Facture d’Avoir (ou "Note de crédit")

Créé: 07/01/2014
Dernière mise à jour: 14/02/2019
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Le logiciel de facturation VosFactures vous permet de créer facilement un Avoir (note de crédit) total ou partiel depuis une facture existante. 

  1. Rappel: Corriger une Facture
  2. Activer l'option
  3. Créer un Avoir Total ou Partiel
  4. Suivi
  5. Créer un Avoir directement
  6. Remarques


Rappel: Corriger une facture

Modifier

Par défaut, le logiciel vous permet de modifier (annuler et/ou effacer) tout type de document existant, grâce au bouton "Modifier". Vous pouvez toutefois choisir d'empêcher la modification de documents en activant diverses options. En savoir plus. La partie "Suivi du document", visible sous l'aperçu du document, affiche un résumé des diverses modifications (en terme de montant total et paiement notamment) avec le nom de l'utilisateur à l'origine des modifications. 

Corriger

En revanche, si le document est une facture qui a déjà été envoyée à votre client, elle n’est plus modifiable légalement.
Ainsi, si vous souhaitez changer un prix, rajouter ou supprimer un produit, faire une ristourne, ou en cas de retour de marchandise, etc … il faut: 

  • soit créer une deuxième facture pour compléter la facture initiale ;
  • soit annuler entièrement la facture à modifier en faisant un Avoir du même montant (Avoir total) puis en créant une nouvelle facture ;
  • soit créer un Avoir partiel d’un certain montant (par exemple : en cas de retour partiel de marchandise, de ristourne ou d’escompte de règlement, ou tout simplement corriger une erreur de facturation …).


Activer l'option

Activer l'option 

Pour créer un Avoir total ou partiel depuis une facture existante, vérifiez d'abord que vous avez coché "Factures d'Avoir" comme type de document à créer (dans le paragraphe "Documents de facturation" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Votre compte).

Choisir l'intitulé et la numérotation

Comme avec n'importe quel type de document, vous pouvez changer l'intitulé (ex: "Note de crédit" au lieu de "Facture d'Avoir" dans le paragraphe "Intitulés des documents" depuis Paramètres > Paramètres du compte > Paramètres d'impression.
Vous pouvez choisir le format de numérotation depuis Paramètres > Paramètres du compte > Numérotation des documents. 

Créer un Avoir à partir d'une facture existante

Depuis l'aperçu de la facture, cliquez sur l’onglet Créer / Plus et sélectionnez l’option Créer un Avoir. Le système vous propose alors de créer soit un avoir partiel soit un avoir total directement.

 

Créer un Avoir Partiel

Depuis l'aperçu de la facture à corriger, cliquez sur l’onglet Créer / Plus > Créer un Avoir > Partiel

Le formulaire de création de la facture d'Avoir s'affiche :
en reprenant automatiquement :

  • les informations de la facture de référence (coordonnées client, conditions de règlement, informations spécifiques, objet...)
  • le n° de la facture de référence (champ "N° du document corrigé")
  • toutes les lignes de produits listées sur votre facture de référence sont reprises et sont "doublées": chaque première ligne (avant correction) reprend ce qu'il y avait sur votre facture de référence, et dans chaque deuxième ligne vous indiquez ce qu'il devrait y avoir.
à vous de modifier le tableau :
Vous pouvez :
  • supprimer les lignes de produits/services qui ne sont pas à corriger pour ne pas qu'elles s'affichent sur l'Avoir créé);
  • indiquer la quantité ou le prix correct sur chaque deuxième ligne de produit : la différence de prix est calculée automatiquement sur la troisième ligne.
  • modifier éventuellement le champ désignation de la deuxième ligne (ex: "retour marchandise").  

Sur la facture d'Avoir sauvegardée, les lignes de produit n'apparaîtront pas en double mais s'afficheront avec les totaux de chaque troisième ligne, et le texte de chaque deuxième ligne.  

Exemple: 
Vous avez vendu 5 produits sur la facture d'origine, et en fait vous ne devriez en vendre que 4 : écrivez "4" dans la case quantité de la deuxième ligne. 
 

Créer un Avoir Total

Depuis l'aperçu de la facture à corriger, cliquez sur l’onglet Créer / Plus > Créer un Avoir > Total.

Le formulaire de création de la facture d'Avoir s'affiche :
en reprenant automatiquement :

  • les informations de la facture de référence (coordonnées client, conditions de règlement, informations spécifiques, objet...)
  • le n° de la facture de référence (champ "N° du document corrigé")
  • toutes les lignes de produits listées sur votre facture de référence sont reprises et "doublées" avec une quantité corrigée à 0 (sur chaque ligne "Après correction"). 

Il vous suffit donc de sauvegarder pour créer la facture d'avoir totale et visualiser le solde en faveur du client.
Bien sûr avant sauvegarde vous pouvez modifier certains champs si besoin (ex: informations spécifiques, dates, ...)
 

Suivi des documents

Une fois sauvegardé, l'Avoir sera lié à la Facture de référence (et vice-versa) et vous pouvez suivre et gérer facilement vos Avoirs grâce à plusieurs indications : 
  • depuis l'aperçu de la Facture de référence le système vous affichera le message suivant: "Cette facture a fait l'objet d'un avoir ";
  • sous l'aperçu de l'Avoir et de la Facture de référence, le n° de l'un et l'autre seront indiqués ("Document corrigé" et "Document généré sur la base de";
  • sur la liste des factures (onglet Revenus > Factures), les factures ayant fait l'objet d'un avoir seront marquées d'un symbole négatif. Cela vous permettra de savoir rapidement quelle facture a fait l'objet d'un Avoir.


 

Créer un Avoir directement

Vous n'êtes pas obligé de créer un Avoir à partir d'une facture existante. Vous pouvez le créer directement (Facture d'avoir > Nouveau document). Dans ce cas là, l'Avoir ne sera pas pré-rempli mais le principe restera le même : chaque ligne de produit sera doublée, avec une 3ème ligne pour le total. 
Pensez à sélectionner si besoin le document qui fait l'objet de l'avoir depuis le champ dédié "N° du document corrigé", et indiquez pour mémoire un motif. 

Vous pouvez également ne pas utiliser notre formulaire de facture d'Avoir: vous pouvez par exemple choisir "Autre document" comme type de document (Revenus > Plus) que vous nommez "Avoir" par ex. Il vous suffira simplement d'indiquer des montants négatifs lors de la rédaction du document (mais dans ce cas là, l'Avoir ne sera pas lié à une facture existante).  

 

Remarques

Motif

Dans le champ du même nom, vous pouvez indiquer un motif qui n'apparaîtra pas sur le document créé.

Contenu à corriger/corrigé

Dans la partie "Plus d'options/Moins d'options" du formulaire de création, grâce aux champs "Contenu à corriger" et "Contenu corrigé" vous pouvez reprendre une partie du contenu de la facture qui doit être corrigée, afin de le mettre en évidence sur la facture d'Avoir (exemple: en cas d'erreur sur l'adresse de facturation du client). 

 



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