Personnaliser la Signature des Emails

Créé: 03/04/2020
Dernière mise à jour: 26/03/2024
Nombre de vues pour le message: 3357

Rappel

Le Logiciel de Facturation VosFactures vous permet d'envoyer par email les documents de facturation à vos clients directement depuis le logiciel. Cela vous permet de gagner du temps tout en bénéficiant d'un suivi complet et automatique de votre facturation.

Parmi les options d'envois disponibles, vous pouvez personnaliser par défaut et à chaque envoi :

  • le titre des emails
  • le texte des emails

Vous pouvez en plus personnaliser la signature (ou bas de page) de vos emails.

  1. Signature par défaut
  2. Personnaliser la signature lors de l'envoi
  3. Personnaliser la signature par défaut
  4. Remarques

Signature par défaut

Le système vous propose un bas de page des emails pré-défini, reprenant automatiquement les coordonnées de votre entreprise (nom et adresse) telles que renseignées dans la fiche du département vendeur. Cette signature par défaut est visible dans le champ "Signature des Emails (correspond à {{{footer}}})" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email.

Attention !
Assurez-vous que la variable dynamique {{{footer}}} représentant votre signature est bien incluse dans le contenu par défaut de vos emails.


Personnaliser la signature des emails lors de l'envoi

Au moment d'envoyer un document, vous pouvez toujours compléter ou modifier votre signature de l'email.

Ces changements n'affecteront que le document envoyé. Pour modifier de façon permanente le contenu des emails, créez une signature personnalisée, comme expliqué ci-dessous.


Personnaliser la signature des emails par défaut

En effet si la signature pré-définie ne vous convient pas, vous pouvez la changer depuis vos Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi par email, puis au paragraphe "Signature des Emails (correspond à {{{footer}}} )" insérez votre signature :

  • soit en tant que texte
  • soit en tant que contenu html
Remarque 

Si vous souhaitez personnaliser votre signature mais n'avez pas de connaissances en HTML, vous pouvez utiliser un générateur de Signature tel que Free E-mail Signature Template Generator by HubSpot.

  1. Décochez "Créé avec HubSpot" - si vous laissez ce champ coché, la publicité du générateur HubSpot apparaîtra dans la Signature,

  2. Choisissez la disposition des éléments de votre signature,

  3. Entrez les données de votre signature,

  4. Choisissez les couleurs du cadre et du texte,

  5. Vous pouvez ajouter votre photo de profil et le logo de votre entreprise. La photo et le logo doivent être placés plutôt sur un site en ligne, par exemple google drive, onedrive,

  6. Puis vous copiez collez l'url de la photo dans les champs. La taille du fichier ne doit pas dépasser 3 Mo.

Une fois tous les champs remplis, il suffit de confirmer la signature avec le bouton "Créer une signature". Une nouvelle page s'affichera et vous pourrez alors "Copier le code source de la signature". Ensuite collez ce contenu dans le champ prévu à cet effet sur votre compte VosFactures.

Après avoir enregistré les modifications, la nouvelle Signature sera visible sur vos emails envoyés. Vous pouvez tester la fonctionnalité en vous envoyant un document avant de l'envoyer au client par exemple.


Remarques

  • Signature différente selon le type de document envoyé

En effet si vous avez besoin d'avoir une signature qui diffère en fonction du type de document envoyé, vous avez la possibilité de le paramétrer également. Dans ce cas effacez la balise {{{footer}}}  dans le champ "Texte" des emails et remplacez-la par le contenu suivant par exemple:  

{{#eq kind 'client_order'}} 
  Signature pour les bons de commande
{{else}}
  Signature pour les autres documents
{{/eq}}
  • Envoi depuis l'application mobile

Une facture envoyée depuis le téléphone à l'aide de l'application mobile n'affichera pas correctement le pied de page. Il faudra alors sélectionner une signature par défaut. Pas de problème si vous l'envoyez du téléphone via la version web.
 

Une question? N'hésitez pas à nous contacter !



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Commentaires

Avatar sugester medium
f63jlm
Comment ajouter le {{logo}} dans la signature est email ?
La solution via hubspot tools oblige que le logo soit dans un serveur https.
Merci.

08 février 2022 12:40:33


uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:   Bonjour, 

La seule solution possible est d'insérer dans  votre modelé personnalisé  <img src="... /> depuis un html. 

 N'hésitez pas à nous recontacter si besoin par téléphone au +33(0)4.83.58.05.64 ou par mail sur info@vosfactures.fr
  
Bien Cordialement
Damian
--
vosfactures.fr Damian Mail: damian@vosfactures.fr
Tel: +33(0)4.83.58.05.64
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08 février 2022 13:30:33


Avatar sugester medium
fred
J'ai essayé de mettre mon logo en tant que svg en base 64 dans une balise img mais cela ne fonctionne pas.
<img src="data:image/svg+xml;base64,..." width="200" />

Est-on vraiment obligé d'ajouter une image hébergée en externe ?

Comment retirer le logo vosfactures dans le footer de l'email ?

26 mars 2024 12:28:37


uda643899
damian@vosfactures.fr
Réponse:  

Bonjour, 

En effet, pour afficher le logo dans la signature de l'e-mail, vous devrez héberger votre image en ligne. 

La suppression de la mention "Facturation en ligne sur VosFactures.fr" en bas de page des documents PDF est possible et a un coût de 20€ HT par an (gratuit en cas de formule MAX) comme indiqué sur la page tarifs de notre site. Il suffit d'en faire la demande par retour d'email avec les coordonnées de votre entreprise (et votre numéro de TVA si vous en avez un). Une facture proforma vous sera ensuite envoyée par email que vous pourrez payer en ligne de manière sécurisée.

Restant à votre disposition.

  
Bien Cordialement
Damian
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26 mars 2024 12:37:29


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