Envoyer les emails sous votre adresse (DNS)

Créé: 06/11/2014
Dernière mise à jour: 19/03/2024
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Vous pouvez envoyer en ligne vos documents et vos relances directement depuis le logiciel VosFactures qui assure également le suivi de l'envoi, grâce à la fonction Envoi en ligne. Le logiciel propose 3 modes d'envois, dont le DNS. Attention avec ce mode d'envoi vous devez faire une configuration sur votre compte de messagerie. 
 

  1. Principe
  2. Activer l'option
  3. Configurer votre messagerie

Principe

Parmi les modes d'envoi proposés, vous pouvez opter pour un envoi faisant apparaître votre propre adresse email.
En conséquence, les emails continueront à être envoyés par l'application mais paraîtront avoir été envoyés par votre boite de messagerie : l'adresse nepasrepondre@vosfactures.fr ne s'affichera plus mais sera remplacée par votre adresse email, même si en réalité les emails sont toujours envoyés directement depuis le logiciel. L'adresse d'envoi sera également précédée du nom de votre compte VosFactures. 

Toutefois les emails envoyés via ce mode d'envoi sont plus susceptibles d'être spamés, et vos clients risquent de ne pas recevoir vos emails. De plus, la plupart des boîtes de messagerie n'enverront pas l'information que l'email a été spamé (et du coup le logiciel ne pourra pas changer l'état de l'envoi en "Non réceptionné"). C'est pourquoi il est important que vous procédiez au paramétrage de votre boite de messagerie, comme expliqué ci-dessous.

Activer l'option

Cochez l'option "depuis vos Paramètres > Paramètres du compte > Envoi par email (disponible à partir de la formule PRO), et indiquez l'adresse email souhaitée dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails". 

Envoyer en Ligne avec Votre Propre Adresse DNS VosFactures.fr

 

Configurer votre messagerie

Pour que vos envois d'emails puissent aboutir, et afin de diminuer le risque qu'ils soient considérés comme des spams par les boîtes mail de vos destinataires, vous devez configurer correctement le DNS (Domain Name System) et le DKIM de votre boîte de messagerie.

1) DNS (obligatoire)

Depuis les paramètres de votre compte de messagerie, copiez le code TXT (enregistrements SPF) suivant et ajoutez-le dans le DNS de votre domaine :

v=spf1 mx include:spfa.vosfactures.fr ~all

Remarque : Si vous avez déjà une entrée TXT commençant par v=spf insérez simplement include: spfa.vosfactures.fr avant ~all, -all, +all ou ?all (vous pouvez vérifier l'exactitude de l'entrée ici).
 

2) DKIM (obligatoire)

Une fois le DNS configuré, contactez-nous par email afin que nous puissions configurer dans votre compte une DKIM (ajout d'une signature dans tous les emails sortants permettant d'identifier le domaine expéditeur), en précisant le nom de domaine que vous utiliserez pour l'envoi des emails. Vous recevrez alors en retour 3 codes TXT que vous devrez copier dans votre compte de messagerie. Une fois cela fait, nous pourrons valider le DKIM sur votre compte VosFactures. 
 

3) DMARC (facultatif)

Une fois DNS et DKIM configurés, vous pouvez si vous le souhaitez configurer le DMARC sur votre compte de messagerie.


Remarque : choix de l'expéditeur

Les documents ne peuvent être envoyés qu'avec une seule adresse email - celle indiquée dans le champ "Adresse email utilisée pour l'envoi des emails" de vos paramètres du compte. Autrement dit, vous ne pourrez plus choisir comme adresse d'envoi l'email de l'utilisateur connecté, contrairement au mode d'envoi par défaut. En revanche vous pourrez choisir :

  • soit l'adresse email d'envoi précédée du nom de votre compte (choix par défaut)
  • soit l'adresse email d'envoi seule


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