Dans le cadre de la fonction Gestion des Paiements, vous avez la possibilité d'effectuer des rapprochements bancaires afin de faciliter le pointage entre vos relevés bancaires et les factures (achat ou vente) créées via le logiciel de facturation VosFactures, et/ou mettre à jour automatiquement l'état des factures en payé. 

Il vous suffit pour cela d'importer vos relevés bancaires ! 

1. Activer la Fonction
2. Importer un Relevé bancaire
3. Rapprocher
4. Pour aller plus loin

1- Activer la Fonction

Afin de pouvoir importer vos relevés bancaires, vérifier que vous avez bien coché la fonction "Liste des paiements. Rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte > Gestion des paiements. 

Une fois l'option cochée, l'onglet "Paiements" apparaîtra sur votre barre de menu noire. 

2- Importer un relevé bancaire

Une fois votre relevé exporté depuis votre compte bancaire, vous pouvez l'importer:

• depuis l'onglet Paiement : cliquez sur le bouton "Importation/Export" situé en haut à droite
• ou depuis l'onglet Paramètres > Importation : cliquez sur "Importer des relevés bancaires"

1 - Choisissez le format du relevé

• Plusieurs formats pré-définis sont proposés (ex: LCL, Banque Populaire...).

• Si aucun format ne correspond, choisissez "Autre", ou contactez-nous si vous voulez que nous le rajoutions gratuitement.  

2- Téléchargez votre relevé 

3- Vérifiez (si format "Autre")

• Date du paiement (correspond au titre "paid_date" ): champ obligatoire
• Titre du paiement (correspond au titre "name") : champ obligatoire
• Montant du paiement (correspond au titre "price") qui peut être positif ou négatif : champ obligatoire
• Commentaire (correspond au titre "comment") : information interne facultative
• Description (correspond au titre "description") : information interne facultative

4-  Importez !

en cliquant sur le bouton bleu "Importer". 
En cas de compte multi-départements (représentant par ex. plusieurs comptes bancaires) , vous pouvez sélectionner quel est le département concerné avant de cliquer sur Importer. 


Une fois votre relevé importé, les paiements y figurant sont ajoutés dans l’onglet Paiements. 

3- Faire un Rapprochement Bancaire 

❖ Rapprochement automatique 

Une fois les paiements importés, le système effectue immédiatement un rapprochement automatique. 

Remarque : Paiements partiels

Par défaut le logiciel VosFactures tente de rapprocher un paiement à un document d'un même montant (paiement total).
Si vous le souhaitez vous pouvez également rapprocher des paiements partiels, lorsque votre client paye en plusieurs fois et/ou utilise différents modes de règlements par exemple. Il suffit d'activer l'option "Inclure les factures payées en partie dans les rapprochements bancaires" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Options par défaut > Gestion des Paiements. Ainsi lors de l'import de relevé bancaire, si un paiement correspond à une facture, bien qu'il soit partiel, le rapprochement pourra se faire automatiquement.

Remarque: Paiements multiples

Notez qu'en cas de paiement groupé correspondant à plusieurs factures, le système fera le rapprochement automatiquement à condition que la date de création des factures ne dépasse pas les 6 derniers mois. Si vous souhaitez rapprocher un(des) paiement(s) à une facture datant de plus de 6 mois, cela sera possible en faisant un rapprochement manuel - jusqu'à 12 mois par défaut, et au delà à l'aide du petit calendrier disponible depuis "Plus". 
 

❖ Rapprochement manuel

Si le logiciel n'a pas retrouvé de facture correspondante, l'état du paiement est changé en "Non rapproché" et vous devez alors faire le rapprochement manuellement.
Cela peut se produire par exemple quand : 

• le titre du paiement ne contient pas les informations requises 
• la facture correspondant au paiement n'existe pas : il vous faut alors la créer avant de pouvoir rapprocher
• le montant du paiement ne correspond pas à celle de la facture
• la facture date de plus de 6 mois par rapport à la date du paiement. 

Il vous faut alors faire un rapprochement manuel :

1. Cliquez sur le bouton vert "Rapprocher" 
2. Indiquez le N° du document ou le nom du contact (Deux caractères au minimum doivent être renseignés, afin que le logiciel puisse afficher les factures possibles sous forme de liste déroulante) et cliquez sur "Rechercher" ; éventuellement cochez "Inclure aussi les documents payés"
3. Cochez la(les) facture(s) correspondante(s) pour valider le rapprochement.

Il suffira ensuite de cliquer sur "Rapprocher". 

Remarque : Trop Perçus

Lorsque vous importez votre relevé bancaire, il se peut que vous ayez reçu un paiement d'un montant supérieur à la facture correspondante. Vous devez alors le rapprocher manuellement puis vous remarquerez ce qui suit :

• depuis la liste des paiements : le montant total est indiqué en rouge pour vous signifier qu'il a été partiellement rapproché.
• depuis la fiche du paiement: un champ "Montant payé en trop" apparaît et indique ce montant sans pouvoir le modifier. 

❖ Factures et Paiements Rapprochés

Une fois le rapprochement effectué, la facture et le paiement sont liés :

• l'état du paiement est changé en "Rapproché" et le n° de la facture est indiquée dans la colonne N° Facture.
• la facture est mise à jour (état, date de paiement, affichage du paiement). 

Pour aller plus loin