Suivre et Gérer les Récurrences

Créé: 09/12/2023
Dernière mise à jour: 12/12/2023
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Le logiciel VosFactures permet de générer automatiquement des documents de facturation grâce à sa fonction Récurrence
En plus d'offrir de nombreuses options de paramétrage, le logiciel assure un suivi détaillé des récurrences et des documents récurrents, et vous informe même en cas d'erreur de création.

  1. Liste des Récurrences
  2. Documents récurrents
  3. Suivi détaillé
  4. Notification d'erreurs

 

Liste des Récurrences

Depuis l'onglet Revenus > Récurrences, vous accédez à la liste des récurrences. Vous pouvez :

Logiciel de Factures - Facturation Récurrente Liste 

 

Documents Récurrents

Vous pouvez facilement effectuer un suivi des documents de facturation qui ont été générés automatiquement selon une récurrence, et cela à plusieurs endroits :

  • Depuis le résumé de chaque récurrence :

La liste des documents générés par la récurrence est mise à jour au fur et à mesure par le logiciel. Il suffit de cliquer sur un n° pour afficher l'aperçu du document.  Attention si vous supprimez un document, celui-ci n'apparaîtra plus sur le résumé. 

Factures récurrentes abonnement suivi
 

  • Depuis la liste des documents :

Depuis les onglets Revenus et Dépenses, les documents récurrents se distinguent des autres factures par un icône de flèche circulaire visible à côté du numéro.

Factures Dépenses Ventes Récurrentes

Notez que vous pouvez utiliser le moteur de recherche pour n'afficher que les documents récurrents. 

  • Depuis l'aperçu d'un document : 

Sous l'aperçu d'un document de facturation, le logiciel vous indique si celui-ci a été généré par une récurrence (avec un lien vers celle-ci) ou si celui-ci sert de base à une récurrence existante (avec un lien vers celle-ci). 

Suivi document de facturation Logiciel abonnement
 

Suivi détaillé

Le logiciel effectue une traçabilité des actions effectué sur vote compte par chaque utilisateur. Ceci est valable pour les récurrences également où un suivi détaillé est visible :  
  • Depuis le résumé de chaque récurrence

Tout en bas de l'aperçu de chaque récurrence vous trouverez les actions effectuées dans l'ordre chronologique. 

Suivi détaillé récurrence traçabilité facturation
 

Vous permet de rechercher les actions suivantes :

  • Création de récurrence
  • Suppression de récurrence
  • Modification de récurrence 
  • Création automatique de document récurrent
  • Envoi automatique de document récurrent


Notification d'erreurs

En cas d'erreur de création de documents récurrents, le système vous en informera via une alerte sur votre tableau de bord, avec un bouton vous permettant de visualiser la liste des récurrences stoppées. Celles-ci sont d'ailleurs marquées d'un fond rose foncé pour être plus visibles. 

Facturation Récurrentes Création Automatique Suivi

 

En cliquant sur une récurrence stoppée, vous pourrez visualiser la cause de l'erreur et décider de : 

  • réactiver la récurrence et ignorer les documents manquants
  • mettre fin à la récurrence
  • réactiver la récurrence et créer les documents manquants (possible si un seul document par récurrence est manquant)
Récurrence logiciel automatiser notification erreur
 

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