Envoi en ligne

Créé: 04/02/2014
Dernière mise à jour: 22/10/2018
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  1. Principe et Modes d'Envoi 
  2. Envoyer un Document
  3. Envoyer plusieurs Documents
  4. Suivi des Envois
  5. Pour aller plus loin

Principe

Vous pouvez envoyer par email vos documents de vente (ou d'achat) à vos clients (ou fournisseurs), directement depuis le logiciel, le tout en quelques clics et de manière sécurisée.  

Le logiciel propose 3 modes d'envoi: 

A l'exception du 3ème mode d'envoi, les documents sont envoyés depuis et par l'application via nepasrepondre@vosfactures.fr. Le destinataire de l'email visualisera votre nom et répondra à votre adresse email, c'est-à-dire à l'adresse email de l'expéditeur indiquée lors de l'envoi du document.

Envoyer un document

1- Cliquez sur le bouton Envoyer

  • soit depuis l’aperçu du document (en haut et en bas de l’aperçu):

bouton envoyer

 
  • soit depuis la liste des Revenus, en cliquant sur l'icône en bout de ligne:

Envoyer factures en ligne


2- La fenêtre d'envoi apparaît

fonction envoyer

Compléter ou modifier éventuellement les champs souhaités avant de cliquer sur Envoyer :

A : Adresse email de l'expéditeur  (choix entre l'email de l'utilisateur connecté ou du compte)  

B : Adresse email du destinataire ​(auto-complétée si renseignée au préalable)

→ toute nouvelle adresse email sera automatiquement enregistrée dans la fiche du contact - à moins que vous décochiez l'option qui s'affichera
​→ vous pouvez envoyer le document à plusieurs destinataires en même temps.

C : Adresse email en copie (optionnel)

D: Contenu de l'email à personnaliser (titre, texte, et signature)
E: Joindre le PDF du document en pièce jointe de l'email (optionnel) 

→ L'email doit contenir au moins le PDF du document ou le lien vers l'aperçu du document - sinon l'envoi ne pourra pas se faire.
​→  vous pouvez choisir de joindre systématiquement le document en PDF depuis Paramètres > Paramètres du Compte > Envoi des documents par email


Remarques:

  • Toutes les options citées précédemment sont accessibles depuis Paramètres du compte > Envoi par email
  • En cas de compte multi-départements, vous pouvez personnaliser certaines de ces options par département (adresse d'envoi et contenu de l'email). Cela peut être utile de créer plusieurs départements si vous envoyez vos documents dans plusieurs langues par exemple. En savoir plus. 
  • Vous pouvez également Envoyer des pièces jointes (fichier, photo...) à votre email. 

Envoyer plusieurs Documents 

Vous pouvez faire un envoi groupé afin d'envoyer plusieurs documents en un clic. Pour cela, sélectionnez-les depuis la liste (onglet Revenus ou Dépenses), et cliquez sur le bouton "Envoyer" de la barre de menu grise qui s'affiche, puis confirmez votre choix.
→ ​Le titre et le texte de l'email seront tels que définis dans les paramètres du compte (ou à défaut du département). 
​→ Chaque document sera envoyé à l'adresse email du contact (client/fournisseur) telle qu'indiquée dans sa fiche ou lors de la création du document. 
​→ S'il n'y a pas d'adresse email associée à un ou plusieurs contacts, le système vous en informera. Il faudra alors compléter ces adresses et refaire l'envoi. 

 

Suivi de l'envoi

Une fois l’email envoyé, l’état du document est changé automatiquement par le système en « Envoyé ». Le système assure automatiquement le suivi de l'envoi et vous informe en cas d'erreur (En savoir plus).
 

Pour aller plus loin

Vous pouvez consulter notre dossier dédié Envoi de documents
Vous pouvez également envoyer en ligne des Relances personnalisées ponctuelles ou automatiques.



