Etats des Documents et Code Couleur

Créé: 11/02/2015
Dernière mise à jour: 27/07/2022
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Le logiciel de facturation en ligne VosFactures facilite le suivi de la facturation. En un coup d’œil vous savez quel est l’état de vos factures et devis : quels sont les devis rejetés, les documents envoyés, ceux en attente ou en retard de paiement… grâce à une étiquette de couleur visible depuis la liste de vos documents et depuis l’aperçu de chaque document.
L’état des documents de facturation est mis à jour automatiquement par le système ou par vous manuellement.

Menu
  1. Etat : Signification des couleurs
  2. Changer l’état manuellement
  3. Etat Accepté
  4. Etat Envoyé
  5. Etat Payé
  6. Etat Payé en Partie
  7. Pour aller plus loin
Liste Factures Devis Acomptes Avoirs

Etat d’un document : signification des couleurs

Vous pouvez connaître l’état d’une facture très facilement grâce à la présence d’une étiquette de couleur visible depuis la liste de vos documents (au bout de chaque ligne) et depuis l’aperçu d’un document (en haut et en bas de l’aperçu). Chaque couleur symbolise un état :

Facturation Suivi Etat des Documents Retard Impayé Envoyé Accepté VosFactures


Changer l’état Manuellement

Le système met à jour automatiquement l'état de vos documents en cas d'envoi et de paiement en ligne. Mais à tout moment vous pouvez changer l’état des documents en cliquant sur l’étiquette de couleur et en choisissant l’état souhaité :

 depuis l’aperçu d’un document: 
 Suivi Depuis Aperçu Facture

► depuis la liste des documents:
Suivi Facture code couleur Etat 

plusieurs documents à la fois: 
Cochez les factures concernées : une barre de menu s’affiche vous permettant de donner un même état à tous les documents sélectionnés
Suivi Factures Etat Plusieurs Factures

Etat Accepté

❖ Etat automatique

SI vous optez pour la fonction "Signature des Devis et Bons de commande" qui permet à vos clients de signer en un clic, l'état du document signé sera automatiquement changé en Accepté. 

❖ Etat manuel

Via l'étiquette, vous pouvez changer manuellement l’état des devis et des bons de commande en Accepté, ce qui vous facilitera le suivi de vos commandes et prestations à fournir. 


Etat Envoyé

❖ Etat automatique 

Lorsqu’un document est envoyé en ligne via notre application, l’état est automatiquement changé par le système en Envoyé (matérialisé par une petite enveloppe sur l'étiquette d'état) et vous pouvez suivre la progression de l’envoi sous l’aperçu du document (en savoir plus). 
Erreur d'envoi :
Si le document n’a pas été réceptionné (ex : erreur dans l’adresse du destinataire), le système vous en informera à deux endroits:
  • l’état sera automatiquement changé en « Non réceptionné » (couleur : Gris): 
suivi facturation 
  • un point rouge clignotant sera visible à côté du numéro du document sur la liste de vos documents:
Suivi Envoi Facture Etat
Cliquez sur le point rouge pour connaître l'erreur de l'envoi.  
Si vous souhaitez supprimer ce bouton rouge cli, il suffit de repasser manuellement l'état du document en Envoyé, en cliquant simplement sur l'étiquette de couleur pour choisir "Envoyé". 

❖ Etat manuel

Si vous envoyez par la poste votre document, vous pouvez changer vous-même l’état du document depuis l'étiquette de couleur, et indiquer la date d’envoi (qui par défaut est celle du jour) en modifiant le document (en savoir plus).


Etat Payé

❖ Etat automatique

En cas de Paiement en ligne ou d'ajout de paiement via la fonction Gestion des paiements, l’état est automatiquement changé par le système en Payé. La facture est mise à jour : le montant à payer devient zéro, et la date de paiement s’affiche.  

❖ Etat manuel

Via l'étiquette, vous pouvez changer manuellement l’état du document en Payé pour que facture soit acquittée en totalité, et changer éventuellement la date de paiement (qui par défaut est celle du jour) en modifiant le document.  En savoir plus sur le suivi de la date de paiement.

Etat Payé en partie

❖ Etat automatique

En cas d'ajout de paiement inférieur au montant dû via la fonction Gestion des paiements, l’état est automatiquement changé par le système en Payé en partie. La facture est mise à jour (montant restant à payer, la date de paiement). Si vous avez l'habitude de recevoir des paiements partiels nous vous conseillons d'activer l'option Affichage des paiements. 

❖ Etat manuel

Si vous recevez un paiement partiel, vous pouvez changer manuellement l’état du document en Payé en partie via l'étiquette:  une fenêtre s’affiche vous permettant d’inscrire le montant payé (sans indiquer la devise). La facture est ensuite mise à jour : le montant restant à payer est calculé automatiquement, et la date de paiement s’affiche – date que vous pouvez modifier (en éditant le document). En savoir plus sur le suivi de la date de paiement.
Paiement Partiel Facture


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Commentaires

Avatar sugester medium
Gatel
Lorsqu'on modifie l'état depuis la liste des document (exemple: payé), la date de changement n'est pas enregistrée

02 mars 2016 13:46:31

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

Si, la date de paiement est actualisée automatiquement: si vous changez l'état via l'étiquette depuis la liste de vos documents ou depuis l'aperçu du document, la date de paiement indiquée correspond à la date du jour. Si vous souhaitez indiquée une date ultérieure, il suffit d'éditer le document (en savoir plus). 

Recontactez-moi si besoin est.

