Facture d’avoir (ou "Note de crédit")

Created: 07/01/2014
Last updated: 04/05/2017
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Le logiciel de facturation VosFactures vous permet de créer facilement un avoir (note de crédit) total ou partiel depuis une facture existante. 

Rappel: Facturation et Avoirs

"Modifier" 

Par défaut, le logiciel vous permet de modifier (et même effacer) tout type de document existant, à tout moment, grâce au bouton "Modifier" (ou "Effacer" en cas de suppression définitive). Vous pouvez toutefois choisir d'empêcher la modification de documents en activant diverses options.  En savoir plus.  La partie "Suivi du document", visible sous l'aperçu du document, affiche un résumé des diverses modifications (en terme de montant total et paiement notamment) avec le nom de l'utilisateur à l'origine des modifications. 

"Corriger" 

En revanche, si le document est une facture qui a déjà été envoyée à votre client, elle n’est plus modifiable légalement.
Ainsi, si vous souhaitez changer un prix, rajouter ou supprimer un produit, faire une ristourne, ou en cas de retour de marchandise, etc … il faut: 

  • soit créer une deuxième facture pour compléter la facture initiale ;
  • soit annuler entièrement la facture à modifier en faisant un avoir du même montant (avoir ‘total’) puis en créant une nouvelle facture ;
  • soit créer un avoir ‘partiel’ d’un certain montant (par exemple : en cas de retour partiel de marchandise, de ristourne ou d’escompte de règlement, ou tout simplement corriger une erreur de facturation …).

Création d'un avoir total ou partiel

Activer l'option 

Pour créer un avoir total ou partiel depuis une facture existante, vérifiez d'abord que vous avez coché "Factures d'avoir" comme type de document à créer (dans le paragraphe "Documents de facturation" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte).

Choisir l'intitulé et la numérotation

Comme avec n'importe quel type de document, vous pouvez changer l'intitulé (ex: "Note de crédit" au lieu de "Facture d'avoir" dans le paragraphe "Intitulés des documents" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Paramètres d'impression.
Vous pouvez choisir le format de numérotation depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents. 

Créer un avoir à partir d'une facture existante

1) Depuis l'aperçu de la facture, cliquez sur l’onglet « Plus » (situé en haut et en bas de la page de l’aperçu), et sélectionnez l’option « Créer un Avoir ».

créer facture d'avoir note de crédit

 

2) La page de création de l'avoir s'affiche:
  • en reprenant les informations de la facture de référence (coordonnées client, conditions de règlement, informations spécifiques, objet...)
  • en complétant le champ "N° du document corrigé"
  • sur le tableau, toutes les lignes de produits listées sur votre facture de référence sont reprises et sont "doublées": chaque première ligne (avant correction) indique ce qu'il y avait sur votre facture de référence, et dans chaque deuxième ligne vous indiquez ce qu'il devrait y avoir. Le système recalcule automatiquement les totaux sur la troisième ligne. Sur la facture d'avoir sauvegardée, les lignes de produit n'apparaîtront pas en double mais avec les totaux de la troisième ligne et le texte de la deuxième ligne.  
3) Modifier le tableau
Vous pouvez effacer les lignes de produits/services qui ne sont pas corrigées (elles n'apparaîtront pas sur l'avoir créé), et modifier les champs voulus dans chaque deuxième ligne de produit. Ainsi: 
 pour un avoir total: écrivez 0 dans le champ quantité de chaque deuxième ligne de produit puis sauvegardez.
pour un avoir partiel: indiquez la quantité ou le prix corrigée sur la (ou les) deuxième(s) ligne de produit à corriger: la différence de prix est calculée sur la troisième ligne (qui elle apparaît sur l'avoir). Si une ligne de produit n'est pas concernée, il suffit de la supprimer. Vous pouvez aussi modifier le champ désignation de la deuxième ligne (ex: "retour marchandise").  

ex: vous avez vendu 5 produits sur la facture d'origine, et en fait vous ne devriez en vendre que 4, vous écrivez "4" dans la case quantité de la deuxième ligne. 

4) Une fois sauvegardé, l'avoir sera lié à la facture de référence (et vice-versa). Ainsi, depuis l'aperçu de la facture de référence le système vous affichera le message suivant: "Cette facture a fait l'objet d'un avoir ". 

Créer un avoir directement

Vous n'êtes pas obligé de créer un avoir à partir d'une facture existante. Vous pouvez le créer directement (Facture d'avoir > Nouveau document). Dans ce cas là, l'avoir ne sera pas pré-rempli mais le principe restera le même : chaque ligne de produit sera doublée, avec une 3ème ligne pour le total. 

Vous pouvez également ne pas utiliser notre formulaire de facture d'avoir: vous pouvez par exemple choisir "Autre document" comme type de document (Revenus > Plus) que vous nommez "Avoir" par ex. Il vous suffira simplement d'indiquer des montants négatifs lors de la rédaction du document (mais dans ce cas là, l'avoir ne sera pas lié à une facture existante).  

Remarques: 

►Motif:
Dans le champ du même nom, vous pouvez indiquer un motif qui n'apparaîtra pas sur le document créé
► Contenu à corriger/corrigé
Dans la partie "Plus d'options/Moins d'options" du formulaire de création, grâce aux champs "Contenu à corrigé" et "Contenu corrigé" vous pouvez reprendre une partie du contenu de la facture qui doit être corrigée, afin de le mettre en évidence sur la facture d'avoir (exemple: en cas d'erreur sur l'adresse de facturation du client). 

 



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