Relances Manuelles par Email

Créé: 14/06/2018
Dernière mise à jour: 28/02/2024
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Envoyer une simple relance à vos clients en retard de paiement est un moyen simple mais efficace de se faire payer rapidement et éviter les impayés.
Le Logiciel VosFactures propose plusieurs types de relances, dont la relance manuelle par email. 
Vous pouvez relancer par email une facture ou plusieurs factures à la fois.

 
  1. Envoyer une Relance par Email
  2. Envoyer plusieurs Relances par Email 
  3. Personnaliser les Relances Email
  4. Suivi des Relances Emails


Envoyer une Relance par Email 

 

1- Cliquez sur le bouton Relances > Envoyer une relance

Une fois la facture impayée identifiée, affichez son aperçu (en cliquant sur son n°) et cliquez sur le bouton "Relances" du menu puis choisissez "Envoyer une relance"

Facture Relance Manuelle Paramétrage

 


2- Cliquez sur le bouton Envoyer

La fenêtre d'envoi s'affiche vous permettant de :

  1. choisir l'expéditeur (adresse email du compte ou de l'utilisateur connecté)

  2. modifier/indiquer la ou les adresses email du destinataire

  3. rajouter une ou plusieurs adresses email en copie

  4. modifier le titre et le texte de la relance

       5. joindre ou non le PDF de la facture impayée

Cliquez ensuite sur le bouton bleu Envoyer pour envoyer l'email de relance. 

Formulaire Relance Automatique Facture Impayée Par Mail

 

Envoyer plusieurs Relances par Email 

Vous pouvez relancer par email plusieurs factures à la fois, même s'il s'agit de clients différents. Pour cela c'est très simple : 
depuis la liste des factures (onglet Revenus > Documents comptables), sélectionnez les factures en retard de paiement que vous souhaitez relancer, et cliquez sur le bouton "Relancer" qui s'affiche dans le menu en haut de la liste, et choisissez "Relances par email".

relances groupées par email facture gestion des impayés

Le logiciel vous demande alors confirmation et vous laisse la possibilité de choisir si vous souhaitez que le PDF de chaque facture relancée soit envoyé en tant que pièce jointe avec les emails des relances. 

Relances groupées envoi par email facture pdf impayée

Un email de relance est alors envoyé à l'adresse email de relance de chaque client relancé.
Le contenu des relances est celui défini par défaut dans vos paramètres du compte ou de votre département vendeur. 

Si l'adresse email de relance d'un client est manquante, le logiciel vous en informe en indiquant le n° de la ou les factures concernées (avec un lien pour les visualiser) et vous laisse le choix d'annuler ou d'envoyer les autres relances. 

Relances groupés suivi par email


Personnaliser le contenu des Relances par email

Vous pouvez modifier le contenu (titre, texte, et pièce jointe) des relances à chaque envoi ou par défaut, comme expliqué ici. 

 

Suivre l'envoi des Relances par email


Réception de l'email de relance

Selon le mode d'envoi choisi, le logiciel vous indique si l'email de relance a bien été réceptionné ou non par votre client. 

Historique des relances

Le système assure un Suivi des Relances manuelles, au niveau de la liste des documents, de l'aperçu de chaque document, ainsi que via des rapports dédiés. 

Copie du contenu des relances 

Si vous voulez garder une copie du contenu des emails de relances, nous vous conseillons:

 

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