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Commentaires

Avatar sugester medium
Anonyme
Je voudrais insérer automatiquement le libellé de la prestation dans le corps du mail. Cela permettrait d’un coup d’oeil pour le client de savoir de quelle facture il s’agit et pas seulement le numéro et le montant de la facture. Est-ce possible d’après-vous?

Cordialement

25 août 2016 13:14:46

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Justine
Justine
Réponse:   Oui cela est possible si vous copiez ce libellé dans le champ "Objet" de la facture. Ainsi, vous pourrez ajouter la variable {{title}} (qui correspond au contenu du champ objet) dans le texte par défaut de vos emails. Par exemple: 

Bonjour, 
Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{document_type}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}} pour la prestation suivante:
{{title}}
Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}  
{{footer}}


Cordialement

25 août 2016 13:17:51

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Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible d'avoir un texte par défaut différent selon le type de document envoyé?

12 décembre 2016 17:00:56

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Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en insérant des balises comme par exemple:

Bonjour,
{{#eq kind 'estimate'}}
texte pour les devis
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis
{{/eq}}
{{footer}}

Ou encore:

Bonjour,

{{#in kind 'estimate,proforma,vat'}}
{{#eq kind 'estimate'}} texte pour les devis {{/eq}}
{{#eq kind 'proforma'}}texte pour les factures proforma{{/eq}}
{{#eq kind 'vat'}}texte pour les factures{{/eq}}
{{else}}texte pour les autres documents sauf devis/proforma/factures
{{/in}}
{{footer}}

12 décembre 2016 17:02:16

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Avatar sugester medium
Anonyme
Est-il possible de paramétrer plusieurs textes par défaut dans des langues différentes?

12 décembre 2016 17:03:47

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Justine
Justine
Réponse:   Oui c'est possible en passant par la création de plusieurs départements: vous pouvez ainsi paramétrer un texte d'email dans la fiche de chaque département. Il suffira de choisir le bon département vendeur lors de la création du document à envoyer.

12 décembre 2016 17:05:17

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Avatar sugester medium
Sophie
Comment indiquer un texte d'email différent pour les dépenses?

10 octobre 2017 16:54:47

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour,

Il suffit d'insérer les balises suivantes:

{{#if income}}
texte de l'email pour les documents de vente
{{else}}
texte de l'email pour les dépenses
{{/if}}

10 octobre 2017 17:06:19

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Avatar sugester medium
Antoine
Quelle balise insérer pour ajouter une ligne dans l'email s'il s'agit d'une facture (acompte, et solde inclus)?

10 octobre 2017 17:27:19

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Justine
Justine
Réponse:   Deux solutions:

- solution 1:

texte de l'email
{{#in kind 'vat,advance,final'}}
ligne de texte en plus si facture/acompte/solde
{{else}}{{/in}}

- solution 2:

texte de l'email
{{#include 'vat advance final' kind}} ligne de texte en plus si facture/acompte/solde {{/include}}

10 octobre 2017 17:30:32

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Avatar sugester medium
carole
Bonjour,
j'envois régulièrement mes documents par le logiciel à mes clients par email, mais je me rends compte que la plus-part passent en spam ou indésirable et mes client pensent ne pas les avoirs reçu.
Comment puis-je solutionner le problème des spams ?
Par avance merci .

19 juillet 2018 17:56:00

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Justine
Justine
Réponse:   Bonjour, 
Quel est le mode d'envoi que vous avez choisi (depuis Paramètres > Paramètres du compte > Envoi des documents) ? 
Egalement, quelles sont les serveurs de messagerie qui ont tendance à spamer vos emails?
P.S: Sachez que récemment Orange avait bloqué par erreur les emails envoyés par le logiciel - mais cela a été résolu : n'hésitez donc pas à renvoyer les documents vers les adresses orange.fr, free.fr et autres. 

Bien cordialement
Justine. 

20 juillet 2018 10:26:10

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