Cordialement,

Justine

Service clientèle

 

www.vosfactures.fr          Email : info@vosfactures.fr

vosfactures

04 mars 2016 12:37:02

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Avatar sugester medium
tannegui
bonjour,
est il possible de créer un nouvel état du type "impayé" quand la facture ne sera jamais réglée ?
merci

19 avril 2017 13:21:51

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 

L'état impayé est matérialisé par l'étiquette rouge (la date limite de règlement est échue). Dans quel but souhaitez-vous lui attribuer un état spécifique? Est-ce parce que vous souhaitez qu'elle ne soit pas inclus dans les relances automatiques? 

19 avril 2017 14:42:14

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Avatar sugester medium
Facil'immat
Bonjour,

Nos factures sont générés automatiquement par une appli. Or lors de PB réseau le formulaire est envoyé plusieurs fois et ça nous gère autant de factures... Je souhaite pouvoir créer un état pour les factures doublons (= facture qui ne sera jamais payé).

merci de votre réponse.

07 février 2019 12:43:26

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identifiant
identifiant
Bonjour,
Par quelle appli passez-vous pour générer automatiquement les factures ?
Si plusieurs factures ont été créées tandis qu'une seule est correcte, vous pouvez soit effacer ces factures si elles n'ont pas été communiquées aux clients et qu'aucune autre facture n'a été créée depuis, soit annuler les factures "doublon" afin de pas avoir de trou dans la numérotation. Vous pourrez indiquer la raison de l'annulation. Pour cela procédez comme suit : Annuler un document de facturation.
 

07 février 2019 16:19:44

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Avatar sugester medium
David
Bonjour,
Est-il possible de créer d'autres états, tels que : Abandonné, refait, sans suite etc..

Merci pour vos réponse

01 septembre 2019 17:17:50

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identifiant
identifiant
Bonjour,
Les états des documents sont fixes et le système vous en propose plusieurs, en revanche vous ne pouvez en ajouter d'autres. Éventuellement vous pourriez ajouter vos annotations ( Abandonné, refait, sans suite etc..) dans le champ "Notes privées (non visibles en impression)" sur vos documents et ensuite afficher la colonne "Notes privées" sur la liste de vos Revenus. Vous pouvez en savoir plus ici : Ajouter des Notes privées.

02 septembre 2019 10:39:58

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Erwan Marchand
Bonjour,
peut on faire apparaître une colonne avec le mode de règlement effectué ( par exemple: chèque espèce ou carte bleu...)?
Merci

10 octobre 2019 20:37:33

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identifiant
identifiant
Bonjour,
Oui, cela est bien possible avec le logiciel VosFactures. Depuis la liste de vos Revenus il vous faudra personnaliser l'affichage des colonnes (voir ici) pour activer la colonne "Mode de règlement".

11 octobre 2019 08:48:22

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Avatar sugester medium
Fabienne
Bonjour,
Est-il possible de n'imprimer que la liste des factures impayées ?
A ce jour, je vérifie toutes les pages. Cette solution est chronophage et ne me permet pas d'imprimer l'ensemble des factures qui, à ce jour, ne sont pas payées.
Merci de votre réponse
Bien cordialement

11 décembre 2019 16:09:23

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identifiant
identifiant
Bonjour,
Pour récupérer la liste des documents impayés il est préférable d'utiliser le rapport "Liste des factures non payées" disponible depuis l'onglet Rapports > Liste des rapports > Trésorerie.
Vous pourrez ensuite exporter la liste des ces documents.
Bien Cordialement

11 décembre 2019 16:26:47

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Avatar sugester medium
LAURA
Une fois le document passé en "rejeté" comment le positionner de façon à ce qu'il n'apparaisse plus dans la recherche "devis" mais sans le supprimer ..

21 mai 2022 09:54:01

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uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:   Bonjour, 

Les devis rejetés apparaitront toujours dans l'onglet Revenus > Devis. En revanche, si vous le souhaitez, vous pouvez annuler le document sans le supprimer du logiciel. Une fois que le document annulé, il apparaitra dans la section "document annulé" (en savoir plus). 

J'espère avoir répondu à votre question. N'hésitez pas à nous recontacter si besoin. 
 
  
Bien Cordialement
Damian
--
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23 mai 2022 09:52:24

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Justine
Justine
Réponse:   Damian, très bonne réponse. En revanche j'en profite pour te signaler quelque chose que je remarque très souvent dans tes réponses : tu oublies des mots (verbes ...) ce qui rend parfois la réponse difficile à lire. Je t'invite à te relire avant d'envoyer une réponse 

23 mai 2022 10:46:16

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Avatar sugester medium
Ope
Serait-il possible de rajouter l'état " Sans Réponse" pour les devis ?

11 juillet 2022 15:39:53

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uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:   Bonjour, 

En effet, le logiciel ne permet pas d'indiquer l'état "Sans Réponse". En revanche, si vous le souhaitez, vous pouvez insérer cette information dans la case "NOTES PRIVÉES (NON VISIBLES EN IMPRESSION" et ensuite faire apparaître ces informations dans la liste des documents. Pour cela, cliquez sur l'onglet Revenus ensuite sur la roue dentée qui se trouve en haut à droite et choisissez «Personnaliser l’affichage des colonnes ». 

Sachez également que nous allons transmettre votre suggestion au service concerné. Je ne manquerai pas de vous tenir informé de l'évolution d’un éventuel développement.


Bien cordialement,  
  

26 juillet 2022 12:14:07

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