Rapport et Paiements en espèces

Créé: 04/04/2014
Dernière mise à jour: 02/01/2023
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Gérez et contrôlez votre trésorerie grâce aux différents rapports générés par le logiciel de facturation VosFactures, vous permettant de suivre l’état de vos finances.

Notamment, vous pouvez garder une trace comptable des espèces que vous manipulez, grâce à un rapport détaillant le mouvement des espèces, et remettre à vos clients & fournisseurs un justificatif des paiements effectués en espèces. 

  1. Montant de Caisse (espèces détenues)
  2. Justificatifs de paiement en espèces
  3. Deux méthodes de comptabilisation
  4. Rapport dédié


Montant de Caisse (espèces détenues)

Lorsqu’un client effectue un paiement en espèces, ou lorsque votre entreprise règle une dépense en espèces, le système met automatiquement à jour le montant des espèces que vous détenez.

Tout d'abord, indiquez éventuellement le contenu initial des espèces que vous détenez en allant dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Espèces via le champ "Total initial d’espèces détenues". Puis sauvegardez.  

Facturation Rapport Espèces Solde Caisse Encaissement

 

Remarques: Multi-départements 

Si vous avez plusieurs départements vendeur sur votre compte, vous pouvez indiquer un montant d'espèces détenues par département depuis la fiche de chaque département (en savoir plus)

Justificatifs de paiement en espèces (facultatifs)

Vous pouvez avoir besoin de matérialiser les encaissements et décaissements par espèces, pour un meilleur suivi interne par exemple, ou afin de remettre à vos clients ou fournisseurs un justificatif de paiement en espèces. Pour cela, deux types de documents sont proposés par le logiciel et que vous pouvez activer depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte (n'oubliez pas de sauvegarder) :  

  • Reçus en Espèces (pour les espèces encaissées)
  • Versements en Espèces (pour les espèces décaissées)

qui seront ensuite disponibles respectivement depuis l'onglet Revenus et Dépenses. Le format de ces documents est simplifié (par rapport aux autres documents de facturation), ne détaillant pas le montant des taxes, mais permettant uniquement d'indiquer le montant des espèces reçus, la date, le nom du contact, ainsi que le nom de l'employé ayant effectué la transaction. 
Vous pouvez créer un reçu ou versement d'espèces directement ou à partir d'une facture (de vente ou d'achat) existante. 

Pièce jointe

Comme avec n'importe quel autre document de facturation, vous pouvez ajouter un ou des pièces jointes à vos "Reçus en Espèces" et "Versements en Espèces", et joindre par exemple le bordereau (reçu) de dépôt d'espèces remis par votre banque. 

 

Deux méthodes de comptabilisation des espèces 

Par défaut, seuls les documents "Reçus en Espèces" et les "Versements en Espèces" sont comptabilisés dans le rapport "Mouvements des Espèces", à moins que vous ne cochiez les options "inclure les factures" et "inclure les dépenses" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Espèces (voir capture d'écran précédente), mais attention alors de ne pas comptabiliser en double vos espèces lorsque vous générez votre rapport. 

Ainsi deux solutions: 

  • Méthode 1 (conseillée):
Vous créez des "Reçus en Espèces" et "Versements en Espèces" lorsque qu'une facture ou dépense a été payée ou partiellement payée en espèce, et vous n'incluez pas les factures/dépenses dans le rapport "Mouvements des Espèces". Pour activer ces 2 types de documents, cochez-les depuis Paramètres > Paramètres du compte >  Votre Compte > Type de documents sans oublier de sauvegarder. 
  • Méthode 2:
Vous ne créez pas de "Reçus en Espèces" ni de "Versements en Espèces", et vous incluez les factures/dépenses dans le rapport "Mouvements des Espèces"​ qui seront comptabilisés uniquement si le mode de règlement (dans le champ "Mode de règlement") indiqué sur la facture est "Espèces". Ainsi si vous recevez des paiements partiels dans différents modes de paiement, cela ne fonctionnera pas. 


Rapport "Mouvements des Espèces"

Depuis l'onglet Rapports > Liste des rapports > Espèces, sélectionnez "Mouvements des Espèces" pour connaître les encaissements et décaissement réalisés en espèces, le montant des espèces détenues à un moment donné ainsi que les documents concernés.

Indiquez la période souhaitée, le type de date recherchée (création, paiement ou vente) et pensez à cocher l'option "Seuls les documents totalement payés" pour n'inclure dans le rapport que les documents qui ont fait l'objet d'un paiement. Puis cliquez sur le bouton "Afficher le rapport" que vous pouvez également imprimer et exporter vers Excel. 

Facturation Rapport Espèces Caisse Solde Encaissement

Le rapport généré affiche le solde des espèces détenus et le détail des mouvements des espèces en listant les documents concernés. 

Remarques 

Multi-départements
Vous pouvez, comme avec chacun des rapports disponibles, choisir de générer le rapport "Mouvements des Espèces" pour un ou tous vos départements
Autres rapports

A part dans le rapport "Mouvements des Espèces", seuls les documents comptables sont inclus par défaut dans les autres rapports (Revenus, Dépenses...) : les documents "Reçus en Espèces" et les "Versement en Espèces" sont donc exclus de ces rapports. Il est donc préférable de toujours créer la facture ou dépense correspondante. 

Si vos "Reçus en Espèces" et "Versement en Espèces" n'ont pas de factures/dépenses correspondantes, vous devez alors choisir "Tous" comme type de document et l'état "Payé et Payé en partie" afin d'exclure les devis/proforma/commandes (à condition de ne pas leur attribuer un état payé bien sûr). 



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Commentaires

Avatar sugester medium
contact 75
Bonjour
dans le cadre de mon activité, je reçois des acompte defois avant de réalisé mes services, ou le restant du est payé à la fin de la prestation, des facilité de payement en plusieurs fois par chèque, je souhaiterai faire apparaitre les différents mode de payement sur la facture ainsi que les dates.
cordialement

18 août 2021 13:24:48


uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:  

Bonjour,

Avec la fonction gestion de paiement vous pouvez centraliser tous vos paiements reçus & émis, partiels & totaux, sous un seul onglet "Paiements"
Je vous invite à lire notre tutoriel sur la gestion de paiement (qui est disponible à partir de la formule PRO) ou vous pouvez ajouter des paiements a vos documents manuellement.

Vous pouvez également créer un ou plusieurs acomptes depuis un devis comme expliqué ici . Pour solder, il suffira de cliquer depuis un des acomptes et cliquer sur le bouton créer la facture de solde. 
Egalement notez que vous pouvez opter pour une numérotation continue entre les acomptes et les factures comme expliqué là.  

N'hésitez pas à me recontacter si besoin est. 

 
  
Bien Cordialement
Damian
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18 août 2021 16:47:50


Avatar sugester medium
Nicolas
Bonjour,
Comment enregistrer un dépôt en espèces ?
Cordialement,
Nicolas.

24 novembre 2021 16:15:28


uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:  
Bonjour, 

Que voulez vous dire par enregistrement d'un dépôt en espèces ? 
Est-ce, un dépôt d'espèces pour votre capital ou la prise en compte d'un paiement ? 

J'espère avoir répondu à votre question. N'hésitez pas à nous recontacter si besoin. 
 
  
Bien Cordialement
Damian
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25 novembre 2021 09:57:57


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