Personnaliser les Emails par Type de Document

Créé: 14/06/2023
Dernière mise à jour: 24/07/2023

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En plus d'envoyer en un clic devis ou factures à vos clients par email, le logiciel VosFactures vous permet de personnaliser le texte, le titre et la signature de vos emails selon le type de documents de facturation envoyés.

Rappel : Fonction Envoi par email
Texte des emails par type de document
Titre des emails par type de document
Signature des emails par type de document

Rappel : Envoi par email

La fonction Envoi en ligne du logiciel vous permet d'envoyer par email les documents de facturation et relances à vos clients en un clic, et de de bénéficier d'un suivi automatique.
Vous pouvez modifier le texte des emails à chaque envoi, mais également par défaut depuis vos paramètres du compte notamment grâce à l'utilisation de variables dynamiques et de balises.

Vous pouvez ainsi personnaliser le titre, le texte, et la signature de vos emails selon vos besoins, et même le faire en fonction du document de facturation envoyé.

Texte personnalisé par type de document

Ci-dessous quelques exemples de personnalisation du texte des emails selon le type de document de facturation envoyé, à renseigner dans le champ prévu à cet effet dans vos paramètres du compte après avoir choisi l'option "Email personnalisé". N'oubliez pas de sauvegarder ensuite.

Documents comptables VS non comptables

Pour définir un texte d'email différent pour l'envoi des documents comptables (factures & reçus) et pour l'envoi des documents non comptables (devis etc...), écrivez les deux textes en les séparant par des balises dédiées, comme par exemple :

{{#in kind 'vat,advance,final,receipt'}}
Le texte spécifique de l'email pour l'envoi des factures et reçus
{{else}}
Le texte pour l'envoi des documents non comptables
{{/in}}
{{{footer}}}

Par exemple écrivez :

Bonjour,

{{#in kind 'vat,advance,final,receipt'}}Veuillez trouver en pièce jointe la {{document_type}} n° {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}.
{{else}}
Veuillez trouver en pièce jointe notre offre commerciale suite à votre demande. Merci de nous retourner le document signé accompagner d'un chèque d'acompte afin de confirmer votre commande.
{{/in}}

{{{footer}}}

Ventes VS Dépenses

Pour définir un texte d'email différent pour l'envoi des documents de vente (factures, devis, etc...) et pour l'envoi des dépenses, écrivez les deux textes en les séparant par les balises suivantes :

Bonjour,

{{#if income}}
Texte de l'email pour les documents de vente
{{else}}
Texte de l'email pour les dépenses
{{/if}}

{{{footer}}}

Tous les documents VS Un type de document

Pour définir un texte d'email différent pour l'envoi d'un type de document en particulier (exemple : uniquement les devis), écrivez les deux textes en les séparant par des balises :

Bonjour,

{{#eq kind 'estimate'}}
Texte pour les devis
{{else}}Texte pour les autres documents
{{/eq}}

{{{footer}}}

Texte différent pour chaque type de document

Si vous voulez paramétrer un texte différent pour chaque type de document, séparez les textes par la balise correspondante, comme par exemple :

Bonjour,

{{#in kind 'estimate,proforma,client_order,vat'}}
{{#eq kind 'estimate'}} Texte pour les devis {{/eq}}
{{#eq kind 'proforma'}} Texte pour les factures proforma {{/eq}}
{{#eq kind 'client_order'}} Texte pour les bons de commande {{/eq}}
{{#eq kind 'vat'}} Texte pour les factures {{/eq}}
{{else}} Texte pour tous les autres documents
{{/in}}

{{{footer}}}

Titre personnalisé par type de document

La logique pour personnaliser le champ "Titre" (accessible dans vos Paramètres du compte > Envoi par email) en fonction du type de document envoyé est exactement la même que pour le texte. N'oubliez pas de sauvegarder une fois le titre modifié.

Documents comptables VS non comptables

Pour attribuer un titre aux emails différent pour l'envoi des documents comptables (factures & reçus) et pour l'envoi des documents non comptables (devis, commande, etc...), écrivez les deux titres en les séparant par les balises suivantes :

{{#in kind 'vat,advance,final,receipt'}}Titre spécifique de l'email pour l'envoi des factures et reçus {{else}}Titre pour l'envoi des documents non comptables{{/in}}

Par exemple écrivez :

{{#in kind 'vat,advance,final,receipt'}}{{document_type}} n° {{number}} à payer{{else}}Suite à votre commande{{/in}}

Ventes VS Dépenses

Pour attribuer un titre aux emails différent pour l'envoi des documents de vente (factures, devis, etc...) et pour l'envoi des dépenses (factures d'achat), écrivez les deux titres en les séparant par les balises comme suit :

{{#if income}} Titre pour les documents de vente {{else}}Titre pour les dépenses {{/if}}

Tous les documents VS Un type de document

Pour choisir un titre d'email différent pour l'envoi d'un type de document en particulier (exemple : uniquement les devis), écrivez les deux titres en les séparant par des balises :

{{#eq kind 'estimate'}} Titre pour les devis{{else}}Titre pour les autres documents{{/eq}}

Titre différent pour chaque type de document

Si vous voulez définir un titre différent pour chaque type de document envoyé, séparez les titres par la balise correspondante, comme par exemple :

{{#in kind 'estimate,client_order,vat'}}{{#eq kind 'estimate'}}Titre pour les devis {{/eq}}{{#eq kind 'client_order'}}Titre pour les bons de commande{{/eq}} {{#eq kind 'vat'}}Titre pour les factures{{/eq}}{{else}}Titre pour les autres documents{{/in}}

Signature personnalisée selon le type de document

Pour définir une signature des emails différentes selon le type de document envoyé, effacez la variable dynamique {{{footer}}} qui se trouve à la fin du texte par défaut de l'email (accessible depuis Paramètres du compte > Envoi par email > Email personnalisé), et remplacez-la directement par le contenu de la signature souhaitée.

Documents comptables VS non comptables

Pour définir une signature d'emails différente pour l'envoi des documents comptables (factures & reçus) et pour l'envoi des documents non comptables (devis, etc...), écrivez les deux signatures en les séparant par les balises suivantes :

{{#in kind 'vat,advance,final,receipt'}} Signature pour l'envoi des factures et reçus{{else}}
Signature pour l'envoi des documents non comptables{{/in}}

Vente VS Dépenses

Pour définir une signature d'emails différente pour l'envoi des documents de vente (factures, devis, etc...) et pour l'envoi des dépenses (achat), écrivez les deux signatures en les séparant par les balises correspondantes :

{{#if income}}Signature pour les documents de vente
{{else}}Signature pour les dépenses {{/if}}

Contactez nous si vous avez besoin que l'on vérifie votre paramétrage, ou si vous souhaitez d'autres conditions que celles décrites dans cet article !

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