Rapport de caisse et paiements en espèces

Created: 04/04/2014
Last updated: 10/05/2017
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Avec l’application de facturation en ligne vosfactures.fr vous pouvez gérer et contrôler votre trésorerie grâce aux différents rapports générés par le système vous permettant de suivre l’état de vos finances.

Notamment, vous pouvez garder une trace comptable des espèces que vous manipulez, grâce aux rapports de caisse qui listent les paiements en espèces que vous recevez ou émettez. 

Principe

Lorsqu’un client effectue un paiement en espèces, ou lorsque votre entreprise règle une dépense en espèces, le système met automatiquement à jour le contenu de votre ‘caisse’. Indiquez le montant initial de votre caisse, et choisissez les documents à inclure dans les rapports de caisse. 

Montant de caisse initial

Tout d'abord, indiquez éventuellement le contenu initial de votre ‘caisse’ en allant dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Section Caisse via le champ "Total initial d’espèces détenues". Puis sauvegardez.  

caisse montant et documents inclus

Remarques: Multi-départements

Vous pouvez indiquer un montant d'espèces détenues par département depuis la fiche de chaque département. 


Les documents comptabilisés : Bons de caisse

Par défaut, seuls les bons d'entrée de caisse et les bons de sortie de caisse sont comptabilisés dans le rapport de caisse, à moins que vous ne cochiez les options "inclure les factures" et "inclure les dépenses" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Caisse (voir capture d'écran précédente), mais attention alors de ne pas comptabiliser en double vos espèces lorsque vous générez votre rapport de caisse. 
Ainsi deux solutions: 
- solution 1 (conseillée): soit vous créez des bons de caisse lorsque qu'une facture ou dépense a été payée ou partiellement payée en espèce, et vous n'incluez pas les factures/dépenses dans les rapports de caisse. 
- solution 2: soit vous ne créez pas de bons de caisse et incluez les factures/dépenses dans les rapports de caisse qui seront comptabilisés uniquement si le mode de règlement indiqué est "Espèces".

Rapports de caisse

Depuis l'onglet Rapports > Graphes, sélectionnez le "Rapport de caisse" pour connaître le montant des espèces détenues à un moment donné ainsi que les documents concernés. Indiquez la période souhaitée, le type de date recherchée (création, paiement ou vente) et pensez à cocher l'option "Seulement les factures payées" pour n'inclure dans le rapport que les documents qui ont fait l'objet d'un paiement. Puis cliquez sur le bouton « Afficher le rapport », que vous pouvez également imprimer et exporter vers Excel.  

facturation rapport de caisse

Le rapport de caisse généré affiche le solde de la caisse et le détail des mouvements de caisse en listant les documents concernés. 

Autres rapports

A part le rapport de caisse, seuls les documents comptables sont inclus par défaut dans les rapports (Revenus, Dépenses...) : les bons de caisse sont donc exclus de ces rapports. Il est donc préférable de toujours créer la facture ou dépense correspondante à un bon de caisse. 
Si vos bons de caisse n'ont pas de factures/dépenses correspondantes, vous devez alors choisir "Tous" comme type de documents et l'état "Payé et Payé en partie" afin d'exclure les devis/proforma/commandes (à condition de ne pas leur attribuer un état payé bien sûr). 

Remarques 

Vous pouvez, comme avec chacun des rapports disponibles, choisir de générer le rapport de caisse pour un ou tous vos départements. Si vous avez plusieurs caisses, la création de multi-départements peut d'ailleurs être adaptée (un département = une caisse). 

 



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