Rappel

Le Logiciel de Facturation VosFactures vous permet d'envoyer par email les documents de facturation à vos clients directement depuis le logiciel. Cela vous permet de gagner du temps tout en bénéficiant d'un suivi complet et automatique de votre facturation.

Parmi les options d'envois disponibles, vous pouvez personnaliser par défaut et à chaque envoi :

• le titre des emails
• le texte des emails

Vous pouvez en plus personnaliser la signature (ou bas de page) de vos emails.

1. Signature par défaut
2. Personnaliser la signature lors de l'envoi
3. Personnaliser la signature par défaut
4. Remarques

Signature par défaut

Le système vous propose un bas de page des emails pré-défini, reprenant automatiquement les coordonnées de votre entreprise (nom et adresse) telles que renseignées dans la fiche du département vendeur. Cette signature par défaut est visible dans le champ "Signature des Emails (correspond à {{{footer}}})" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email.

Attention !

Personnaliser la signature des emails lors de l'envoi

Au moment d'envoyer un document, vous pouvez toujours compléter ou modifier votre signature de l'email.

Ces changements n'affecteront que le document envoyé. Pour modifier de façon permanente le contenu des emails, créez une signature personnalisée, comme expliqué ci-dessous.

Personnaliser la signature des emails par défaut

En effet si la signature pré-définie ne vous convient pas, vous pouvez la changer depuis vos Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi par email, puis au paragraphe "Signature des Emails (correspond à {{{footer}}} )" insérez votre signature :

• soit en tant que texte
• soit en tant que contenu html

Remarque 

Si vous souhaitez personnaliser votre signature mais n'avez pas de connaissances en HTML, vous pouvez utiliser un générateur de Signature tel que Free E-mail Signature Template Generator by HubSpot.

1. Décochez "Créé avec HubSpot" - si vous laissez ce champ coché, la publicité du générateur HubSpot apparaîtra dans la Signature,

2. Choisissez la disposition des éléments de votre signature,

3. Entrez les données de votre signature,

4. Choisissez les couleurs du cadre et du texte,

5. Vous pouvez ajouter votre photo de profil et le logo de votre entreprise. La photo et le logo doivent être placés plutôt sur un site en ligne, par exemple google drive, onedrive,

6. Puis vous copiez collez l'url de la photo dans les champs. La taille du fichier ne doit pas dépasser 3 Mo.

Une fois tous les champs remplis, il suffit de confirmer la signature avec le bouton "Créer une signature". Une nouvelle page s'affichera et vous pourrez alors "Copier le code source de la signature". Ensuite collez ce contenu dans le champ prévu à cet effet sur votre compte VosFactures.

Après avoir enregistré les modifications, la nouvelle Signature sera visible sur vos emails envoyés. Vous pouvez tester la fonctionnalité en vous envoyant un document avant de l'envoyer au client par exemple.

Remarques

• Signature différente selon le type de document envoyé

En effet si vous avez besoin d'avoir une signature qui diffère en fonction du type de document envoyé, vous avez la possibilité de le paramétrer également. Dans ce cas effacez la balise {{{footer}}}  dans le champ "Texte" des emails et remplacez-la par le contenu suivant par exemple:  

• Envoi depuis l'application mobile

Une facture envoyée depuis le téléphone à l'aide de l'application mobile n'affichera pas correctement le pied de page. Il faudra alors sélectionner une signature par défaut. Pas de problème si vous l'envoyez du téléphone via la version web.
 

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