Multi-Départements : Principe et Avantages

Created: 14/05/2017
Last updated: 19/07/2017
Post view count: 213

Principe

Vous pouvez créer un compte multi-départements sur le logiciel de facturation et gestion de stock VosFactures, c’est-à-dire créer plusieurs départements vendeurs, qui représentent :

  • soit des établissements/compagnies différents (succursale, autre entreprise …)
  • soit la même entreprise mais différents comptes bancaires 
  • ​soit la même entreprise mais différentes activités
  • soit la même entreprise/activité mais différents utilisateurs (ex: commerciaux)

Vous pouvez générer tous les rapports et graphes pour un ou plusieurs départements, et faire des recherches de documents et des exports par département. 
Les avantages de créer plusieurs départements au sein d’un même compte sont nombreux et peuvent servir des besoins variés, grâce notamment aux options personnalisables par département.

Comment créer plusieurs départements ?

Depuis Paramètres > Compagnies/départements, cliquez sur le bouton bleu  “Ajouter un nouveau département”.


La fiche du département est pré-remplie à l’identique du département déjà existant. 
Donnez un nom d’usage à votre département qui reflète le nom de la compagnie ou sa fonction (ex: “Commercial Untel”, “Ventes Prestashop”, “Exports” …) et modifiez les champs souhaités puis sauvegardez.  

Options personnalisables par département 

Les départements partagent les paramètres du compte. Toutefois, selon vos besoins, vous pouvez personnaliser les éléments suivants par département :



Il est également possible de restreindre les contacts et produits par​ départements (en savoir plus). 

Pourquoi créer plusieurs départements ?

Différents établissements/compagnies

Grâce aux options personnalisables (nom, logo, numéro...), un département peut très bien représenter une autre compagnie que votre entreprise existante, ou une succursale qui aurait une adresse de facturation différente mais le même siège social (bas de page).  
Mais attention, n'oubliez pas que les autres paramètres du compte restent communs. Notamment, les départements partagent la même adresse url du compte (blabla.vosfactures.fr). L'url du compte est visible par les clients depuis leur espace client (si vous optez pour cette option) et depuis le lien d'aperçu du document (si vous choisissez de l'inclure dans le texte de vos emails). 

Si cela ne vous convient pas, il est préférable de créer un deuxième compte séparé qui fera l'objet d'un abonnement séparé. 

Différents comptes bancaires

Si vous avez plusieurs comptes bancaires, vous pouvez créer plusieurs départements en cliquant sur le bouton "Nouveau compte bancaire" depuis Paramètres > Compagnies/Départements.  Les nouveaux départements créés seront similaires en tout point à votre département principal existant mais auront des coordonnées bancaires distinctes. 

Différentes activités

Plusieurs départements peuvent représenter différentes activités d’une même entreprise que vous voulez facturer et analyser de manière indépendante, en générant des rapports par département notamment. Comme par ex. vouloir distinguer les ventes nationales des exportations, ou les ventes directes des ventes en lignes ...

Autres

Créer plusieurs départements est également un moyen d’obtenir:

  • plusieurs contenus du champ Informations spécifiques (un département = une mention spécifique)

  • plusieurs langues de documents et/ou d'email par défaut (un département = une langue)

  • plusieurs montants d’espèces détenues (un département = une caisse) 

  • etc...

Différents utilisateurs

La création de plusieurs départements peut être également un moyen de restreindre vos utilisateurs: vos départements sont identiques, mais vous assignez un utilisateur à un (ou plusieurs) département(s) afin qu'il visualise uniquement les données de ce(s) département(s) (en savoir plus). Cela vous permet également d'assurer un suivi du CA par commercial.

Comment facturer avec un département en particulier ?

Si l’utilisateur connecté qui crée le document est restreint à un seul département, alors le département vendeur est automatiquement choisi par le système.
Si l’utilisateur connecté a accès à plusieurs départements, il suffit de cliquer sur le bouton “Modifier” sous les coordonnées vendeur et de le sélectionner depuis la liste lors de la création d’un document. 

 

Les paramètres du département vendeur sélectionné sont alors automatiquement appliqués par le système (ex: numérotation, logo, format …).

Remarques 

=> Vous pouvez choisir un de vos départements comme "principal" qui servira de référence pour la création d'autres départements en cochant l'option depuis la fiche du département. 
=> Depuis l'onglet Compagnies/Départements, ceux-ci seront classés par "compagnie" : les départements avec le même n° fiscal (N° TVA ou SIREN...) seront regroupés ensemble sur la liste de vos départements.



Retour


Ajouter un commentaire