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Personnaliser la Signature des Emails

Créé: 03/04/2020
Dernière mise à jour: 15/04/2020
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Rappel

Le Logiciel de Facturation VosFactures vous permet d'envoyer par email les documents de facturation à vos clients directement depuis le logiciel. Cela vous permet de gagner du temps tout en bénéficiant d'un suivi complet et automatique de votre facturation.

Parmi les options d'envois disponibles, vous pouvez personnaliser par défaut et à chaque envoi :

  • le titre des emails
  • le texte des emails

Vous pouvez en plus personnaliser la signature de vos emails envoyés.

  1. Contenu par défaut
  2. Personnaliser la signature de l'email lors de l'envoi
  3. Personnaliser la signature de l'email par défaut
  4. Remarques


Contenu par défaut

Le système vous propose un bas de page des emails pré-programmé, reprenant automatiquement les coordonnées de votre entreprise (nom et adresse) renseignées depuis la fiche département dans Paramètres > Compagnies / Départements.

Ce contenu est visible dans le champ "Bas de page des Emails (correspond à {{footer}})" depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email.

Envoi en ligne des Documents de Facturation Signature html des Emails

Attention ! Assurez-vous d'avoir bien indiqué ou laissé la variable {{footer}} dans le paramétrage de votre email accompagnant l'envoi des documents autrement votre signature ne pourra être reprise.


Personnaliser la signature de l'email lors de l'envoi

Au moment d'envoyer un document, vous pouvez toujours compléter ou modifier si vous le souhaitez le titre et le texte de l'email donc la signature de celui-ci.

Ces changements n'affecteront que le document envoyé. Pour modifier de façon permanente le contenu des emails, créez un contenu personnalisé depuis les Paramètres d'envoi qui sera repris par défaut, comme expliqué ci-dessous.


Personnaliser le contenu de l'email par défaut

En effet si le contenu pré-programmé ne vous convient pas, vous pouvez le changer de manière permanente. Vous pouvez enregistrer une signature par défaut dans les paramètres de votre compte. Pour cela allez dans vos Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi par email, puis au paragraphe "Bas de page des Emails (correspond à {{footer}})" insérez votre signature :

  • en tant que texte
  • en tant que contenu html

Si vous souhaitez personnaliser votre signature mais n'avez pas de connaissances en HTML, vous pouvez utiliser un générateur de Signature tel que Free E-mail Signature Template Generator by HubSpot.

  1. Décochez "Créé avec HubSpot" - si vous laissez ce champ coché, la publicité du générateur HubSpot apparaîtra dans la Signature,

  2. Choisissez la disposition des éléments de votre signature,

  3. Entrez les données de votre signature,

  4. Choisissez les couleurs du cadre et du texte,

  5. Vous pouvez ajouter votre photo de profil et le logo de votre entreprise. La photo et le logo doivent être placés plutôt sur un site en ligne, par exemple google drive, onedrive,

  6. Puis vous copiez coller l'url de la photo dans les champs. La taille du fichier ne doit pas dépasser 3 Mo.

Une fois tous les champs remplis, il suffit de confirmer la signature avec le bouton "Créer une signature". Une nouvelle page s'affichera et vous pourrez alors "Copier le code source de la signature". Ensuite collez ce contenu dans le champ prévu à cet effet sur votre compte VosFactures.

Après avoir enregistré les modifications, la nouvelle Signature sera visible sur vos emails envoyés. Vous pouvez tester la fonctionnalité en vous envoyant un document avant de l'envoyer au client par exemple.


Remarques

  • Signature pour les Relances

Si vous avez personnalisé l'email accompagnant vos Relances, pensez à bien indiquer {{{footer}}} et non {{footer}} afin que votre signature soit reprise correctement.

  • Signature différente selon le type de document envoyé

En effet si vous avez besoin d'avoir une signature qui diffère en fonction du type de document envoyé, vous avez la possibilité de le paramétrer également. Dans ce cas effacez la balise {{footer}} dans le champ "Texte" et remplacez-la par le contenu suivant par exemple:  

{{#eq kind 'client_order'}} 
Signature pour les bons de commande
{{else}}Signature pour les autres documents
{{/eq}}
  • Envoi depuis l'application mobile

Une facture envoyée depuis le téléphone à l'aide de l'application mobile n'affichera pas correctement le pied de page. Il faudra alors sélectionner une signature par défaut. Pas de problème si vous l'envoyez du téléphone via la version web.
 

Une question? N'hésitez pas à nous contacter !



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