Rapprochements Bancaires

Créé: 10/07/2018
Dernière mise à jour: 12/09/2018
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Dans le cadre de la fonction Gestion des Paiements, vous avez la possibilité d'effectuer des rapprochements bancaires afin de faciliter le pointage entre vos relevés bancaires et les factures (achat ou vente) créées via le logiciel de facturation VosFactures, et/ou mettre à jour automatiquement l'état des factures en payé. 

Il vous suffit pour cela d'importer vos relevés bancaires ! 

1- Activer la Fonction

Afin de pouvoir importer vos relevés bancaires, vérifier que vous avez bien coché la fonction "Liste des paiements. Rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > Gestion des paiements. 

Une fois l'option cochée, l'onglet "Paiements" apparaîtra sur votre barre de menu noire. 

2- Importer un relevé bancaire

Une fois votre relevé exporté depuis votre compte bancaire, vous pouvez l'importer:

  • depuis l'onglet Paiement : cliquez sur le bouton "Importation/Export" situé en haut à droite
  • ou depuis l'onglet Paramètres > Importation : cliquez sur "Importer des relevés bancaires"
Attention, vous ne pouvez importer que 1000 lignes à la fois. Si votre fichier en comporte plus, il convient de le diviser en plusieurs fichiers que vous importerez à la suite.
En savoir plus sur le principe de l'importation

1 - Choisissez le format du relevé

Le logiciel vous permet d'importer des relevés sous format xls, xlsx, csv, txt, ou xlsm :
  • Plusieurs formats pré-définis sont proposés (ex: LCL, Banque Populaire...).

 
  • Si aucun format ne correspond, choisissez "Autre", ou contactez-nous si vous voulez que nous le rajoutions gratuitement.  

2- Téléchargez votre relevé 

et cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape 2 de l'importation. 

3- Vérifiez (si format "Autre")

Si vous avez choisi "Autre" comme format, sélectionnez pour chaque colonne de votre fichier le bon titre afin d'indiquez dans quel champ chaque colonne doit être importée. 
Voici les principaux titres: 
  • Date du paiement (correspond au titre "paid_date" ): champ obligatoire
  • Titre du paiement (correspond au titre "name") : champ obligatoire
  • Montant du paiement (correspond au titre "price") qui peut être positif ou négatif : champ obligatoire
  • Commentaire (correspond au titre "comment") : information interne facultative
  • Description (correspond au titre "description") : information interne facultative
Contactez-nous si besoin. 

4-  Importez !

en cliquant sur le bouton bleu "Importer". 
En cas de compte multi-départements (représentant par ex. plusieurs comptes bancaires) , vous pouvez sélectionner quel est le département concerné avant de cliquer sur Importer. 

3- Rapprochement Bancaire

Rapprochement automatique 

Une fois votre relevé correctement importé, les paiements y figurant sont ajoutés dans l’onglet Paiements. Dans un premier temps, le système tentera d'effectuer un rapprochement automatique. 

Le système rapproche un paiement avec une facture existante lorsque:
  • le montant et la devise de la facture et du paiement sont identiques
ET
  • ​le numéro OU le nom du client/fournisseur de la facture sont inclus dans le champ "Titre du paiement"

 

Remarque : Paiements partiels

Par défaut le logiciel VosFactures tente de rapprocher un paiement à un document d'un même montant (paiement total).
Si vous le souhaitez vous pouvez également rapprocher des paiements partiels, lorsque votre client paye en plusieurs fois et/ou utilise différents modes de règlements par exemple. Il suffit d'activer l'option "Inclure les factures payées en partie dans les rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion des Paiements. Ainsi lors de l'import de relevé bancaire, si un paiement correspond à une facture, bien qu'il soit partiel, le rapprochement pourra se faire automatiquement.
 

Rapprochement manuel

Si le logiciel n'a pas retrouvé de facture correspondante, l'état du paiement est changé en "Non rapproché". Cela peut se produire par exemple: 

  • le titre du paiement ne contient pas les informations requises 
  • quand la facture correspondant au paiement n'existe pas: il vous faut alors la créer avant de pouvoir rapprocher
  • le montant du paiement ne correspond pas à celle de la facture

Il vous faut alors faire un rapprochement manuel :
 
1- Cliquez sur le bouton vert "Rapprocher" 
2- Indiquez le N° du document ou le nom du contact.
Deux caractères au minimum doivent être renseignés, afin que le logiciel puisse afficher les factures possibles sous forme de liste déroulante. Il suffira ensuite de cliquer sur "Rapprocher". 

Trop Perçus

Lorsque vous importez votre relevé bancaire, il se peut que vous ayez reçu un paiement d'un montant supérieur à la facture correspondante. Vous devez alors le rapprocher manuellement puis vous remarquerez ce qui suit :

  • depuis la liste des paiements : le montant total est indiqué en rouge pour vous signifier qu'il a été partiellement rapproché.
  • depuis la fiche du paiement: un champ "Montant payé en trop" apparaît et indique ce montant sans pouvoir le modifier. 

Notez qu'en cas de paiement groupé correspondant à plusieurs factures, aucun rapprochement n'est possible. Il vous faut diviser manuellement votre paiement en autant de factures que nécessaire.

Factures et Paiements Rapprochés

Une fois le rapprochement effectué, la facture et le paiement sont liés :

  • l'état du paiement est changé en "Rapproché" et le n° de la facture est indiquée dans la colonne N° Facture.
  • la facture est mise à jour (état, date de paiement, affichage du paiement). 

Pour aller plus loin

Nous vous conseillons de lire le sujet concernant la fonction Gestion des Paiements.
 


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