Mettre à jour en masse vos contacts et produits

Created: 26/07/2016
Last updated: 09/05/2017
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Vous pouvez non seulement importer facilement vos données existantes sur votre compte VosFactures, mais également les mettre à jour. En effet, via l’option « Mise à jour » de la fonction Importation du logiciel, vous pouvez modifier ou compléter en masse le contenu d’un ou de plusieurs champs de vos fiches contacts et produits. 

Ci-dessous est expliqué l’exemple d’une mise à jour de vos contacts, mais le principe est exactement le même avec les produits. 

Imaginons que vous souhaitez renseigner les codes comptables de vos contacts existants afin de pouvoir générer des exports comptables. Vous pouvez bien sûr le faire manuellement (en éditant la fiche de chaque contact) mais si vous avez un nombre important de contacts sur votre compte VosFactures, il est plus rapide d’opter pour une mise à jour en masse qui se fait en 3 étapes. 

Etape 1: Exporter votre fichier 

La première étape est de générer le fichier excel contenant la liste de vos contacts à modifier. Pour cela, depuis l’onglet Contacts, cliquez sur l’icône de roue situé en haut à droite de la liste de vos contacts, et cliquez sur « Exportez vers Excel » : 

exporter vers excel

Le fichier se génère: cliquez sur « Télécharger » puis ouvrez le fichier qui inclut une colonne ID représentant le numéro d’identification de vos contacts. 

Etape 2: Modifiez votre fichier 

En ayant la liste de vos contacts sous format excel, vous pouvez ainsi modifier plus facilement les champs souhaités. Ainsi dans notre exemple, vous pouvez compléter les colonnes qui correspondent aux champs « Compte comptable (général) » et « Compte comptable (auxiliaire) ». Attention ces colonnes doivent avoir un format "texte" (et non "nombre").
Une fois les modifications faites, sauvegardez votre fichier. 

exemple de fichier excel

Remarque: Vous pouvez effacer toutes les colonnes non concernées par la mise à jour, en prenant soin de conserver la colonne « ID » qui rendra possible la mise à jour en masse (voir étape suivante). 

Etape 3: Importer votre fichier en tant que Mise à jour. 

  • Depuis l’onglet Contact, cliquez sur l’icône de roue situé en haut à droite de la liste de vos contacts, et cliquez sur « Importer des contacts depuis un fichier » (ou allez directement sur l’onglet Importation):


importer le fichier excel

  • Choisissez le fichier excel modifié, puis cliquez sur Suivant: 

importer étape 1
 

  • Procédez ensuite comme suit: 

mettre à jour Etape 2 de l'importation

  1. cochez "Le fichier contient un en-tête" (cela désélectionne la première ligne de votre fichier)
  2. cochez "Mettre à jour" 
  3. attribuez le titre (variable) "ID" à la colonne ID et cochez le bouton rond "CLE" situé sous le titre 
  4. attribuez le bon titre aux colonnes à modifier : dans notre exemple il s’agit des titres "accounting_id: Compte comptable (général)" et "accounting_id2: Compte comptable (auxiliaire)" et cochez le bouton carré "METTRE A JOUR" situé sous chacune de ces colonnes à mettre à jour. En effet, seules les colonnes qui ont été cochées de cette manière seront concernées par la mise à jour. Les autres colonnes seront ignorées et resteront donc inchangées. 
  5. Désélectionnez si besoin est certaines lignes de contact et cliquez sur le bouton bleu "Importer" puis sur le bouton "Prêt" qui apparaît lorsque l’importation (mise à jour) a été effectuée. 

Remarque: Un bouton « Afficher » vous permet de visualiser les données mises à jour. 



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