Rapport et Paiements en espèces

Créé: 04/04/2014
Dernière mise à jour: 14/08/2019
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Avec l’application de facturation en ligne VosFactures.fr vous pouvez gérer et contrôler votre trésorerie grâce aux différents rapports générés par le système vous permettant de suivre l’état de vos finances.

Notamment, vous pouvez garder une trace comptable des espèces que vous manipulez, grâce au rapport dédié intitulé "Mouvements des Espèces" qui listent les paiements en espèces que vous recevez ou émettez. 


Principe

Lorsqu’un client effectue un paiement en espèces, ou lorsque votre entreprise règle une dépense en espèces, le système met automatiquement à jour le montant des espèces que vous détenez. Indiquez le montant initial des espèces que vous détenez, et choisissez les documents à inclure dans les rapports d'espèces. 

✧ Montant des espèces initial

Tout d'abord, indiquez éventuellement le contenu initial des espèces que vous détenez en allant dans Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Espèces via le champ "Total initial d’espèces détenues". Puis sauvegardez.  

Facturation Rapport Espèces Solde Caisse Encaissement


Remarques: Multi-départements 

Vous pouvez indiquer un montant d'espèces détenues par département depuis la fiche de chaque département (en savoir plus)


✧ Les documents comptabilisés 

Par défaut, seuls les documents "Reçus en Espèces" et les "Versements en Espèces" sont comptabilisés dans le rapport "Mouvements des Espèces", à moins que vous ne cochiez les options "inclure les factures" et "inclure les dépenses" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Espèces (voir capture d'écran précédente), mais attention alors de ne pas comptabiliser en double vos espèces lorsque vous générez votre rapport. 

Ainsi deux solutions: 

  • Solution 1 (conseillée):
Vous créez des "Reçus en Espèces" et "Versements en Espèces" lorsque qu'une facture ou dépense a été payée ou partiellement payée en espèce, et vous n'incluez pas les factures/dépenses dans le rapport "Mouvements des Espèces". Pour activer ces 2 types de documents, cochez-les depuis Paramètres > Paramètres du compte >  Votre Compte > Type de documents sans oublier de sauvegarder. 
  • Solution 2:
Vous ne créez pas de "Reçus en Espèces" ni de "Versements en Espèces", et vous incluez les factures/dépenses dans le rapport "Mouvements des Espèces"​ qui seront comptabilisés uniquement si le mode de règlement (dans le champ "Mode de règlement") indiqué sur la facture est "Espèces". Ainsi si vous recevez des paiements partiels dans différents modes de paiement, cela ne fonctionnera pas. 


Rapport "Mouvements des Espèces"

Depuis l'onglet Rapports > Liste des rapports > Espèces, sélectionnez "Mouvements des Espèces" pour connaître les encaissements et décaissement réalisés en espèces, le montant des espèces détenues à un moment donné ainsi que les documents concernés.

Indiquez la période souhaitée, le type de date recherchée (création, paiement ou vente) et pensez à cocher l'option "Seuls les documents totalement payés" pour n'inclure dans le rapport que les documents qui ont fait l'objet d'un paiement. Puis cliquez sur le bouton "Afficher le rapport" que vous pouvez également imprimer et exporter vers Excel.  

Facturation Rapport Espèces Caisse Solde Encaissement

Le rapport généré affiche le solde des espèces détenus et le détail des mouvements des espèces en listant les documents concernés. 


Autres rapports

A part dans le rapport "Mouvements des Espèces", seuls les documents comptables sont inclus par défaut dans les autres rapports (Revenus, Dépenses...) : les documents "Reçus en Espèces" et les "Versement en Espèces" sont donc exclus de ces rapports. Il est donc préférable de toujours créer la facture ou dépense correspondante. 

Si vos "Reçus en Espèces" et "Versement en Espèces" n'ont pas de factures/dépenses correspondantes, vous devez alors choisir "Tous" comme type de document et l'état "Payé et Payé en partie" afin d'exclure les devis/proforma/commandes (à condition de ne pas leur attribuer un état payé bien sûr). 


Remarques 

Pièce jointe

Comme avec n'importe quel autre document de facturation, vous pouvez ajouter un ou des pièces jointes à vos "Reçus en Espèces" et les "Versements en Espèces", et joindre par exemple le bordereau (reçu) de dépôt d'espèces remis par votre banque. 

Multi-départements

Vous pouvez, comme avec chacun des rapports disponibles, choisir de générer le rapport "Mouvements des Espèces" pour un ou tous vos départements. 

 



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