relance est alors envoyé à chaque adresse email de relance liée à chaque facture sélectionnée. Autrement dit, si un même client a plusieurs factures impayées, il recevra une relance par facture. Notez que vous pouvez aussi lui faire parvenir un relevé de factures. 

Contenu 

Le contenu des relances groupées (titre, texte, et pièce jointe) est pré-rempli en accord avec vos Paramètres du compte (ou de département) : Personnaliser les Emails de Relances.

Erreur

Si une adresse email de relance d'un client est manquante, le logiciel vous en informe en indiquant le n° de la ou les factures concernées (avec un lien pour les visualiser) et vous laisse le choix :

• d'annuler l'envoi groupé (en cliquant sur "Fermer")
• ou d'envoyer les autres relances (en cliquant sur "Envoyer les autres"). 

Suivre l'envoi des Relances par email

Réception de l'email de relance

Selon le mode d'envoi choisi, le logiciel vous indique si l'email de relance a bien été réceptionné ou non par votre client. 

Historique des relances

Le système assure un Suivi automatisé des Relances manuelles au niveau :

• de l'aperçu de chaque document
• de la liste des documents
• via des rapports dédiés. 

Copie du contenu des relances 

Si vous voulez garder une copie du contenu des emails de relances, nous vous conseillons :

• soit de choisir le 3ème mode d'envoi "Via votre boîte de messagerie (SMTP)" afin de retrouver les emails et relances envoyés directement dans le dossier d'envoi de votre boîte de messagerie,

• soit de vous mettre en copie ou copie cachée de chaque envoi. 

Liens Associés

• Envoi en ligne
• Suivi des Relances
• Relances automatiques par email
• Relances automatique par sms
• Relances manuelles par impression